對電子檔案和紙質檔案長期并存的思考

吳鐵東

摘要：紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；并存

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、紙質檔案獨特的傳統(tǒng)價值

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案，它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。

1、原始性。檔案具有原始性，這是檔案和其它文獻的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點，紙質檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質特征。紙質檔案的原始性體現(xiàn)了紙質檔案的真實性和純潔性。

2、安全性。紙質檔案相對于電子檔案來說，其安全性更穩(wěn)定。紙質檔案形成后，原件中的內容和形成的特征不會發(fā)生變化，在保密方面紙質檔案更容易保守秘密，只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到，另外，紙質檔案相對電子檔案來說，如果保管妥善的話其保存時間更長。

3、利用的直接性。紙質檔案一目了然，無需借助任何輔助手段，這種利用的直接性，使紙質檔案和利用者之間沒有任何障礙。

4、憑證作用。紙質檔案是以符合證據(jù)性要求而產生并得以保存的，存在唯一性使紙質檔案的原始性容易被確定，這也是作為憑證作用的根本原因所在。

二、電子檔案獨有高新技術的價值

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁帶、磁盤、光盤）上的檔案，作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視。電子檔案獨有信息的可變性、信息的共享性、信息的復用性、信息傳遞的快捷性等高新技術特點。

1、信息的可變性。電子檔案相對于紙質檔案而言，可以直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，又能節(jié)省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印或復制，將這些信息轉換成自己需要的形式，而紙質檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點。

2、信息的共享性。電子檔案的可共享性，使得檔案可能供所有需要它的人共享，這就打破了紙質檔案利用傳統(tǒng)方法實現(xiàn)信息共享的局限。

3、信息的復用性。對電子檔案的重復利用不會在它身上留下老化的痕跡，一份電子檔案無論多少次在計算機屏幕上被顯示，或者有多少次被打印在紙上，都不會導致它的信息受到任何損失和破壞，正當?shù)睦没顒硬粫﹄娮訖n案的信息壽命產生一絲一毫的傷害。

4、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡進行遠距離傳輸，使異地快速利用電子檔案內的信息。電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術條件下，利用極為方便，利用者不用到檔案室來，在任何地方一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機上，都可以利用檔案館的開放檔案，這樣大大提高了檔案的利用率。

三、信息化時代實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案長期并存科學性、合理性的有效措施

在電子檔案歸檔保存時將相同內容的紙質檔案也一并保存，紙質檔案具備的長久保存和真實可靠的優(yōu)勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。

1、檔案管理人需具備完整的檔案管理知識

由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，使其具備完整的檔案管理知識。

而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學習相關知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學習計算機應用的基礎知識，并運用到日常檔案管理工作之中。

2、電子檔案全過程管理

由于電子檔案非常依賴其設備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應用等全過程發(fā)揮作用。檔案管理部門中應設有專門人員負責電子檔案的存儲和登記，實現(xiàn)辦公和檔案管理相結合，以便于日后電子檔案的管理和利用。

3、同步歸檔

由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內容的電子檔案和紙質檔案應當同步接收歸檔。比如，大學畢業(yè)生的檔案移交問題，因為檔案對于大學生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時，人才市場等負責檔案移交的部門會做到將紙質檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內容的完整和準確，還能使檔案更為長久地保存。

同步歸檔可以讓電子檔案和紙質檔案達到優(yōu)勢互補的目的，更能揚長避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。

4、建立聯(lián)系

電子檔案和紙質檔案相結合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯(lián)系。

如果目前庫存中有大量的紙質檔案，而電子檔案內容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質檔案中重要的內容進行掃描轉換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉換成為紙質檔案，這樣如果電子檔案的設備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。

在電子檔案和紙質檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結合，實現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應用。

參考文獻：

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