探究采購流程中的風(fēng)險點分析及管控措施

成英

摘要：采購處于企業(yè)經(jīng)營運作的前端，在供應(yīng)鏈快速發(fā)展的今天，已成為維系整個供應(yīng)鏈安全、可靠和及時的重要部分。有效地對采購進(jìn)行管理成為企業(yè)成本控制、提高利潤率以及取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵和保障。全流程的采購涉及采購計劃制訂、供應(yīng)商選擇、合同簽訂和執(zhí)行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險點，從采購流程著手，識別存在的風(fēng)險，而采取有效管控措施以規(guī)避防范，能夠幫助企業(yè)降低采購成本，提高采購質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。采購是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行的必要前提，也是控制成本的重要手段。通過采購可以節(jié)約實際成本，提高銷售邊際利潤。識別采購流程中各主要環(huán)節(jié)的風(fēng)險，并提出管控措施，可以有效提高采購的質(zhì)量和品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：采購流程；風(fēng)險控制；成本管控

一、采購風(fēng)險的定義和識別

要想探究采購流程中的風(fēng)險點分析及管控措施，必須對采購本身的含義予以正確的理解。采購指的是企業(yè)維持一定的經(jīng)營生產(chǎn)活動，對外獲取一定的資源，保證企業(yè)本身正常運轉(zhuǎn)的活動。因為采購時段獲取的一種生產(chǎn)活動，所以在采購的過程當(dāng)中，如果采購流程、采購程序等不合乎規(guī)范，會造成企業(yè)采購面臨極大的風(fēng)險，因此探究采購流程中的風(fēng)險點，需要運用系統(tǒng)的思維方法綜合分析。深入探究影響采購流程的多種因素，并針對這些可能導(dǎo)致采購流程危險的要素點進(jìn)行有針對性的防范補救，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展。這也是本文研究的意義所在，只有充分探究采購過程當(dāng)中的各個風(fēng)險點并對其進(jìn)行分析管控，才能最大程度地降低和減少采購風(fēng)險。

二、采購流程中的風(fēng)險點

（一）采購計劃管理

采購計劃管理是采購風(fēng)險管理的最起始階段，對于采購過程來講也是非常重要的一步，只有做好采購計劃管理才能保證采購過程的順利進(jìn)行。采購計劃指的是采購部門根據(jù)生產(chǎn)的實際狀況，對生產(chǎn)的相關(guān)物料采購進(jìn)行預(yù)見性的一種安排活動。采購計劃，對于規(guī)范企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營非常有必要，它可以根據(jù)企業(yè)的實際狀況，及時補給相應(yīng)的物料儲備，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展。

（二）供應(yīng)商選擇

供應(yīng)商是決定企業(yè)采購風(fēng)險了一個非常關(guān)鍵重要的因素，企業(yè)根據(jù)自身的實際狀況確定采購的相關(guān)物品數(shù)量、要求之后，會列出有關(guān)供應(yīng)商的名單。根據(jù)綜合考量確定供應(yīng)商，供應(yīng)商對于保證企業(yè)的采購共計質(zhì)量具有重大的意義。供應(yīng)商的風(fēng)險主要體現(xiàn)在：一方面，如果企業(yè)沒有綜合考量供應(yīng)商的綜合實力，對企業(yè)供應(yīng)的商品質(zhì)量將無法得到有效保障。另外一方面，如果信息不充分，將導(dǎo)致供應(yīng)商不能滿足企業(yè)的特殊需求，會出現(xiàn)供應(yīng)不達(dá)標(biāo)的情況。

（三）采購執(zhí)行過程

采購的執(zhí)行過程是采購管理中至關(guān)重要的一環(huán)，它也是保障采購計劃有效執(zhí)行的最終手段，在采購計劃執(zhí)行中做好風(fēng)險點的管控對于降低采購風(fēng)險大有裨益。在采購執(zhí)行的過程當(dāng)中，采購方和供應(yīng)方需要根據(jù)相關(guān)需求履行好自身應(yīng)做的實際任務(wù)，如果在采購執(zhí)行過程當(dāng)中謀取不當(dāng)?shù)睦?，對于采購質(zhì)量將大打折扣。

（四）出廠檢驗

出廠檢驗的風(fēng)險主要體現(xiàn)為以下兩個方面：第一方面就是采購方?jīng)]有專門的技術(shù)人才，不能做到對采購物品做到有效監(jiān)管，從而導(dǎo)致采購出現(xiàn)風(fēng)險；第二方面沒有第三方獨立的監(jiān)控機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)的檢測監(jiān)督，導(dǎo)致采購物品不達(dá)標(biāo)。

（五）審核

在采購過程中，因為審核都不到位同樣會出現(xiàn)風(fēng)險的狀況。一方面因為審核不全面導(dǎo)致采購質(zhì)量受到威脅。另外一方面，如果在采購過程當(dāng)中沒有及時進(jìn)行審核，也不能有效防范相關(guān)風(fēng)險的發(fā)生。

（六）支付

支付是采購流程管理過程中的最后一步，在支付過程當(dāng)中有效避免一些不必要的風(fēng)險點，可以很好的規(guī)范采購流程，降低采購風(fēng)險。

三、采購流程中的風(fēng)險點管控措施

（一）采購計劃風(fēng)險管理

對于采購計劃風(fēng)險的管理需要多方面進(jìn)行防范。第一，對于采購計劃的風(fēng)險管理，需要采購部門在采購之前列出比較詳細(xì)的采購計劃，并提交相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保采購計劃合理達(dá)標(biāo)之后，才能進(jìn)行下一步的規(guī)范操作。第二采購人員在列出這些采購計劃的時候，需要對市場上的相關(guān)產(chǎn)品進(jìn)行了解，才能根據(jù)產(chǎn)品的實際情況列出比較準(zhǔn)確的采購計劃。

（二）供應(yīng)商選擇風(fēng)險管理

對于在采購計劃當(dāng)中供應(yīng)商的風(fēng)險管理可以從以下方面來進(jìn)行相關(guān)防范。第一，企業(yè)應(yīng)該從自身實際需求出發(fā)，確定好企業(yè)自身的主力供應(yīng)商，確保后續(xù)相關(guān)采購的質(zhì)量。第二，企業(yè)在選擇供應(yīng)商的時候，需要根據(jù)供應(yīng)商的綜合實力，以及企業(yè)采購的相關(guān)產(chǎn)品的數(shù)量質(zhì)量進(jìn)行比對，確定比較適合自身發(fā)展的供應(yīng)商。

（三）合同執(zhí)行中的風(fēng)險管理

對于合同執(zhí)行中的風(fēng)險管理，實際上也就是對供應(yīng)商相關(guān)責(zé)任進(jìn)行有效的規(guī)范。在企業(yè)采購的過程當(dāng)中，針對采購雙方發(fā)生行為，可以對供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量、時間等方面列出比較明細(xì)的責(zé)任要求，從而防范合同執(zhí)行中采購風(fēng)險的發(fā)生。

（四）出廠檢驗中的風(fēng)險管理

企業(yè)對于出廠檢驗當(dāng)中的風(fēng)險管理比較能夠有效地落實，可以通過建立專門化的采購質(zhì)量監(jiān)測部門，對采購的相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行專業(yè)性的檢驗，從而保證采購產(chǎn)品質(zhì)量符合企業(yè)生產(chǎn)的要求。當(dāng)然也可以委派一些獨立的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行單獨檢驗，這樣也能有效保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量，防范采購風(fēng)險的發(fā)生。

（五）審核中的風(fēng)險管理

要想有效防范審核中的風(fēng)險管理，可以建立審核的相關(guān)制度和程序，對審核人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓他們充分理解審核的要點及要求所在，并建立相應(yīng)的責(zé)任制度，對于審核不達(dá)標(biāo)的情況，要嚴(yán)格追究審核人員的相關(guān)責(zé)任。