關(guān)于歸檔紙質(zhì)文件與電子文件整理的分析

徐丹丹

【摘要】辦公室行政管理中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是檔案文件的保管，傳統(tǒng)的辦公模式中對不同的公文、檔案文件保管形式為紙質(zhì)版保管，但是隨著政府機(jī)關(guān)或企事業(yè)部門的工作量加大，需要保管和存儲的文件資料較多，考慮到保管時(shí)限問題，需要綜合應(yīng)用紙質(zhì)版文件和電子版文件。紙質(zhì)文件和電子文件在應(yīng)用中均有各自的優(yōu)勢，本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要對紙質(zhì)文件與電子文件整理歸檔的方法和要求等進(jìn)行研究與分析。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)文件；電子文件；歸檔 ；整理；方法

企業(yè)在經(jīng)營管理過程中有較多的文件資料產(chǎn)生，相關(guān)部門需要以檔案保管的形式將這些文件資料予以建檔、保存，政府等機(jī)關(guān)單位在行政事務(wù)處理中也有不同檔案資料需要進(jìn)行合理、妥善保管，因而文件整理與歸檔工作需要做到科學(xué)和規(guī)范?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展促進(jìn)電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展，因而在文件整理中進(jìn)行信息化建設(shè)能夠有效提高工作效率和水平，針對紙質(zhì)文件與電子文件的整理、歸檔需要從實(shí)際分析中展開研究與討論。

一、紙質(zhì)文件與電子文件歸檔、整理基本要求

紙質(zhì)文件與電子文件在歸檔管理中需要應(yīng)用“雙套歸檔”的辦法，即在實(shí)際工作中需要對光介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種文件進(jìn)行同步歸檔，使其形成兩套內(nèi)容一致的檔案。在文件管理中需要確立一定的規(guī)章制度，對建檔、存檔等工作內(nèi)容、工作要求和工作方法等以制度形式予以明確，在分級責(zé)任制形式下強(qiáng)化檔案管理人員的工作責(zé)任意識。另外在紙質(zhì)文件整理中需要重點(diǎn)核實(shí)信息內(nèi)容的真實(shí)性和可信度，了解是否存在信息、內(nèi)容不完整等問題，電子文件在歸檔、編目中需要進(jìn)行基本信息錄入，登記進(jìn)出電子文件，保證其在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全。紙質(zhì)文件與電子文件整理、歸檔和保管工作具有系統(tǒng)化和聯(lián)結(jié)性特點(diǎn)，因而需要對文件檔案進(jìn)行定期或不定期的備份、登記和收集檢查。

二、紙質(zhì)文件與電子文件歸檔、整理方法及要點(diǎn)分析

（一）統(tǒng)一分類方案。紙質(zhì)文件在管理中基本思路是設(shè)置管理期限，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)對其保管層次進(jìn)行年度設(shè)置，然后對紙質(zhì)文件進(jìn)行排序管理，按照一定的文件量和組合形式合理劃分歸檔類型。而電子文件在歸檔管理過程中由于其文件性質(zhì)為信息化的數(shù)字狀態(tài)，在邏輯關(guān)系和物理結(jié)構(gòu)等方面存在一定的復(fù)雜性?？紤]到電子文件信息載體相分性以及檔案管理不安全性，在歸檔管理中應(yīng)該綜合傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的方法和思路。對于紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔管理需要統(tǒng)一分類方案，按照時(shí)間年限予以劃分或按照作者設(shè)置保管層次，保證文件資料的完整性、真實(shí)性和可靠性，在對應(yīng)性管理關(guān)系中提高文件檔案的查全率和查準(zhǔn)率。分類性紙質(zhì)文件與電子文件管理中要綜合其形成規(guī)律，建立有機(jī)聯(lián)系，促使文件保管、分類方法統(tǒng)一、規(guī)范。

（二）統(tǒng)一排序和編號方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要是以紙質(zhì)版文件保管的形式進(jìn)行，電子文件在保管中需要對應(yīng)其排列方法，在立卷方法上進(jìn)行改革并通過計(jì)算機(jī)完成檢索對文件進(jìn)行整理。關(guān)于文件排序不用考慮較多的文件聯(lián)系關(guān)系，在獲得上級部門同意后對文件進(jìn)行發(fā)文和保管期限排列順序，使文件整理方法更加簡便。紙質(zhì)文件與電子文件在編號處理中需要統(tǒng)一方法，在檔案文件信息化管理中充分發(fā)揮其法律效力，在紙質(zhì)文件首頁上方空白處填寫相關(guān)內(nèi)容或加蓋檔案章；而電子文件需要在電子檔案建立中填寫、錄入保管期限、作者和年度等信息，一般由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成文件序列號。紙質(zhì)文件與電子文件在排序與編號方法上做到一致能夠進(jìn)一步保證文件管理的對應(yīng)性關(guān)系。

（三）統(tǒng)一編目格式。文件檔案管理中關(guān)于編目處理主要是對文件進(jìn)行目錄編制和標(biāo)引，這項(xiàng)處理程序的目的是為了在文件歸檔、存儲后給后續(xù)的檔案查閱以及調(diào)用工作提供便利。紙質(zhì)文件與電子文件在整理中統(tǒng)一編目格式能夠?qū)崿F(xiàn)高效率的文件檢索，尤其是電子文件存儲量大、管理內(nèi)容豐富，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，對其進(jìn)行多重組合條件下的文件編目，能夠使后期檔案檢索和查詢更加智能化和效率化，減少手工編目操作，工作差錯(cuò)率更低。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的目錄格式能夠使文檔目錄、文件目錄更加對應(yīng)、統(tǒng)一和規(guī)范，檔案管理中心能夠在自動(dòng)化辦公中完成標(biāo)引項(xiàng)目和電子文件著錄工作，使網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理模式改革，有效發(fā)揮紙質(zhì)文件與電子文件的“多查”“驗(yàn)證”作用。

三、結(jié)語

紙質(zhì)文件保管具有一定的傳統(tǒng)性，但是文件資料信息可信度更高，電子文件建立與保管具有簡單、快捷、方便等優(yōu)勢，提高了文檔工作的效率和水平，但是也存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。因而在實(shí)際工作中應(yīng)用“雙檔”管理的方法，對紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案備份和妥善管理，有利于后期的資料核對和信息查驗(yàn)，對電子文件進(jìn)行整理、歸檔實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對重要文件內(nèi)容進(jìn)行加密處理。紙質(zhì)文件與電子文件性質(zhì)不同，在文件整理與歸檔中注意區(qū)分方式方法，有效實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，能夠提高文件檔案管理的可靠性和長效性。

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