淺談基于ERP系統(tǒng)的物資管理新模式

王希軍

摘 要：隨著信息化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用推廣，結(jié)合公司實際情況，本文談?wù)劵贓RP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃，以下簡稱“系統(tǒng)”）開展物資管理的新模式，以及按照ERP系統(tǒng)的物資管理的業(yè)務(wù)范圍，如何做到物資管理在預(yù)算、采購申請、采購訂單、采購入庫、庫存、核算及結(jié)算等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的推廣應(yīng)用，并淺談筆者自身在處理物資管理業(yè)務(wù)時遇到的問題、解決方法以及對ERP系統(tǒng)內(nèi)物資管理新模式的不成熟的想法和意見。

關(guān)鍵詞：ERP；物資管理；采購

ERP是Enterprise Resource Planning，也就是企業(yè)資源計劃的簡稱，基于系統(tǒng)化管理思想，在信息技術(shù)應(yīng)用下，為企業(yè)決策層以及員工構(gòu)建決策運行管理平臺。這一平臺是建立在物料需求計劃發(fā)展基礎(chǔ)上，所得的新一代集成化管理信息系統(tǒng)。

物料管理（MM）模塊主要功能介紹

物料需求計劃

在倉庫/庫存系統(tǒng)應(yīng)用中，MM模塊能夠為企業(yè)決策以及管理提供物料需求計劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，分析物料需求來源以及計算方式等。在物料消耗需求計劃分析基礎(chǔ)上，依照消耗數(shù)據(jù)得出第二次訂單點原則或者制定采購計劃，并采用采購申請方式記錄其他需求，配備采購人員，基于此，能夠?qū)⒂唵螖?shù)量以及服務(wù)級別確定下來。

采購

采購本身的功能比較強大，能夠?qū)崿F(xiàn)對其處理過程的有效優(yōu)化，也就是從提出采購申請生成訂單，到之后的采購訂單制定以及長期采購協(xié)議制定。在系統(tǒng)應(yīng)用中，能夠在事先設(shè)置采購框架協(xié)議的應(yīng)用基礎(chǔ)上自動生成采購申請，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)椴少徲唵?。另外，采用信息記錄方式，可以對采購員對采購價格擅自更改起到一定限制作用，并基于此構(gòu)建科學(xué)合理的監(jiān)控采購過程體系，系統(tǒng)可查詢庫存數(shù)量、庫存可用量、供應(yīng)商、采購訂單歷史、交貨時間及未結(jié)訂單數(shù)量等（異常）情況，以便采購人員更加真實地掌握采購信息。

庫存管理

庫存管理單元也就是物料收發(fā)的整個過程，不但要進行采購收貨以及采購?fù)素?，同時也需要進行庫存轉(zhuǎn)移、生產(chǎn)收發(fā)、庫存調(diào)整等等，甚至在管理過程中也需要完成跨公司、工廠的轉(zhuǎn)移工作。庫存管理系統(tǒng)運行中，需要將系統(tǒng)操作時間以及過賬時間記錄下來，也可以將實際操作中的單據(jù)號碼記錄下來，便于之后的查詢以及搜索功能。

倉庫管理

倉庫管理也就是庫位管理。依照具體的功能，也可以將其稱為倉儲位置，可以將倉庫分為不同的物料或邏輯單元，可以隨機地組織和管理，也可以按貨位進行管理，記錄每個貨位的移動信息。

發(fā)票校驗

這一過程是針對供應(yīng)商提供發(fā)票實施確認的過程，確保發(fā)票上的數(shù)據(jù)能夠和采購訂單數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)以及收貨（包含質(zhì)檢）數(shù)據(jù)相互匹配。在實際環(huán)境中，財務(wù)在管理過程中，需要針對采購訂單上的價格以及交期和收貨發(fā)票進行對比，以此對支付或凍結(jié)付款情況進行判定。

ERP系統(tǒng)下采購管理的主要特點

第一，整個管理系統(tǒng)建立在計算機系統(tǒng)上，必須要依照之前設(shè)定的流程模式制定相關(guān)操作，采購人員需要嚴(yán)格依照采購流程逐層執(zhí)行，每一級均需要提交審批，保障可以完成整個業(yè)務(wù)；第二，基于計算機基礎(chǔ)的ERP系統(tǒng)可以匯總所有物料采購統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并對其進行對比分析，從而有效掌握物料流轉(zhuǎn)特點，全面把握物料采購價格變化趨勢，并實施物流集中化采購；第三，ERP系統(tǒng)內(nèi)如果需要新加各種物料或者入網(wǎng)供應(yīng)商，首先需要對其實施審核，確保資質(zhì)能夠滿足要求后，才可以建立主數(shù)據(jù)，不然系統(tǒng)將會對其拒絕執(zhí)行；第四，嚴(yán)格控制付款程序。付款時，物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購訂單一致，幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序。

基于ERP系統(tǒng)的物資管理的優(yōu)勢

基于ERP系統(tǒng)的物資管理模式要比舊模式快捷、便利，但還需要對其實施完善以及優(yōu)化，進而在現(xiàn)代化管理要求下保障其可以滿足需求。主要有以下幾點：

ERP系統(tǒng)屬于先進管理軟件，在應(yīng)用過程中擁有現(xiàn)代化的管理理念，因此在設(shè)計過程中，對其設(shè)計思路、模塊建立以及方案等均進行了無數(shù)次試驗、摸索以及優(yōu)化改進，整體建立在計算機基礎(chǔ)上，有效應(yīng)用了計算機網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)，對傳統(tǒng)管理流程進行了優(yōu)化，并構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)化流程模型，能夠為企業(yè)管理提供全過程科學(xué)合理的管理流程。

ERP系統(tǒng)的采購管理可實現(xiàn)“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”，和傳統(tǒng)采購管理模式相比，這是最顯著的應(yīng)用優(yōu)勢。

ERP系統(tǒng)應(yīng)用的重要效果

借助SAP-ERP系統(tǒng)，以一種煙用材料的編碼為例，可以熟練地在系統(tǒng)中查詢到該物料的訂單、入庫、出庫、轉(zhuǎn)庫、調(diào)劑、發(fā)票、結(jié)算等相關(guān)信息，及時有效地掌握單個煙用材料的各種情況，做好煙用材料的保障供應(yīng)。

結(jié)語

綜上所述，ERP管理系統(tǒng)在實際工作中還存在一系列和ERP要求不相符的問題，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況和業(yè)務(wù)崗位職責(zé)進行持續(xù)不斷的用戶培訓(xùn)，實實在在地把系統(tǒng)應(yīng)用到實際工作中，讓使用的員工能感受到系統(tǒng)帶來的準(zhǔn)確、便捷、便利，從而顯著提升系統(tǒng)應(yīng)用水平以及管理質(zhì)量，促進ERP系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，讓ERP系統(tǒng)成為提升企業(yè)生產(chǎn)效率以及管理質(zhì)量的重要動力。同時，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還可以顯著提高企業(yè)內(nèi)部管控能力，為企業(yè)發(fā)展決策的制定提供準(zhǔn)確、全面以及科學(xué)的數(shù)據(jù)。

（作者單位：陜西中煙物資采購中心）

【參考文獻】

[1]文洋，尹鳳霞.SAP從入門到精通[M].人民郵電出版社，2010.