人事檔案信息資源開發(fā)研究

摘 要：人事檔案信息資源的開發(fā)是以人事檔案信息資源為基礎，通過一定的模式和方法，提供人事檔案或檔案內(nèi)容中有關情況，為組織、人事和其他工作服務的活動。信息化時代，加大人事檔案信息資源開發(fā)，對提高人是檔案管理水平，充分挖掘人事檔案資源具有重要意義。

關鍵詞：人事檔案；信息；資源

人事檔案作為一種信息資源，為人事部門選拔、考察和使用人才發(fā)揮了重要的作用。開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，為人事工作服務也是人事檔案工作的根本目的。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時地開發(fā)人事檔案信息資源，滿足人事工作的需要，有效地為其提供利用，才能充分顯示出人事檔案信息資源的使用價值，使人事檔案工作更好地為培養(yǎng)、使用人才服務。

1 加強人事檔案的收集整理

根據(jù)人事工作的發(fā)展，努力開源，廣泛收集人事檔案材料，不斷充實檔案內(nèi)容，補充新的人事檔案材料，完整反映人事的情況，減少時間差造成的信息老化和過時，避免時效性失真，是檔案信息開發(fā)和服務的基礎。人事檔案材料中除了反映歷史記載外，還必須有現(xiàn)實的“動態(tài)”材料，特別是要注重收集反映改革開放以來，各種人才德、能、勤、績等方面的材料，收集干部的年度考核材料、任免材料、各種獎勵材料、科學技術成果材料、專業(yè)技術職務評聘材料、學習培訓材料等。在收集工作中，要把握人事檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)，掌握人事檔案材料形成的規(guī)律，及時、準確、完整地收集新形成的人事檔案材料，使其齊全完整，促進其內(nèi)容向立體化和量化方面轉(zhuǎn)化，為檔案信息開發(fā)打好基礎，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用人才提供可靠的依據(jù)。

2 改變傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)觀念

要改變傳統(tǒng)觀念的束縛，為開發(fā)利用人事檔案信息資源創(chuàng)造良好的社會環(huán)境，用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點看人才。要在科學、審慎、求實的原則下，多渠道、多形式地向組織人事部門提供具有典型意義的各類干部代表的檔案信息，為使用好人才提供依據(jù)。要倡導人事檔案可以有條件地向本人開放的觀念，打破過去群眾對人事檔案的神秘感和陌生感，使廣大群眾認識到履行一定的手續(xù)可以了解有關人事檔案的內(nèi)容，并利用人事檔案解決實際問題。

3 加強人事檔案信息化建設

當代條件下，通過加強人事檔案信息化，加強人事檔案全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫以及各種特色數(shù)據(jù)庫的建設，這是開發(fā)人事檔案資源基礎性工作。為此，人事檔案管理部門需要加強與互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的合作，并且通過全程參與本單位人事檔案管理信息系統(tǒng)的設計與實施，增強人事檔案管理功能，提高人事檔案信息化的實用性。

4 提升人事檔案開發(fā)與服務水平

由于過去缺乏對人事檔案的開發(fā)與服務，服務觀念與方法較落后，其作用遠遠未被發(fā)揮出來。檔案館應采用編輯各類人員的各種信息資料，建立“人事卡片”和“各類人員的名冊”，利用計算機建立“人才庫”，將干部的簡歷、任免、獎懲、學習培訓、考核、工資、專業(yè)特長以及干部離退休時間等信息資料編印成冊，提供給領導和決策機關參考及干部人事工作者利用等，以拓寬人事檔案信息資源開發(fā)利用領域，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

5 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案開發(fā)方式

一是由單一保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。 人才交流、選賢任能是經(jīng)濟建設高速發(fā)展的重要保障之一。開發(fā)人事檔案信息資源，為選賢任能服務，是當今人事檔案工作的首要任務。人事檔案工作要堅持開發(fā)與利用并重、指導與服務相結(jié)合的原則，以為經(jīng)濟建設服務為宗旨，使人事檔案工作真正實現(xiàn)由單。二是由被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變。人事檔案工作者應該轉(zhuǎn)變過去那種“坐、等、靠”的服務觀念和人事檔案與選人用人游離的意識，要把人事檔案工作與選拔人才工作結(jié)合起來，主動為用人單位提供人才信息服務，為經(jīng)濟建設的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。第一，要樹立服務觀點，增強服務意識。檔案工作者要有強烈的事業(yè)心和責任感，樹立全心全意為人民服務的思想，做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和管理等工作。第二，行動上要主動。不僅要注意收集已產(chǎn)生的材料，還要根據(jù)每個階段的需要，適時補充一些新的材料。人事檔案工作者應積極配合機構(gòu)改革、干部人事制度改革及人才開發(fā)提供有一定超前性、參考性的人事檔案信息，同時結(jié)合各單位檔案工資調(diào)整、人員出國政審、職稱評定、干部任免、人才挑選提供全方位服務。第三，方法上要改進。要改進傳統(tǒng)的材料收集、檔案管理、檔案利用方式，將人事檔案信息庫變?yōu)榻M織上發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用人才的信息庫。第四，措施要切實可行。要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案的信息來源，注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，形成人事檔案材料收集網(wǎng)絡，以提高人事檔案信息資源的利用率。第五，需要采取先進的技術，例如通過“推送”技術、特色數(shù)據(jù)庫服務等，主動地為人事檔案所有者及其管理工作者提供服務。

總之，及時、準確、高效地為人事工作和黨的中心工作服務是人事檔案工作的出發(fā)點和落腳點，以保證利用為中心、抓好優(yōu)質(zhì)服務是檢驗和衡量人事檔案工作好壞的基本尺度。為此，檔案工作人員應進一步明確服務方向，端正服務態(tài)度，在堅持原則的基礎上，時時為利用者著想，處處為利用者創(chuàng)造條件。要敢于開拓創(chuàng)新，使人事檔案工作再上新臺階，充分發(fā)揮人事檔案作用，為信息時代下的人事工作和人才開發(fā)服務。

參考文獻

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作者簡介

劉寧（1982-），男，山東鄒城市下派辦副主任。endprint