信息公開制度下的高校人事檔案管理機制

高霞

摘 要：高校對人事檔案進行有效管理，可以推動高校順利轉(zhuǎn)型。而信息的公開又為檔案管理提出了新要求與依據(jù)。論文主要就高校中人事檔案相關(guān)管理工作在信息公開下的現(xiàn)存問題進行探討、分析，并總結(jié)出完善管理機制的有效措施，以其為提升檔案管理質(zhì)量做出貢獻。

關(guān)鍵詞：信息公開；高校；人事檔案管理

引言

高校人事檔案主要指內(nèi)部人員各項經(jīng)歷、素質(zhì)水平等情況最為原始的記錄，對各方面信息進行了集合。其中大多數(shù)可以公開，但一些涉及諸如隱私、財產(chǎn)等信息則需要保密。現(xiàn)階段，高校由于管理設(shè)施不完善等諸多因素的限制，使得檔案管理浮于形式，導(dǎo)致檔案信息存在很大的泄露隱患。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

現(xiàn)階段，人事檔案有紙質(zhì)與電子兩種形式的載體。一般來說職工檔案需要專門的檔案部門進行保存，而學(xué)生資料則一般由學(xué)工處進行保管。這兩個部門間較為獨立，并且其使用的相關(guān)管理軟件存在差異，無法進行相互間的聯(lián)網(wǎng)操作，無法使軟件發(fā)揮其規(guī)模性與通用性等優(yōu)勢。此外，高校并不重視信息化在檔案方面的建設(shè)，導(dǎo)致檔案部門相關(guān)設(shè)施較為簡陋，甚至諸如掃描儀等基本形式的電子設(shè)備也未備齊。此外，在對部分檔案進行歸整時還需要進行手工操作。再加之檔案人員專業(yè)技能較弱，嚴(yán)重阻礙了檔案管理向信息化的進程。

（二）管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不一致，無法對檔案數(shù)據(jù)進行共享

檔案管理想要走向信息化，必須具備規(guī)范與統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。而高校中，不同檔案需要由不同單位進行歸檔保存，學(xué)工處、檔案部門都擁有自身的管理機制，并以其工作對象為基礎(chǔ)，制定出檔案從收集至保存的一套標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部門間無法對其管理目標(biāo)進行統(tǒng)一，也就不能使檔案數(shù)據(jù)進行充分共建或者是共享。

（三）檔案無法得到充分利用

高校對人事檔案進行管理是從方便人才引進相關(guān)政策的制定以及提升師資水平等目的出發(fā)的。而高校中檔案人員很多服務(wù)觀念十分滯后，其意識也較為淡薄，對人事檔案并不加以重視，導(dǎo)致人事檔案無法得到有效應(yīng)用，逐步成為擺設(shè)。高校想要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，必須重視對其檔案資源的管理，要對其整合、利用等方式進行不斷優(yōu)化，要提升員工對檔案各方價值的認(rèn)識。否則，很容易使檔案人員對該工作心生厭煩，無法提升其檔案管理的使命感。

二、推動人事檔案向信息化前進的相關(guān)措施

（一）對管理理念進行實時更新，強化信息意識

長期以來檔案管理都相對封閉，這種被動形式的服務(wù)無法有效發(fā)揮人事檔案的價值。此外，該工作的保密性使員工很少記錄、歸檔相關(guān)的動態(tài)信息，導(dǎo)致歸檔不完善以及檢索的效率不高等問題。而在信息公開這一條件下，檔案部門需要改變自身管理觀念，將被動形式的服務(wù)轉(zhuǎn)向主動，以保密原則為基礎(chǔ)，幫助人事決策更為順利地制定。檔案機構(gòu)需要對其歸檔范圍進行擴張，可以建立諸如“人事卡”、“信息庫”等新型的目錄索引，利用數(shù)據(jù)庫將諸如人才信息和業(yè)績等材料推動人事工作順利進行。

（二）完善檔案的管理模式

檔案機構(gòu)不論是在人資結(jié)構(gòu)還是資源配置等方面都處于劣勢，若其不能對傳統(tǒng)模式進行有效改善，必然無法提升其在信息業(yè)的位置。檔案部門在檔案資源方面有著獨特優(yōu)勢，其檔案較為原始且真實，若可以對該檔案資源進行有效挖掘、利用，會推動檔案部門的發(fā)展。而現(xiàn)階段，高校中主要有集中、分散兩種檔案管理的模式。前者主要是把全校檔案移入檔案館進行管理，后者則對人事檔案進行分類歸檔，由不同檔案機構(gòu)進行歸檔。前者可以對機構(gòu)、人員等進行精簡，使其檔案設(shè)施可以得到有效應(yīng)用，有利于檔案資源及時共享。而后者主要遵循相關(guān)法律，確保黨可以有效管理干部。

高校需要結(jié)合檔案實際，實現(xiàn)檔案管理的資源化、科學(xué)化。首先，可以進行人事管理網(wǎng)的構(gòu)建，比如可以建立相應(yīng)的檔案委員會，并給予檔案成員相關(guān)權(quán)利、職責(zé)。其次，要將公開、保密兩類檔案進行區(qū)別處理，可將前者放入集中模式，而后者應(yīng)由相應(yīng)行政部門進行檔案的管理。

（三）重視對管理隊伍的整體建設(shè)，提升素質(zhì)

首先，由于高校中檔案人員在文化背景以及專業(yè)水平等方面差異較大，高校想要使管理工作更加協(xié)同，必須利用多種培訓(xùn)來強化其職業(yè)素養(yǎng)，使員工可以很好地了解人事檔案的相關(guān)特點。其次，需要對人事檔案相關(guān)的管理制度進行健全，確保員工可遵循相關(guān)規(guī)范對檔案進行歸、建檔的操作。第三，要基于該工作人員流動性較強的特點，分配專業(yè)人員進行檔案管理，從而使該工作隊伍可以保持穩(wěn)定。

三、結(jié)語

總之，隨著高教體制深化改革，高校對其人事檔案進行管理必須從信息公開的角度出發(fā)，正視檔案管理現(xiàn)存問題，并以此來總結(jié)改善檔案管理的有效措施，從而推動高校更為順利轉(zhuǎn)型。

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