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      做好電力檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

      2018-01-19 11:34:48孫景
      南方企業(yè)家 2018年5期
      關(guān)鍵詞:改進(jìn)對策電子檔案管理工作

      孫景

      摘 要:電力企業(yè)發(fā)展過程的各種真實(shí)歷史記錄與原始憑證資料都記載在電力文書檔案中,如何對電力檔案進(jìn)行有效、規(guī)范管理是電力企業(yè)亟待解決的一大焦點(diǎn)問題。從電力檔案的管理現(xiàn)狀來看,許多電力企業(yè)檔案管理實(shí)際工作中都出現(xiàn)了較多問題,本文首先論述電力檔案管理中出現(xiàn)的主要問題,在此前提下,總結(jié)相關(guān)的改進(jìn)對策。

      關(guān)鍵詞:電子檔案;管理工作;改進(jìn)對策

      近些年來,國內(nèi)電力企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大變化,由于檔案信息及數(shù)據(jù)資料越來越復(fù)雜,覆蓋范圍越來越廣泛,使檔案管理工作的開展難度與日俱增,如何高效管理各類電力檔案資料,為企業(yè)提供全面、優(yōu)良的檔案資源服務(wù),成為了當(dāng)前電力企業(yè)共同探討的熱點(diǎn)問題。

      本文在闡述電力檔案管理出現(xiàn)的突出問題的前提下,總結(jié)提出了相應(yīng)的改進(jìn)對策。

      闡述電力檔案管理中出現(xiàn)的突出問題

      對檔案管理的重視程度不夠高

      許多電力企業(yè)的檔案管理部門沒有高度重視自身職責(zé),部分員工以及管理領(lǐng)導(dǎo)都未意識到檔案管理工作對于企業(yè)的關(guān)鍵作用。

      管理層缺乏檔案法制意識,錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是簡單地搜集、保存文書資料,忽視了檔案管理的發(fā)展建設(shè)工作。

      另外,一些電力企業(yè)縮減檔案管理方面的資金投入,致使企業(yè)沒有建立起科學(xué)、有效的管理機(jī)制,管理設(shè)備和保管條件也比較落后[1]。

      管理人員的職業(yè)素質(zhì)普遍偏低

      由于企業(yè)沒有足夠重視檔案管理建設(shè),導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理工作的大部分人員都缺乏良好的崗位素質(zhì)與職業(yè)技能,并且許多檔案管理人員并非專業(yè)人員,沒有掌握規(guī)范正確的檔案管理知識,致使電力企業(yè)檔案管理長期處于一個(gè)組織松散、被動(dòng)服務(wù)的工作狀態(tài),情節(jié)嚴(yán)重時(shí)還可能丟失重要的檔案信息資源,對電力企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利影響。

      還有,部分管理人員難以熟練掌握現(xiàn)代化信息管理的有關(guān)技術(shù)及檔案保存技術(shù),致使檔案管理效率顯著降低。

      檔案管理方法及手段較為落伍

      電力檔案管理出現(xiàn)的一個(gè)普遍問題是管理手段及方法較為落后,例如,計(jì)算機(jī)的配置落后,硬、軟件設(shè)施的更新頻率較低,沿用手工抄寫的傳統(tǒng)管理方式等。另外,由于受到多方面的條件限制,檔案管理部門未能和其他部門建立良好的工作溝通關(guān)系,致使檔案管理工作難以順利有序開展。

      檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展存在脫節(jié)現(xiàn)象

      近幾年來,電力行業(yè)改革越來越深入,傳統(tǒng)檔案管理模式受到極大沖擊,大部分企業(yè)意識到檔案工作難以滿足電力技術(shù)發(fā)展的服務(wù)需求,于是開始建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),但電力企業(yè)構(gòu)建管理系統(tǒng)時(shí)并未充分考慮檔案管理系統(tǒng)融合的相關(guān)問題,致使檔案資源沒有得到合理的開發(fā)利用,讓企業(yè)檔案的信息化建設(shè)受到限制[2]。

      總結(jié)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)對策

      增強(qiáng)對電力檔案管理工作的重視程度

      電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度重視檔案資料管理的相關(guān)工作,并要求檔案管理部門員工增強(qiáng)責(zé)任意識、崗位意識及法律意識,明確檔案管理在企業(yè)內(nèi)部管理中的重要地位,真正將電力檔案的各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中,基層管理人員需明確自己的崗位職責(zé),重視各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作,與其他部門的管理人員構(gòu)建良好溝通關(guān)系,認(rèn)真做好電力文書資料的收集、保存及利用服務(wù)工作,注重提升電力基建檔案的管理效率。

      提升電力檔案管理人員整體工作素質(zhì)

      首先,電力企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理任職人員開展技能考核及評鑒,結(jié)合考核結(jié)果裁減一部分崗位能力較差的管理人員;之后,企業(yè)應(yīng)以具備競爭性的薪酬福利來公開招聘專業(yè)的電力檔案管理人才,進(jìn)而補(bǔ)充檔案管理人才庫的空缺,并提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。再次,企業(yè)要定期組織檔案管理部門的全體人員參加技能培訓(xùn)活動(dòng)。實(shí)際培訓(xùn)中,應(yīng)針對各個(gè)管理崗位的不同技能需求和人員能力情況開展針對性培訓(xùn)教學(xué),比如說,一些管理人員已經(jīng)熟練掌握了檔案管理技術(shù),但是對計(jì)算機(jī)軟件操作并不熟悉,針對這些人員應(yīng)該重點(diǎn)教授計(jì)算機(jī)的操作知識;而對于部分精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作知識,但欠缺專業(yè)檔案管理技能的人員,需要增強(qiáng)其專業(yè)管理能力。經(jīng)培訓(xùn)后,管理人員還需接受集中考核,以確保電力培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期效果,特別要注意做好新入職人員的培訓(xùn)、考核工作,確定考核結(jié)果合格后才可準(zhǔn)許上崗[3]。

      在電力檔案管理中落實(shí)分解管控措施

      檔案管理具備持續(xù)性、長期性及整體性等特點(diǎn),為了更好地完成各個(gè)環(huán)節(jié)的信息管理工作,可將其進(jìn)行細(xì)化分解;從分解結(jié)構(gòu)來看,電力檔案材料、信息管理基本分解為:數(shù)據(jù)收集、資料存儲、分類管理、編碼記錄和資源利用等環(huán)節(jié),這些環(huán)節(jié)流程之間環(huán)環(huán)緊扣、缺一不可。要落實(shí)電力檔案管理中的分解管控措施,需從下面幾點(diǎn)著手:一是對本企業(yè)(單位)的各類檔案材料進(jìn)行完整收集,并予以分類處理,按照檔案類型差異,分門別類地存放各種材料,以增強(qiáng)檔案查找、傳輸使用的正確率;二是強(qiáng)化檔案保存、信息查閱等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理,以防檔案材料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;三是對于不同分類的電力檔案材料,要設(shè)置相應(yīng)保密等級,保障重要信息不會被泄露;四是明確各個(gè)管理人員的分工和職責(zé),讓他們各盡其職,仔細(xì)做好材料分類、編目索引、立卷歸檔等具體工作[4]。

      運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升電力檔案管理質(zhì)量

      電力企業(yè)引用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理各類檔案,能夠?qū)n案資料及信息數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的電子文檔,并利用計(jì)算機(jī)軟件將其正確傳輸給相關(guān)部門,使檔案管理工作的開展更加便利。此外,電力檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)可將圖片資料、視頻文件、文字資料等充分融合于一體,讓檔案信息更加生動(dòng)、直觀和完整。但在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理電力檔案時(shí),應(yīng)要求使用一種統(tǒng)一的文檔格式,以方便各部門傳輸和利用檔案資源,并體現(xiàn)出檔案管理的有序性與高效性。除此以外,計(jì)算機(jī)技術(shù)還能提高檔案保管的安全性,將檔案資料制成電子文檔之后,可以對其進(jìn)行備份,即便部分文檔和信息因意外因素丟失,也可以從備份文檔中成功找回[5]。

      積極創(chuàng)新電力檔案管理的思路與方法

      新的發(fā)展形勢下,電力企業(yè)應(yīng)按照自身發(fā)展需求和市場情況,對原有的檔案管理思路及方式進(jìn)行改革創(chuàng)新,對于一些較為繁復(fù)的管理工作程序,可以適當(dāng)予以簡化,力求高效率、高質(zhì)量完成檔案材料的具體管理工作。在組卷檔案和歸檔的操作中,相關(guān)人員可以在不影響管理質(zhì)量的基礎(chǔ)之上,采用一些合理方法取消部分復(fù)雜的工作程序。還有,實(shí)際管理中,檔案人員應(yīng)善于歸納工作經(jīng)驗(yàn),結(jié)合當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)的不同問題,思考相應(yīng)的解決改進(jìn)方法,把自身所學(xué)知識合理地用于實(shí)踐工作中,以提升檔案材料管理的創(chuàng)造性和科學(xué)性,促使電力檔案資源真正為企業(yè)發(fā)展所用[6]。

      結(jié)語

      電力檔案資源管理屬于電力企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要構(gòu)成部分,其牽涉到企業(yè)供電服務(wù)能否順利開展,尤其在存儲供電信息、記錄供電設(shè)備數(shù)據(jù)等相關(guān)方面均體現(xiàn)出重要作用。因此,電力行業(yè)檔案管理人員要增強(qiáng)對檔案管理的重視程度,秉著“發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、處理問題”的態(tài)度,有效提升自身工作素質(zhì),落實(shí)分解管控措施,積極創(chuàng)新檔案管理思路及方法,使檔案管理的工作價(jià)值與效用得到全面發(fā)揮,促進(jìn)電力企業(yè)贏取更多社會和經(jīng)濟(jì)效益。

      (作者單位:景東供電有限公司)

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]陶建華.探析電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(13).

      [2]周童影.電力工程檔案資料管理中的問題和措施探討[J].現(xiàn)代國企研究,2017(18).

      [3]許丹峰.關(guān)于如何做好供電企業(yè)檔案管理工作的思考[J].現(xiàn)代國企研究,2017(10).

      [4]陳運(yùn)鵬,羅艷,金巧芳.做好電力企業(yè)檔案保密工作的有效措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(21).

      [5]金梅花,蔡雨,陳賀,等.“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的電力檔案管理模式研究與探索[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2017,30(14).

      [6]韓燕.關(guān)于電力企業(yè)檔案信息現(xiàn)代化管理及對策的探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(24).

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