淺談現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

李群

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的發(fā)展，辦公室管理在企業(yè)發(fā)展過程中的地位越來越明顯，也越來越受到重視。本文立足現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的作用和優(yōu)化途徑進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；辦公室管理；優(yōu)化與完善

激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)促使企業(yè)紛紛致力于內(nèi)部核心力量的提升，辦公室管理作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的“中樞紐帶”，承擔(dān)著提供服務(wù)、統(tǒng)籌工作、參與決策等多方面職責(zé)，提高其管理水平對(duì)于促進(jìn)企業(yè)整體化發(fā)展作用巨大。

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要作用

辦公室管理，是指辦公室工作人員協(xié)助企業(yè)的管理者及決策者，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的決策、控制、執(zhí)行、反饋等各種事務(wù)進(jìn)行有效處理。辦公室管理在維持企業(yè)內(nèi)部各部門關(guān)系及實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化等方面發(fā)揮重要作用。

企業(yè)運(yùn)作的“中樞神經(jīng)”

辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)層和基層的中介，是企業(yè)運(yùn)作的“中樞神經(jīng)”。在企業(yè)內(nèi)部，辦公室對(duì)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和不同職能部門、基層員工進(jìn)行有效連接，把上級(jí)的信息和指示傳達(dá)給下級(jí)，把下級(jí)的反饋和意見轉(zhuǎn)達(dá)給上級(jí)，實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)與下情上達(dá)。

除此之外，其還承擔(dān)著協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號(hào)施令等職責(zé)?？傮w說來，辦公室是企業(yè)綜合管理的基礎(chǔ)性機(jī)構(gòu)，是一個(gè)單位的核心樞紐部門，對(duì)企業(yè)的指揮、決策及執(zhí)行起到宏觀調(diào)控和綜合權(quán)衡的作用[1]。

領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和助手

對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，除重要的協(xié)調(diào)作用之外，辦公室管理同時(shí)還兼具重要的“參謀和助手”作用。首先，辦公室管理立足調(diào)查研討，統(tǒng)籌思考，把各種有用的信息及時(shí)全面地提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，為其決策行為提供參考[2]。同時(shí)，辦公室管理工作需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的需要和指示，負(fù)責(zé)文稿的起草等工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成決策的制定與推行，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的途徑

加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室工作涉及范圍廣泛，綜合性較強(qiáng)，因此每一個(gè)辦公室管理人員都應(yīng)是一個(gè)“多面手”，這就要求管理人員牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，廣泛涉獵，培養(yǎng)良好的綜合素質(zhì)。首先，身處經(jīng)濟(jì)社會(huì)，辦公室管理人員應(yīng)樹立起不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，清醒地認(rèn)識(shí)到知識(shí)的積累與更新對(duì)于勝任工作的重要性。其次，作為企業(yè)的辦公室管理者，不僅要對(duì)本行業(yè)的政策法規(guī)、市場(chǎng)動(dòng)向、管理模式等有詳細(xì)的了解，還要對(duì)與工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)學(xué)科有所涉獵。最后，辦公室人員要積極主動(dòng)參加集體學(xué)習(xí)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過各種方式、方法，增加相關(guān)知識(shí)和技能，圍繞企業(yè)中心工作服務(wù)，勇于創(chuàng)新，提升管理水平[3]。

以石油企業(yè)的辦公室管理工作為例。從個(gè)人的角度來講，石油企業(yè)辦公室管理人員要具備良好的文化基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)技能，并熟悉企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等各個(gè)方面的基本知識(shí)和實(shí)際情況。為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，提高綜合素質(zhì)，不僅要通過網(wǎng)絡(luò)、書籍等各種途徑增加專業(yè)知識(shí)，還要注意在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從反思中獲得提升。從企業(yè)的角度來說，要積極為員工綜合素質(zhì)的提升搭建平臺(tái)，開辦定期培訓(xùn)課程，一方面提升員工的專業(yè)技能，一方面提升企業(yè)的凝聚力。

健全制度，提高規(guī)范化管理水平

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！逼髽I(yè)改革的一個(gè)重要目標(biāo)，就是要使企業(yè)的管理實(shí)現(xiàn)以制度為保障，逐步走上“有章可循”的軌道。為此，辦公室管理要從實(shí)際出發(fā)，建立一套科學(xué)合理的制度體系，提高規(guī)范化管理水平。首先，辦公室管理制度的制定，應(yīng)以新時(shí)期辦公室工作呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)、新規(guī)律為依托，科學(xué)設(shè)計(jì)，合理規(guī)劃。其次，制度的內(nèi)容應(yīng)具體、全面，各項(xiàng)日常性工作涵蓋其中，確保大、小工作都有規(guī)可依。最后，強(qiáng)化辦公室人員的制度意識(shí)，切實(shí)履行崗位職責(zé)。

新時(shí)期的石油企業(yè)辦公室管理工作，應(yīng)從建立健全制度入手，包括制定辦事議事規(guī)則、會(huì)議制度，把公文處理、檔案工作、財(cái)務(wù)管理、后勤服務(wù)等工作制度精細(xì)化等。在辦公室管理中，要確保人員職責(zé)清楚，工作有章可循，制度落實(shí)到位。

以人為本，提升企業(yè)凝聚力

辦公室管理工作的主體是人，因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的原則，企業(yè)要本著“人性化”的管理原則，實(shí)現(xiàn)員工利益的最大化。合理制定員工的工作時(shí)間和薪酬制度，公平對(duì)待每一個(gè)員工，想員工之所想，使其能夠全身心地、以全部熱情投入到工作當(dāng)中。只有提升了員工在工作中的能動(dòng)性，企業(yè)的凝聚力才得以實(shí)現(xiàn)，辦公室管理中各項(xiàng)工作的開展才能順利進(jìn)行。

結(jié)語

辦公室管理工作的有效開展，是維持企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系、保障企業(yè)有序運(yùn)行的重要保障，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著舉足輕重的作用。充分認(rèn)識(shí)辦公室管理的重要性，并通過各種措施優(yōu)化和完善辦公室管理工作，既是企業(yè)發(fā)展的需要，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（作者單位：中國(guó)石油遼寧銷售分公司）

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉俊杰.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].經(jīng)濟(jì)管理（全文版），2016（04）.

[2]韋小柏.試論現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].東方企業(yè)文化，2014（10）.

[3]沈川.試析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的進(jìn)一步完善與優(yōu)化[J].青年與社會(huì)（中），2014（11）.