老年大學檔案的數(shù)字化管理探討

王卉

摘 要：學習是一項永無止境的工程，貫穿人的一生，老年大學作為老年人進行繼續(xù)學習的重要陣地，在構建學習型社會進程中扮演著“排頭兵”的角色。老年大學檔案管理是老年大學工作體系中的關鍵環(huán)節(jié)，檔案所蘊含的信息資源能夠支撐各個部門決策，有針對性的出臺相關老年人學習政策。技術驅動高速發(fā)展催生檔案數(shù)字化模式，隨著愈來愈多地區(qū)老年大學使用這一管理模式，學界關于這一領域的探討也愈發(fā)火熱。因此，有必要立足于體系化、規(guī)范化和科學化視角來檢視老年大學檔案數(shù)字化建設。

關鍵詞：老年大學；數(shù)字化；管理人員；信息資源；檔案管理

根據(jù)教育部有關調查數(shù)據(jù)顯示，截至2017年底，我國有600多萬人就讀老年人大學，在其中進行繼續(xù)深造。人數(shù)眾多帶來的是工作環(huán)境的日趨復雜，老年大學每一個部門在運轉過程中都會產(chǎn)生信息資源，同時大多數(shù)部門也依賴于分析信息資源，只有將信息資源分析透徹，才能有目的性地開展下一階段工作。例如，老年大學人事部門依賴對人事檔案進行分析，才能優(yōu)化人事結構，作出人員調配決定以及人員晉升決定。又如，老年大學財務部門也依賴對財會檔案進行分析，才能了解過去的財會數(shù)據(jù)并作出相應的決策。數(shù)字化技術則為老年大學集成化的管理上述檔案提供了便捷，老年大學檔案數(shù)字化建設刻不容緩。

1 老年大學檔案數(shù)字化概括

老年大學各個工作部門產(chǎn)生的信息資源在進行歸檔后，面臨著如何有效、科學和規(guī)范處理和利用的難題，這就需要從檔案管理模式上進行革新，突破傳統(tǒng)的局限性。正是基于這一原因，老年大學檔案數(shù)字化建設應運而生，它主要是指由專門部門或者專門人員利用大數(shù)據(jù)和數(shù)字化等信息技術來加工電子檔案或者紙質檔案，統(tǒng)一格式后統(tǒng)一管理的一種管理模式。之所以要進行數(shù)字化建設有兩層面的因素。

一方面，信息更新變化快。老年大學中的學生自由度較高、學習周期較短，學生主要是根據(jù)喜好選擇課程，在學習時間上也很短。這就決定學生的變動速度快，學生構成紛繁復雜?？梢哉f，老年大學的工作量比較大，產(chǎn)生的各種信息資源也比較大。這些信息資源既有垃圾信息，也有價值性極高的信息。以湖南某老年大學為例，2017年僅一年間新增大學生420余人，畢業(yè)大學生390余人[1]。從表面上看，可能人員基數(shù)并不大，但是分析實質就能發(fā)現(xiàn)，學員頻繁變動導致的工作信息變動和學員檔案變動，這些信息資源和學員檔案必須加以整理，否則就會影響到正常工作秩序。數(shù)字化技術則能夠集中化、分批次的對這些檔案進行處理。另一方面，檔案管理模式的滯后性。檔案數(shù)字化建設自二十一世紀初期出現(xiàn)，已經(jīng)在許多行業(yè)和領域中加以運用。然而現(xiàn)階段，部分的確老年大學仍然沿用手工管理檔案模式，檔案管理成效難以突出，耗費人力、物力和財力的同時，資源利用率并沒有實現(xiàn)最大化，與現(xiàn)代檔案管理理念相悖。

2 老年大學檔案數(shù)字化應避免的問題

2.1 避免認識誤區(qū)

數(shù)字化建設絕不僅僅是通過計算機來管理檔案，這種認識具有狹隘性，將數(shù)字化建設的范圍人為縮小。例如，數(shù)字化建設需要利用到高速掃描儀，將紙質文件轉化為統(tǒng)一格式的電子文件，只有轉換成功才能在計算機上進行統(tǒng)一管理；數(shù)字化建設需要建設信息共享庫，也需要購置相應的管理系統(tǒng)，這樣才能做到一站式的傳輸檔案并利用檔案。因此，老年大學檔案數(shù)字化需要配套以相關的信息技術設備和人力資源，簡單操作計算機來管理電子檔案只是屬于數(shù)字化建設的范疇。如果沒有相關配套設施和人員，即使利用計算機能一定程度上提升檔案管理成效，那也是短期的，后期同樣需要面臨檔案集中化處理的難題，反而會影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 避免人才資源的匱乏

無論多么優(yōu)良的檔案管理模式和服務模式，最終還是依賴人這一社會主體加以實施。數(shù)字化建設要求檔案管理人員具有服務意識、主動意識和創(chuàng)新意識，需要管理人員的知識結構愈發(fā)的多元[2]?？梢哉f檔案管理人員是否具備復合型知識，會直接或間接影響到整個數(shù)字化進程，以往嚴重依靠管理經(jīng)驗來管理檔案的模式已經(jīng)不適應新的形勢，這是檔案管理發(fā)展到一定階段的必然結果，也是信息技術特性所決定的。現(xiàn)階段，部分地區(qū)老年大學要么沒有意識到人才體系的構建與優(yōu)化，要么意識到了，卻不能搭建系統(tǒng)的培訓體系，開展的培訓活動實質意義不大，自然難以在檔案管理上去的突出成效。體系化、專業(yè)化的培訓和指導，是確保數(shù)字化建設取得進展和突破的基礎，人員素質整體上沒有提升，很多工作都不能開展起來。這就很好地解釋了部分老年大學雖然很積極的在推進檔案數(shù)字化建設工作，但是效果卻不夠明顯，工作動能和服務效能都不高，往往導致“事倍功半”的結果發(fā)生。

3 數(shù)字化建設路徑

3.1 管理體制的優(yōu)化

管理層和檔案管理人員都需要用開拓自身視野，用主動積極的態(tài)度擁抱數(shù)字化建設。例如，在管理體制層面，根據(jù)老年大學檔案管理特點設計一套實用性強的管理體制。主要從工作崗位安排、責任落實、資金保障和績效考核等幾個層面設計并優(yōu)化管理體制。根據(jù)檔案管理人員的年齡特點和知識結構來安排具體崗位，保障人力資源利用效率的最大化，實現(xiàn)優(yōu)勢互補。實行“崗位負責制”，督促檔案管理人員樹立服務意識、主動意識和責任意識，將檔案數(shù)字化建設當做一項戰(zhàn)略性任務加以落實，使檔案管理部門呈現(xiàn)出新的“工作面貌”。拓寬資金來源渠道，提升資金充裕度，確保相關信息設備能夠及時購置并更新。細化績效考核的指標，提升服務能力、創(chuàng)新能力和檔案管理成效在績效考核中的比重，挖掘工作潛力。

3.2 人才體系的搭建

老年大學管理層要樹立“人才強檔、人才驅動”的意識，利用人才來推進數(shù)字化進程。首先，為了讓培訓工作有目的性、針對性和科學性，筆者建議老年大學要做好調研工作，通過發(fā)放調查問卷讓檔案管理人員匿名進行填寫，對檔案管理人員的知識結構做一個大致的了解，針對檔案管理人員的薄弱環(huán)節(jié)進行培訓和加強，制定出合理的培訓計劃。其次，要著重加強在信息技術和現(xiàn)代檔案管理理論等層面的培訓，檔案管理人員對信息技術掌握的熟悉度直接關系到對計算機、掃面儀以及檔案管理系統(tǒng)的操作流暢度，現(xiàn)代檔案管理理論則是開拓管理人員思維，激發(fā)管理人員創(chuàng)新的的理論。最后，可以實行“以老帶新”的機制，由工作經(jīng)驗老道的管理人員培訓新進人員，節(jié)約人力、物力和財力開支，實現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。相應的，要積極選拔優(yōu)秀的人才進入檔案管理部門，為數(shù)字化建設提供人才儲

備[3]。同時，要實行靈活的崗位調動機制，針對檔案管理人員的綜合能力和經(jīng)驗進行崗位安排。

4 結語

就未來發(fā)展趨勢而言，檔案管理會朝著人工智能化以及數(shù)據(jù)庫化的方向發(fā)展，但這都以檔案數(shù)字化建設凸出成效為前提要件和基礎。在這種發(fā)展趨勢下，老年大學要提升信息資源利用效率，體系化、規(guī)范化和集成化的對檔案進行管理，必須采取數(shù)字化技術，形成數(shù)字化技術為基石，現(xiàn)代檔案管理理論為依托的管理模式。檔案管理人員也需要重新定位自身，運用新思路和新方法找出數(shù)字化建設路徑。筆者以數(shù)字化技術為藍本，就老年大學檔案數(shù)字化建設展開了闡述，希望能夠助力于老年大學檔案管理實踐，為實踐工作注入新鮮的血液。

參考文獻

[1]胡安峰.老年大學檔案管理的特點[J].智庫時代，2017（05）：81+83.

[2]趙明輝.老年大學學籍檔案管理問題研究[J].中國培訓，2016（18）：98.

[3]林峰屹.淺析老年大學檔案的數(shù)字化管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（17）：152.