檔案信息資源的知識(shí)化應(yīng)用研究

王照付　朱照霞　薛文

[摘要]知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，如何提升檔案知識(shí)服務(wù)化，實(shí)現(xiàn)從靜態(tài)實(shí)體檔案管理到檔案內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變成為檔案工作的重要內(nèi)容。企業(yè)要以全面融合的知識(shí)管理思想來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作，通過(guò)SOA架構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，并按照變檔案為知識(shí)、變管理為服務(wù)、變檔案管理員為知識(shí)管理員的思路，形成以檔案利用為核心的知識(shí)管理模式。

[關(guān)鍵詞]全生命周期；檔案信息化；知識(shí)管理；SOA架構(gòu)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.115

[中圖分類號(hào)]G270.7；G647.24 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）18-0183-02

0引言

檔案管理是企業(yè)管理的重要領(lǐng)域之一，傳統(tǒng)印象中的檔案工作就是歸檔，一項(xiàng)工作完成之后最末端的一個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)靜態(tài)的工作。檔案文件作為企業(yè)的重要資產(chǎn)，如何把檔案工作從末端管理提升到前端控制、從后臺(tái)走向前臺(tái)，構(gòu)成以內(nèi)容收集管理為根本、以知識(shí)共享和傳遞為價(jià)值體現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)，方便文檔檢索和利用，進(jìn)行文檔全生命周期管理，較好發(fā)揮檔案知識(shí)資源的共享價(jià)值，成為檔案管理工作創(chuàng)新所面臨的問(wèn)題。

1檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)

1.1檔案信息化建設(shè)成為主流

隨著信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理已從最初的紙質(zhì)化管理逐漸過(guò)渡到電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，電子化歸檔已經(jīng)成為檔案管理的主流方式，實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域檔案管理的信息化、智能化已成為各行各業(yè)所共同面對(duì)的新課題。

1.2檔案信息管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理

近年來(lái)，以檔案信息資源建設(shè)為核心、以知識(shí)共享為目標(biāo)的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)日漸成熟，檔案管理功能逐漸演變成為信息化平臺(tái)之上的一項(xiàng)應(yīng)用，如基于電子文檔管理、內(nèi)容管理的一項(xiàng)應(yīng)用。檔案管理正在向電子檔案管理系統(tǒng)和電子文檔知識(shí)管理集成方向發(fā)展，注重文檔生命周期內(nèi)各階段的信息流轉(zhuǎn)和知識(shí)共享，從基于檔案介質(zhì)的收、管、存到以檔案利用為核心的用、管、存轉(zhuǎn)變，變檔案為知識(shí)，變管理為服務(wù)，變檔案管理員為知識(shí)管理員。

2檔案知識(shí)管理建設(shè)思路

2.1企業(yè)檔案知識(shí)管理的總體定位

企業(yè)要以知識(shí)共享為出發(fā)點(diǎn)，在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中形成知識(shí)文檔收集、整理、歸檔、利用和創(chuàng)新的循環(huán)，將檔案管理納入企業(yè)管理信息化建設(shè)總格局，形成以檔案利用為核心的大數(shù)據(jù)知識(shí)管理模式。此外，企業(yè)要將檔案信息管理作為企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，賦予檔案職業(yè)新的內(nèi)涵，同時(shí)帶動(dòng)檔案人員角色轉(zhuǎn)變，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。

2.2企業(yè)檔案知識(shí)管理的功能定位

檔案知識(shí)管理在功能上主要滿足以下幾點(diǎn)。

（1）企業(yè)通過(guò)已規(guī)劃實(shí)施的SOA（Service-Oriented Architecture，面向服務(wù)架構(gòu)）架構(gòu)，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)已建系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一單點(diǎn)登錄和統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程審批，借助統(tǒng)一門(mén)戶實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一檢索、知識(shí)共享和利用。

（2）企業(yè)要按照知識(shí)分類實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的自動(dòng)收集、整理，確保歸檔資料數(shù)據(jù)的完整性，提升檔案的利用價(jià)值。

（3）企業(yè)要提升檔案資源利用效率，在傳統(tǒng)靜態(tài)檔案管理的基礎(chǔ)上，從知識(shí)的角度對(duì)檔案資源屬性和內(nèi)容進(jìn)行充分描述，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱、下載、瀏覽等安全的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

（4）企業(yè)要定制個(gè)性化的知識(shí)地圖導(dǎo)航界面，實(shí)現(xiàn)檔案文件、管理文件、關(guān)聯(lián)電子檔案間的關(guān)聯(lián)，將檔案信息中所蘊(yùn)藏的知識(shí)直觀展現(xiàn)在讀者面前。

2.3企業(yè)檔案知識(shí)管理的效益定位

企業(yè)通過(guò)實(shí)施檔案大數(shù)據(jù)知識(shí)管理智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案在文檔各生命周期階段的信息流轉(zhuǎn)、資源聚合及共享利用，并完善檔案管理職能，從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容的管理，強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行完善：①企業(yè)要完善內(nèi)部管理規(guī)范、制度和流程體系，利用信息化工作加以固化，強(qiáng)化檔案對(duì)各業(yè)務(wù)工作過(guò)程的服務(wù)功能，提高文檔的利用效率；②企業(yè)要通過(guò)信息化技術(shù)，嚴(yán)格控制紙張利用，建立綠色電子知識(shí)館；③企業(yè)要完善項(xiàng)目管理規(guī)范、建立項(xiàng)目知識(shí)支撐機(jī)制，充分運(yùn)用集體智慧提高企業(yè)創(chuàng)新能力，強(qiáng)化企業(yè)知識(shí)沉淀與積累，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3檔案知識(shí)管理的建設(shè)與實(shí)踐

3.1檔案數(shù)據(jù)的集成管理

檔案數(shù)據(jù)的集成管理是檔案知識(shí)管理建設(shè)與實(shí)踐的重要環(huán)節(jié)。檔案數(shù)據(jù)集成管理包括3部分內(nèi)容：一是搭建面向SOA集成架構(gòu)的集成平臺(tái)，解決檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)問(wèn)的信息孤島，通過(guò)整合各類信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成管理，方便知識(shí)共享應(yīng)用；二是將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)換為光柵文件或其他格式的電子檔案，促使檔案信息與載體剝離，突破實(shí)體檔案的物理局限，深化檔案價(jià)值是筆者所在單位深化檔案大數(shù)據(jù)知識(shí)管理的重要一環(huán)；三是將遺留在相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的舊檔案數(shù)據(jù)，按照已規(guī)劃的知識(shí)內(nèi)容體系、知識(shí)體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的再分類管理，統(tǒng)一存放。

為有效做好現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的集成管理，解決信息孤島問(wèn)題，檔案資源建設(shè)共規(guī)劃2個(gè)層級(jí)的集成：一是將筆者所在單位的4大數(shù)字化設(shè)計(jì)平臺(tái)（站場(chǎng)、線路、土建、經(jīng)濟(jì)預(yù)算）與項(xiàng)目管理平臺(tái)集成；二是項(xiàng)目管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化OA、知識(shí)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與Documentum統(tǒng)一文檔管理平臺(tái)集成，由文檔管理平臺(tái)集中統(tǒng)一管理所有檔案文件，保證文件的唯一性。檔案管理從知識(shí)應(yīng)用角度進(jìn)行知識(shí)的梳理、歸類，同時(shí)借助Documentum統(tǒng)一文檔管理平臺(tái)的分布式部署，有效解決了企業(yè)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)間的異地檔案共享使用。

3.2檔案知識(shí)的服務(wù)化

檔案知識(shí)管理的目的在于通過(guò)檔案的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和檔案服務(wù)的增值，發(fā)揮檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)或外界聯(lián)系的紐帶作用。同時(shí)，檔案知識(shí)管理通過(guò)整理、重組、提煉和創(chuàng)新可以利用的各種顯性和隱性信息資源，以知識(shí)為內(nèi)涵、以服務(wù)為中心、以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，走知識(shí)服務(wù)的建設(shè)路線，形成方便、易用的知識(shí)來(lái)解決實(shí)際應(yīng)用中遇到的問(wèn)題。

檔案知識(shí)服務(wù)是面向解決方案的服務(wù)。它關(guān)心并致力于向用戶提供全面、完善的解決方案。因?yàn)闄n案信息和檔案知識(shí)的作用最主要地體現(xiàn)在對(duì)解決方案的貢獻(xiàn)，解決方案的形成過(guò)程又是一個(gè)對(duì)檔案信息和檔案知識(shí)不斷查詢、分析、組織的過(guò)程，因此檔案知識(shí)服務(wù)將圍繞解決方案的形成和完善而展開(kāi)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)則滿足于具體信息、數(shù)據(jù)或文獻(xiàn)的提取。

檔案知識(shí)服務(wù)是增值服務(wù)。它不像檔案信息服務(wù)那樣僅限于以序化的方式向用戶提供檔案信息的存貯位置和獲取方式，而是對(duì)檔案信息進(jìn)行析取、整合、集成、創(chuàng)新，從而成為可直接應(yīng)用的知識(shí)，進(jìn)而提高用戶檔案知識(shí)應(yīng)用和檔案知識(shí)創(chuàng)新效率，使檔案知識(shí)產(chǎn)生增值效應(yīng)，而不是基于檔案信息資源占有和簡(jiǎn)單開(kāi)發(fā)利用的檔案信息服務(wù)。

基于檔案知識(shí)的增值服務(wù)目標(biāo)，筆者所在單位的企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)體系共分為5個(gè)服務(wù)模塊：一是企業(yè)知識(shí)資源門(mén)戶的建設(shè)與管理；二是企業(yè)決策分析服務(wù)；三是為企業(yè)員工提供服務(wù)的文檔知識(shí)庫(kù)、專家網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)問(wèn)答、知識(shí)地圖和維基知識(shí)庫(kù)；四是進(jìn)行檔案編研，為企業(yè)科研、科技項(xiàng)目、基礎(chǔ)工作及企業(yè)文件建設(shè)服務(wù)；五是圖書(shū)期刊或標(biāo)準(zhǔn)管理平臺(tái)服務(wù)。檔案知識(shí)服務(wù)體系如圖1所示。

3.3檔案知識(shí)的IT平臺(tái)化

圍繞知識(shí)產(chǎn)生的關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)知識(shí)以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，筆者所在單位借助先進(jìn)的IT手段對(duì)企業(yè)的知識(shí)資源管理進(jìn)行了優(yōu)化重組，構(gòu)建知識(shí)資源應(yīng)用功能前端平臺(tái)系統(tǒng)、知識(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、知識(shí)資源收集整理系統(tǒng)及檔案資源庫(kù)管理系統(tǒng)。檔案知識(shí)IT平臺(tái)化集成如圖2所示。

其中，企業(yè)員工通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一門(mén)戶或個(gè)性化門(mén)戶系統(tǒng)訪問(wèn)和利用知識(shí)資源；資源庫(kù)管理人員通過(guò)檔案資源庫(kù)和知識(shí)信息庫(kù)規(guī)劃建立庫(kù)分類、知識(shí)地圖，并制定和設(shè)立訪問(wèn)權(quán)限；資源庫(kù)管理人員、檔案人員和知識(shí)資源的委托專家通過(guò)收集整理系統(tǒng)實(shí)時(shí)建立知識(shí)資源。檔案知識(shí)IT平臺(tái)從文檔產(chǎn)生初期開(kāi)始管理，到文件動(dòng)態(tài)變化形成最終版本歸檔，然后依據(jù)歸檔文件內(nèi)容升華至企業(yè)級(jí)知識(shí)的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了文件庫(kù)、檔案庫(kù)、知識(shí)庫(kù)三庫(kù)合一的系統(tǒng)化管理，保障了知識(shí)數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性、唯一性及有效性。

3.4檔案知識(shí)的制度安全管理

為確保檔案知識(shí)管理的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)還應(yīng)按照制度化和安全化要求，建立健全檔案知識(shí)管理的相關(guān)制度，并采取相應(yīng)的知識(shí)資源安全管理措施。首先，在管理制度化方面，企業(yè)要采用制度的形式確立知識(shí)資源管理的組織結(jié)構(gòu)，成立企業(yè)級(jí)知識(shí)管理專家委員會(huì)，制定從內(nèi)容轉(zhuǎn)換為知識(shí)的應(yīng)用流程、基于內(nèi)容整理后形成知識(shí)的應(yīng)用流程以及非內(nèi)容體系來(lái)源的知識(shí)應(yīng)用流程，伴隨著知識(shí)參數(shù)、應(yīng)用的過(guò)程，對(duì)不同職責(zé)、崗位人員應(yīng)當(dāng)具有的知識(shí)行為進(jìn)行了逐一細(xì)致的說(shuō)明。其次，企業(yè)要采用制度的形式，明確普通員工、知識(shí)專家、知識(shí)管理員的職責(zé)和權(quán)益。最后，為了保障知識(shí)管理的順利推行，企業(yè)要定制知識(shí)應(yīng)用積分規(guī)則，建立起員工參與貢獻(xiàn)知識(shí)的激勵(lì)措施。

4檔案知識(shí)管理的下一步主要工作內(nèi)容

按照“文檔一體化”管理要求，企業(yè)應(yīng)整合應(yīng)用導(dǎo)向的知識(shí)管理模式，通過(guò)SOA企業(yè)架構(gòu)集成多個(gè)信息系統(tǒng)知識(shí)，建立知識(shí)和角色的關(guān)聯(lián)通道，讓合適的角色在適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)場(chǎng)景、合適的時(shí)間獲取合適的知識(shí)，并按照企業(yè)生產(chǎn)和管理需求，全方位、多元化地提供不同的知識(shí)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮檔案整體優(yōu)勢(shì)，成為檔案知識(shí)管理接下來(lái)的工作內(nèi)容。

另外，檔案知識(shí)服務(wù)要注重檔案信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)和挖掘，如何從現(xiàn)有的檔案信息資源中挖掘有效知識(shí)，組織形成有一定價(jià)值的專題知識(shí)庫(kù)，通過(guò)知識(shí)的傳遞對(duì)外提供使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案知識(shí)內(nèi)容的創(chuàng)新應(yīng)用也是筆者所在單位下一步的主要工作。