大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

杜穎

摘 要：新時期互聯(lián)網(wǎng)技術日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案管理建設顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，我們必須要強化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價值與作用，引進專業(yè)性強的檔案管理人才，變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，完善檔案管理機制，這樣才能適應時代發(fā)展的潮流。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；工作

隨著信息技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數(shù)據(jù)的發(fā)展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯(lián)網(wǎng)技術，打造網(wǎng)絡平臺，加強檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，取得新的發(fā)展，為我國教育、文化事業(yè)的發(fā)展做出更加積極的貢獻。

1 大數(shù)據(jù)內(nèi)涵及其在檔案管理中的應用簡述

目前，社會經(jīng)濟和科學技術獲得了飛速的發(fā)展。當互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展到物聯(lián)網(wǎng)之后，實現(xiàn)了物與物、物與人、人與人之間的全面聯(lián)系。人們運用云計算、手機、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)與發(fā)展成為了現(xiàn)實。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中最先提出了“大數(shù)據(jù)”一詞的概念。而所謂的“大數(shù)據(jù)”是指采用全部數(shù)據(jù)進行分析處理，而不是簡單地采用部分數(shù)據(jù)進行隨機分析或抽樣調(diào)查。大數(shù)據(jù)共有四大特點，也被稱為“4V”，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是說：（1）大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)體量非常巨大，級別從TB發(fā)展到了PB。（2）大數(shù)據(jù)的種類多種多樣，包括網(wǎng)絡視頻和網(wǎng)絡圖片、網(wǎng)絡日志，還有醫(yī)療記錄、學習筆記、軍事記錄以及大容量的檔案等。（3）大數(shù)據(jù)的處理速度極快，在大數(shù)據(jù)中有“1秒處理”的定律，就是在1秒之內(nèi)能夠通過各個數(shù)據(jù)庫獲得最多最有價值的信息。（4）大數(shù)據(jù)的前面幾個特點發(fā)揮出了它應有的優(yōu)勢，能夠帶來很高、很大的回報價值。

在我們生活中，隨處都能見到大數(shù)據(jù)的存在和影響。在我們每個人都越來越離不開的智能手機中，隨便使用任意一款APP，例如使用微博關注時事熱點、運用微信客戶端或QQ客戶端和朋友進行交流，或者使用人人、貼吧，或者直接利用瀏覽器進入網(wǎng)頁等等的行為，都是直接或者間接地參與到了大數(shù)據(jù)的運用行列之中。

檔案是記錄文化傳統(tǒng)和歷史長河中人與物之間發(fā)生的事跡的重要“收藏器”。通過檔案，人們可以尋找到關于某個人、某件事、某個地名或者某種科技成果的發(fā)明過程，人們可以通過檔案學習先輩們留下的優(yōu)秀成果，因此“檔案是人類智慧的物態(tài)結晶?！痹趯W術界，檔案被尊稱為“歷史文明之母”。

檔案的存在使得記錄人文地理、發(fā)展人類傳統(tǒng)、留住歷史故事的想法成為現(xiàn)實，但是檔案需要妥善管理。只有被人們妥善管理的檔案，人們才能在再次尋找時不費吹灰之力。在傳統(tǒng)的檔案管理方法之中，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，而且所保存的檔案數(shù)量也往往受到過多限制。而在大數(shù)據(jù)背景下，人類社會完全可以利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理，發(fā)揮大數(shù)據(jù)應有的優(yōu)勢，妥善管理好大數(shù)據(jù)，為人類社會留存更多的可參考的數(shù)據(jù)資料。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展機遇

2.1 合理配置檔案管理工作

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也要抓住發(fā)展的機遇，這樣才能適應時代發(fā)展的潮流，通過大數(shù)據(jù)進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量和水平，優(yōu)化檔案管理制度，降低相關部門的檔案管理成本。現(xiàn)在，很多機構產(chǎn)生的檔案資源非常多，傳統(tǒng)的檔案管理占用的成本非常大，通過大數(shù)據(jù)技術能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2.2 提升檔案保存水平

一般來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質(zhì)檔案應對風險的能力非常弱，一旦發(fā)生火災、水災對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質(zhì)檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，通過大數(shù)據(jù)技術可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠

目前制約檔案管理發(fā)展的主要問題就是大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應全新的檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時代背景下需要專業(yè)素養(yǎng)更高的人從事這項工作。

3.2 信息存在安全隱患

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風險意識，導致目前的信息存在很大的安全隱患。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統(tǒng)，這就導致信息出現(xiàn)泄露，容易被不法分子利用。

4 大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對策

4.1 從實際出發(fā)，制定嚴謹科學的檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，建立起科學嚴謹?shù)臋n案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發(fā)展。為此，在當前的工作當中，要從實際出發(fā)，借助電子技術，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務要引起管理者的格外重視。除此之外，要優(yōu)化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構建管理平臺，實現(xiàn)動態(tài)管理。

4.2 對檔案管理工作實現(xiàn)監(jiān)管

在大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了諸多的便利，管理工作更為簡單，且管理人員的工作量相對減少，但是不能忽視的是，大數(shù)據(jù)背景下檔案信息開放程度提高，人們能夠利用信息實現(xiàn)交流。在信息交流的過程當中將會出現(xiàn)信息流失的現(xiàn)象，信息的安全性也會受到威脅。因此，要建立起信息管理監(jiān)督機制，加強管理人員對于信息的保護力度，確保檔案信息的安全性，避免在信息交流的過程中出現(xiàn)泄漏或者是丟失的情況。

4.3 提升檔案管理人員的綜合水平

大數(shù)據(jù)時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數(shù)據(jù)背景下，開展工作必須要端正工作態(tài)度，掌握更高的工作技能方法；同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經(jīng)驗的人員來講，要進行常態(tài)化教育培訓，培養(yǎng)良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術手段提升管理的質(zhì)量和效率。

4.4 注重軟件和硬件設施的建設

大數(shù)據(jù)背景之下開展檔案信息的管理工作，需要有軟件及硬件的支持，因此必須要不遺余力地做好硬件設施的建設工作。為此，要加大資金的投入，購買必要的硬件設備和軟件設備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎。在這個過程中，資金是重要保證，因此，要拓寬資金渠道來源，并提升資金的利用率，采購當前最為先進的硬件和軟件設備。

5 結束語

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)的技術優(yōu)勢，提升檔案管理工作水平是當前檔案工作者應考慮的重點問題。

參考文獻

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