淺析工程檔案在重大工程項(xiàng)目安全管理中的作用

胡占東

摘 要：重大工程一般是指那些工程修建量巨大、步驟繁雜、工程修建時(shí)間長(zhǎng)的大型建設(shè)項(xiàng)目。所以這些建設(shè)項(xiàng)目上的檔案信息在進(jìn)行管理時(shí)，首先要進(jìn)行考慮的是如何得到有效的收集與整理，因?yàn)檫@些檔案信息的真實(shí)性與完整性直接關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目的日常施工與維護(hù)。交通工程建設(shè)項(xiàng)目屬于重大建設(shè)項(xiàng)目，并且在這些重大建設(shè)項(xiàng)目中具備一定的代表性。在對(duì)這些工作進(jìn)行組織與安排時(shí)，管理工作人員一定要本著高度的責(zé)任心與使命感，讓檔案信息上的價(jià)值可以發(fā)揮到極致。

關(guān)鍵詞：工程檔案；工程項(xiàng)目；安全管理；作用

我國(guó)建設(shè)正處于飛速發(fā)展的階段，城鎮(zhèn)化發(fā)展的步伐邁的很大。所以很多的城市都處于轉(zhuǎn)型期，一些二線與三線城市正在卯足勁頭向一線城市的水平發(fā)展，這些城市不斷增加市政基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目以及一些商用的大型建筑，想要依靠這些大型建設(shè)項(xiàng)目的帶動(dòng)，讓城市的發(fā)展可以上升一個(gè)層級(jí)。其中包括很多的重大交通工程，這些交通工程上的檔案信息在政府的年度納入規(guī)劃中具有重要的作用，所以開展管理工作時(shí)，必須嚴(yán)格管理，重視管理質(zhì)量。

1 如何切實(shí)強(qiáng)化交通重點(diǎn)工程檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督

重大工程建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作，是一個(gè)較為棘手的問題，因?yàn)檫@項(xiàng)工做涵蓋的任務(wù)量很多，業(yè)務(wù)主管部門在對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行落實(shí)時(shí)，可能會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，這些問題的必須得到超前介入性的指導(dǎo)，只有這樣才能讓工程建設(shè)與檔案管理工作之間問題得到綜合性管理。

1.增加業(yè)務(wù)指導(dǎo)上的監(jiān)督力度

檔案管理部門想要工作運(yùn)行的質(zhì)量得到維護(hù)，在實(shí)際工作開展的過程中首先要想到的是增加與工程建設(shè)部門之間的聯(lián)系，這樣的做法的目的可以讓檔案信息整理與收集上的過程變得更加有序，同時(shí)檔案管理部門與建設(shè)部門之間的溝通次數(shù)變多了以后工程建設(shè)期間一旦有哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)狀況，兩個(gè)部門之間可以直接進(jìn)行商議，讓問題可以得到第一時(shí)間解決。另一方面檔案信息管理收集人員在工程建設(shè)過程中收集資料信息時(shí)，可以從側(cè)面對(duì)建設(shè)進(jìn)程上的各個(gè)組織步驟進(jìn)行監(jiān)督，這也是提升建設(shè)工作人員的工作質(zhì)量的重要舉措。讓業(yè)務(wù)工作人員的工作效率提升有很大的幫助。

2.完善檔案管理機(jī)制

檔案管理部門要采取多種形式，加大宣傳力度，組織工程建設(shè)行政領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、檔案管理人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《江蘇省交通重點(diǎn)工程檔案管理辦法》《關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》、交通部《公路工程質(zhì)量管理辦法》和省交通廳《公路工程質(zhì)量管理辦法》等法律法規(guī)，宣傳重點(diǎn)工程檔案的重要性，切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)。對(duì)每一個(gè)重點(diǎn)工程，都要建立健全檔案管理機(jī)制，明確一名項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主抓檔案工作，落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員收集保管好檔案資料，使工程檔案在建設(shè)過程中始終處于受控狀態(tài)，從而確保重點(diǎn)工程檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)歸檔。

3.全程跟蹤管理模式的使用

交通重點(diǎn)工程中的檔案管理工作的任務(wù)量巨大、占用時(shí)間長(zhǎng)，這些工作在實(shí)際安排的過程中還必須得到同步跟蹤管理才能將工作上的相關(guān)資料進(jìn)行較為完整的收集，因?yàn)橹卮蠼ㄔO(shè)工程的資料在處理過程中會(huì)經(jīng)歷一場(chǎng)復(fù)雜的過程，大多數(shù)情況下，檔案管理工作還與工作責(zé)任與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，這些竣工檔案的工作質(zhì)量如果沒有得到滿足，工程的正常處理流程就會(huì)出現(xiàn)很多的問題，進(jìn)而直接延后工程上繳的期限，這會(huì)讓工程建設(shè)企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以全程跟蹤管理模式的使用，可以有效提升工程建設(shè)的效率。

2 保障重大工程項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量的措施

1.深入貫徹工程檔案歸檔整理辦法

公路工程檔案的整理，要求達(dá)到《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》、《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB，r_l 1822—2008）的規(guī)定，分類科學(xué)，組卷合理，保持卷內(nèi)文件材料排列的合理有序。

2.把建立健全檔案管理體系作為工作重點(diǎn)

建設(shè)項(xiàng)目一般有幾個(gè)特點(diǎn)，一是都有一定的建設(shè)工期，工期一般都較長(zhǎng)，從立項(xiàng)審批到最后竣工，少則一兩年，多則三五年，工程一完就“人走樓空”；二是參建單位多。有設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等幾十家單位。三是流動(dòng)性強(qiáng)，不僅參建單位流動(dòng)性強(qiáng)，施工人員流動(dòng)性也強(qiáng)；四是參建單位檔案意識(shí)較差。由于檔案的完整準(zhǔn)確性是在文件資料形成時(shí)就已定格，事后無法補(bǔ)，所以資料形成也會(huì)有幾個(gè)這樣的特別：一是形成的檔案數(shù)量龐大，數(shù)據(jù)的齊全完整做起來特別難；--是單位眾多，各單位記錄數(shù)據(jù)所用表格、模式不統(tǒng)一；三是參建單位對(duì)檔案的重視程度參差不齊，檔案的準(zhǔn)確性控制難。

3.將檔案管理納入合同管理

項(xiàng)目單位要將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序之中，采取有力措施，確保工程檔案完整、準(zhǔn)確；各有關(guān)部門要積極和檔案部門協(xié)調(diào)配合，充分發(fā)揮自己的職能作用，重視和支持檔案工作，努力形成條塊結(jié)合、分工協(xié)作、齊抓共管的良好局面，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，做到完成一個(gè)項(xiàng)目，驗(yàn)收一個(gè)項(xiàng)目，歸檔入庫(kù)一個(gè)項(xiàng)目；項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)要同步進(jìn)行，做到同計(jì)劃、同實(shí)施、同驗(yàn)收。從實(shí)踐來看，約定及時(shí)移交業(yè)單位，杜絕了以往工程結(jié)束后，人去樓空的現(xiàn)象，這是—個(gè)比較有效地辦法。

4.做好工程檔案的預(yù)立卷工作

預(yù)立卷工作是文件材料隨時(shí)收集積累最有效的形式，它是指工程項(xiàng)目責(zé)任者或業(yè)務(wù)部門立卷人員，隨時(shí)將工程實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷?xiàng)l款，歸人相應(yīng)的卷盒，預(yù)見性做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。

3 結(jié)語

通過以上對(duì)重大工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作上的相關(guān)論述，可以從中獲得的經(jīng)驗(yàn)是重大工程建設(shè)項(xiàng)目的安全管理工作非常重要，檔案收集管理工作人員在與工程建設(shè)上的工作人員進(jìn)行交接時(shí)，一定要進(jìn)行緊密的配合，組織安排的過程中可以先將問題進(jìn)行仔細(xì)比對(duì)，然后再進(jìn)行工作上的交接，讓建設(shè)工程的相關(guān)檔案信息真實(shí)性以及可參考性得到保證。

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