干部人事檔案管理信息化建設(shè)的探析

何艷

摘 要：干部是單位的決策者，在工作中起到模范帶頭作用。干部人事檔案是對干部的社會經(jīng)歷進(jìn)行記錄的關(guān)鍵材料，對干部的任用和提拔有很大的參考價值。傳統(tǒng)的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等環(huán)節(jié)都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務(wù)方式已無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。加強(qiáng)單位干部的人事管理檔案的建設(shè)，使其系統(tǒng)化和規(guī)范化，能提高干部工作的積極性，令其全心全意的為組織服務(wù)。本文將討論如何在單位中對干部的人事檔案進(jìn)行信息化管理，以促進(jìn)單位的和諧發(fā)展。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；信息化管理

人事檔案具有全面性、真實性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和統(tǒng)一性的特點(diǎn)，起著依據(jù)、憑證、參考作用。干部檔案信息化建設(shè)是干部檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發(fā)利用水平的必然要求。全面推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)是提高干部人事檔案管理工作效率，更好地為干部人事工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實需要，是適應(yīng)信息化社會發(fā)展和推進(jìn)干部人事管理工作改革創(chuàng)新的需要。

1、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。當(dāng)前我們正處在信息時代，信息資源的急劇增加和信息資源價值的日益顯現(xiàn)，迫切要求加快人事檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。為此，必須要順應(yīng)時代潮流，實現(xiàn)檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，從而提高人事檔案管理工作的效率。

1.2有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。在信息化時代，信息資源作為一種重要的戰(zhàn)略資源，已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展過程中不可缺少的一部分，因而加強(qiáng)對人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，為現(xiàn)代化建設(shè)工作服務(wù)，從而直接或間接地促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，加快實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的進(jìn)程。

1.3有利于方便對人事檔案信息的查閱。人事檔案管理信息化建設(shè)的目的簡單來講就是為了實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化和電子化，即利用計算機(jī)信息技術(shù)將館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和加工，最終實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，從而方便人們對人事檔案信息的查閱，更好地發(fā)揮其使用價值。

1.4有利于開發(fā)和利用檔案資源。人事檔案存在的目的和意義就是為人事工作服務(wù)，因此需要開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式，以滿足當(dāng)今時代對檔案工作的各種需求。計算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，產(chǎn)生了一種全新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式，使得檔案信息資源的開發(fā)和利用效率大大增加，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出了更大的貢獻(xiàn)。

2、傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1傳統(tǒng)干部人事檔案管理的信息缺乏準(zhǔn)確性

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，由于在進(jìn)行干部工資、升調(diào)、職稱等方面的審核和批準(zhǔn)時，都離不開干部的人事檔案。因此，人事檔案就成為了做好干部工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。然而，在進(jìn)行查閱時通常會浪費(fèi)大量的時間和精力，降低工作效率，并且檔案不能夠及時更新，有的干部還會有意將自己的出生年月和工作經(jīng)歷進(jìn)行虛報。檔案閱讀人的專業(yè)素質(zhì)和工作經(jīng)驗方面的差異，會對干部人事檔案的準(zhǔn)確性和全面性產(chǎn)生重要影響。因此，傳統(tǒng)干部人事檔案的管理往往不能讓各個層次的人員進(jìn)行準(zhǔn)確的查閱，存在很大的隨意性和不確定性。

2.2傳統(tǒng)干部人事檔案管理的程序過于繁瑣

對傳統(tǒng)干部人事檔案進(jìn)行查閱時，往往需要經(jīng)過多個階段的查閱程序，既浪費(fèi)了時間，又不能保證信息的準(zhǔn)確性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到目前干部工作的要求。另外，如今的政府工作結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，這就對干部人事檔案管理工作提出了嶄新的要求。

3、當(dāng)前推進(jìn)干部人事檔案信息化管理的主要工作

3.1要建立干部個人電子檔案系統(tǒng)，實施干部人事檔案自動化管理。將干部人事基本信息通過專門的干部人事信息軟件輸入微機(jī)，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動的需求。

3.2要建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施干部人事檔案動態(tài)和無紙化管理。要利用計算機(jī)、掃描儀，照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成PDF 文件或用制成JPG 格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機(jī)化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長期保存使用的目的。

3.3干部人事檔案局域網(wǎng)，實行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點(diǎn)要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。筆者所在的衛(wèi)生系統(tǒng)已部分采用了干部人事系統(tǒng)，極大方便了干部考察、任免、調(diào)動、交流、政審等工作。

3.4要健全制度，促進(jìn)干部人事檔案信息管理規(guī)范化。要制定信息錄入、信息分析、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等管理辦法和規(guī)定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循、有規(guī)可依，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行，保證利用系統(tǒng)開展工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.5提高干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。受傳統(tǒng)觀念的影響，過去的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作也沒有給予足夠的重視，認(rèn)為檔案只要做到不遺失、不泄密即可，不用花費(fèi)過多的精力進(jìn)行管理。隨著科技的發(fā)展，新思想的蔓延，對于檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格。單位應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理人才，對干部的檔案進(jìn)行管理。并且要對在崗員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平和計算機(jī)技術(shù)，使其具有高度的崗位責(zé)任感和工作熱情，能獨(dú)立操作檔案管理系統(tǒng)，對干部檔案進(jìn)行信息化的管理，從而提高檔案管理工作的效率，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

3.6以信息化推進(jìn)人事檔案資源的整合。整合信息化是檔案資源有效、科學(xué)整合的重要手段，而數(shù)據(jù)庫的整合是信息化資源整合中一種主要方式。干部人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的整合結(jié)構(gòu)包括了人事檔案的目錄信息、任免情況等；結(jié)合人力資源與社會保障信息中心豐富的個人信息，包括了個人照片、工作履歷等；再整合最新的數(shù)據(jù)，包括崗位、職稱、工作時間、工資等，三者共同搭建并整合一個綜合數(shù)據(jù)庫，作為人事檔案管理信息系統(tǒng)有力的數(shù)據(jù)支撐。

3.7采用信息技術(shù)手段加強(qiáng)信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理方法工作效率低下，而且檔案的利用率低，已經(jīng)不適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。紙質(zhì)檔案容易損毀，而且不易修補(bǔ)，為檔案的管理工作帶來了很大的困擾。采用新型的檔案管理技術(shù)，使檔案信息化，可以方便查閱檔案資料，提高檔案的實用性。檔案管理人員要把干部的個人信息錄入計算機(jī)中，以根目錄的方式存儲，同時要對干部的經(jīng)歷進(jìn)行審查，保證信息的準(zhǔn)確、真實。信息錄入完畢后，把干部的紙質(zhì)檔案資料放在專門的檔案架上，做為歷史資料保管。對于干部的離職、調(diào)任要及時進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新。檔案的信息化管理為檔案的信息共享提供了平臺，提高了檔案的價值。

結(jié)語：總之，信息化建設(shè)作為加強(qiáng)干部人事檔案管理日常工作的一個重要內(nèi)容，能為廣大干部職工提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)，也是實現(xiàn)人事檔案工作與時俱進(jìn)，加快發(fā)展的必然趨勢。

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