影響檔案查詢效率的原因及解決對(duì)策

唐小華

摘要：目前，雖然科學(xué)技術(shù)和管理水平有了極大的進(jìn)步，但檔案查詢依舊較為困難。本文指出了影響檔案查詢效率的原因，并且給出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案查詢；檔案管理；制約因素；對(duì)策

檔案雖然不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著重要意義。做好檔案管理與查詢工作對(duì)社會(huì)發(fā)展非常必要。

一、影響檔案查詢效率的原因

1.檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄

部分檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)人員檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視。有的領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，不過(guò)就是一些抄抄寫(xiě)寫(xiě)的工作，也不能為單位帶來(lái)直接的利益或業(yè)績(jī)。在這樣的工作態(tài)度之下，檔案工作失去了規(guī)范，導(dǎo)致許多珍貴的檔案遺失，許多應(yīng)該整理的檔案積壓下來(lái)，再查詢十分困難。

2.開(kāi)發(fā)利用工作滯后

檔案記載了許多珍貴信息，進(jìn)行良好的檔案管理的目的就是為了整理歸納這些珍貴信息，將其中的價(jià)值開(kāi)發(fā)出來(lái)。然而許多單位沒(méi)有對(duì)此進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有進(jìn)行檔案編研工作，讓檔案處于靜止的狀態(tài)。部分單位雖然進(jìn)行了檔案編研工作，但步驟凌亂，脫離單位的具體情況，這樣也不能將檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)出來(lái)。進(jìn)行檔案編研工作需要確定好出發(fā)點(diǎn)，立足于單位工作和職工兩個(gè)方面，全面而真實(shí)地開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值。另外，這些開(kāi)發(fā)利用意識(shí)淡薄的單位往往缺少將檔案信息投入社會(huì)服務(wù)的意識(shí)。例如：編寫(xiě)檔案只參考史料內(nèi)容，選題與選材上刻板，編研成果價(jià)值低下，可利用率不高，并且往往用較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行編研工作，時(shí)效性也跟不上社會(huì)發(fā)展的要求。

3.管理人員水平不高

許多負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員學(xué)歷相對(duì)較低，大多不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)管理檔案的具體步驟不是十分清楚，檔案管理工作落實(shí)程度較差。這種現(xiàn)象在年輕的檔案管理者里較為明顯，而年紀(jì)相對(duì)較大的檔案管理者雖然有著多年的管理經(jīng)驗(yàn)，但樂(lè)于積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念的卻十分少有，大多沿用多年前的管理方案，難以將檔案的價(jià)值發(fā)掘出來(lái)，使這些珍貴的信息無(wú)法為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4.資金投入不足，設(shè)備陳舊

原始的檔案工作采用手工抄寫(xiě)的方式進(jìn)行。而隨著時(shí)代的發(fā)展，這種陳舊的方式已經(jīng)漸漸脫離了人們的使用范圍。然而，許多地區(qū)并沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，依舊沿用著較為落后的管理方案，使得檔案無(wú)法變成靈活應(yīng)用的信息而被人們輕松查閱到。造成這一問(wèn)題的原因是有關(guān)部門的重視程度不夠，沒(méi)有為檔案管理單位配備合適的軟硬件。許多檔案管理單位雖然已經(jīng)具備了計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，卻沒(méi)有配備相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，信息的關(guān)聯(lián)性沒(méi)有有機(jī)整合起來(lái)。檔案雖然傳輸?shù)搅嘶ヂ?lián)網(wǎng)上，卻處于碎片化的狀態(tài)，難以進(jìn)行利用。如果對(duì)檔案的名稱不夠熟悉，很難查詢到檔案的具體信息。

二、加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

1.提高投入，建設(shè)平臺(tái)

有關(guān)部門應(yīng)該重視檔案的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)檔案管理事業(yè)的投入，引入先進(jìn)的軟件，幫助各個(gè)單位構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，讓檢索查詢的功能更加完備，讓檔案信息服務(wù)的范圍逐漸擴(kuò)展。這樣在實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，也促進(jìn)了信息資源利用的一體化，將各個(gè)單位的檔案整合起來(lái)，為日后的檔案編研工作打好基礎(chǔ)，也為社會(huì)發(fā)展提供了信息資源。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，培養(yǎng)意識(shí)

有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注意檔案管理的重要性，將重要性傳達(dá)到基層部門，對(duì)廣大從事檔案管理的基層工作者做好思想建設(shè)工作，幫助其樹(shù)立踏實(shí)肯干、服務(wù)大眾、求真務(wù)實(shí)、愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)精神，使其以更加飽滿的精神投入到檔案管理工作中。同時(shí)，檔案管理單位要對(duì)檔案管理工作提出優(yōu)化創(chuàng)新策略，提高本單位的檔案管理及利用水平。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

提高檔案管理工作者的水平對(duì)推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要意義。在招聘檔案管理工作人員時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)把好素質(zhì)關(guān)，盡量選取相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生。對(duì)于已經(jīng)在工作崗位上服務(wù)的檔案管理工作者，也不能疏于培訓(xùn)，要定期為其提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，將最新、最快捷的檔案管理方案和理念傳遞下去，全面提高每一位檔案管理工作者的素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

要提高檔案管理查詢的便捷程度，相關(guān)部門需要從兩個(gè)方面入手。首先是通過(guò)配備相關(guān)設(shè)備，提升人員素質(zhì)，提高檔案管理的水平；其次是構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，將所有的檔案整合到統(tǒng)一的平臺(tái)中，以促進(jìn)檔案管理查詢的便捷化。

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