探討如何有效開展高校教學秘書工作

閻爍

摘 要： 教學是高校的中心工作，教學質(zhì)量是高校的生命力，教學秘書的工作正服務于此。一切為教學服務是教學秘書的目標和準則。它承擔著橫向縱向的溝通、協(xié)調(diào)職能，如果高校好比一部機器，教務工作就好比當中的鏈條，串聯(lián)起各個教學崗位，并進行科學合理的安排。它的實踐性、經(jīng)驗性較強，既要腳踏實地，又要不斷勤于思考；既要科學嚴謹，又要機動靈活、周全計劃，以保障教學工作規(guī)范有序地運行。看似繁雜瑣碎，實則責任重大。如何高效開展教學秘書工作值得在實踐中探討。

關(guān)鍵詞： 高校教學 教學秘書 教學管理 教學研究

“教學是立校之本”，一切圍繞教學是高校的宗旨。教學管理是高校管理的重點，教學管理的質(zhì)量直接影響教學質(zhì)量，進而影響高校的根本任務——人才培養(yǎng)。教學秘書作為高校教學管理中的基層實施者，在教學活動中是最直接的參與者，一切為教學、為師生服務即是教學秘書的主要工作任務。教學秘書工作看似簡單，卻是整個教學運行過程中最不可缺少的。教學秘書工作對高校教學如此重要，在明確教學秘書的工作職責后，如何在教學管理工作中有效發(fā)揮作用，如何理清思路，提高工作效率，更好地服務師生，保證教學，是每一個教學秘書都需要思考的。

一、教學秘書工作的特點

（一）服務性。

教學工作是高校的核心，一切為教學是教學秘書工作的準則。就院系教學秘書而言，在整個教學管理制度的實施、教學計劃的落實過程中是重要的一環(huán)。在教學信息的傳遞中上聯(lián)下達、聯(lián)系左右，是重要的溝通樞紐。服務性就貫穿在落實、溝通的過程之中，同時體現(xiàn)在大量具體的教學事務工作之中，如教材征訂、考試事務、教學信息填報、教學資料收集等。

教學秘書作為學院的一個窗口，面向的直接對象是教師和學生。服務師生，不單單是一句簡單的口號。盡可能滿足每位師生合理的教學要求，做好人性化的服務，牢記“教學無小事”。工作中涉及各部門、老師的信息需要逐一確認，有時需要加班加點保證完成任務?！板\上添花，更要雪中送炭”，想人之所想，急人之所急，在工作中需要真誠熱情、不怕辛苦、不計得失、甘于奉獻。

（二）日常性。

教學工作具有一定的計劃性，它不同于其他社會工作，一切日常教學管理工作需要按照既定的教學計劃執(zhí)行落實，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。按照教學進度表，每個教學周都有大量常規(guī)性的教學管理工作：補考、重修、教學日歷、班級課表的發(fā)放、教材領(lǐng)取、四六級報名，期中教學檢查、期末考試安排、教學信息的整理存檔，等等。此外，臨時的教師調(diào)課、上課考試信息等相關(guān)的通知，也需要教學秘書協(xié)調(diào)處理。每學期從開學前到期中到學期結(jié)束后，教學秘書都需要一如既往，嚴格按照教學進度執(zhí)行實踐。處理日常工作需按計劃推進，面對繁雜瑣碎的工作，要堅持常年如一日，日常做好每一項工作，按時完成每項任務。

（三）綜合性。

教學秘書的工作內(nèi)容圍繞整個教學活動展開，工作內(nèi)容幾乎涉及學院教學管理的各個方面。既要協(xié)助教務處、學院管理教學，又要完成教學方面的具體事務，有時會涉及各個相關(guān)教學部門的協(xié)調(diào)溝通，還要完成教師臨時交辦的教學相關(guān)事宜，同時接待學生對教學的相關(guān)咨詢。因此，教學秘書實際上屬于綜合性工作。

（四）經(jīng)驗性。

教學秘書工作繁雜瑣碎、千頭萬緒。大量的工作需要教學秘書熟悉教學管理文件、管理流程、熟練使用教學管理軟件，按照教學規(guī)律有計劃、有步驟、有組織地開展，使教學運行有條不紊。教學秘書工作不能紙上談兵，而要落實行動。有時看似簡單的聯(lián)絡事項，涉及幾個部門，牽一發(fā)而動全身。如何高效工作，需要教學秘書不僅懂管理，還需要邊工作邊學習，在實踐中吸取經(jīng)驗，在實踐中摸索進步。不斷提高業(yè)務素質(zhì)，培養(yǎng)準確的分析判斷能力，及時發(fā)現(xiàn)問題，分析問題的同時找到問題發(fā)生的原因和可能造成的后果，根據(jù)不同情況做出相應的安排。點點滴滴都需要在實踐中學習，在學習中積累經(jīng)驗，提高教學管理效率和水平，提高教學管理的能力。

二、如何高效做好教學秘書工作

（一）愛崗敬業(yè)、培養(yǎng)良好心態(tài)，強化服務意識。

教學秘書的工作內(nèi)容量大，責任重大，身心壓力較大。往往任勞任怨、默默無私地奉獻著，卻少有晉升的機會。因此，教學秘書要發(fā)揚不怕苦、不怕累的工作作風，在工作中把細心、耐心、責任心滲透到每個工作細節(jié)，做到一切為了教學。愛崗敬業(yè)，不斷增強對本職工作的認同感。同時，注意調(diào)節(jié)滲透心情，保持平和心態(tài)，心胸寬廣，培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，積極團結(jié)他人，善于溝通協(xié)調(diào)，甚至用積極樂觀的心態(tài)影響他人，快樂工作，享受工作。使教學秘書發(fā)揮窗口的作用，服務整個教學運行，保證教學秩序。

（二）提高自身素質(zhì)，增強各項業(yè)務能力。

教學秘書的業(yè)務素質(zhì)直接關(guān)系教學管理的質(zhì)量，提高教學秘書的各項素質(zhì)是重中之重?！案梢恍?，愛一行，精一行”，教學秘書在教學管理過程中既要熟悉教學文件管理、教學管理的各項規(guī)章制度、工作程序，又要不斷學習，提高自身的業(yè)務水平。1.熟練掌握現(xiàn)代化辦公技能。需要熟練操作計算機，學習運用各種信息平臺，服務教學。2.鍛煉熟練的語言文字表達能力。教學秘書作為教學信息傳遞的重要環(huán)節(jié)，包括傳達領(lǐng)導的指示、轉(zhuǎn)達師生的教學反饋等，要求信息傳遞得準確及時，語氣隨和，語言得體，表達清楚，言簡意賅。3.統(tǒng)籌兼顧，勤于思考，有條理性，思維敏捷，分清事務的輕重緩急，從而提高工作效率。

（三）重視教學秘書隊伍建設(shè)，創(chuàng)新管理模式。

高校教學模式不斷創(chuàng)新，辦學模式不斷豐富，新時期要求教學秘書不但熟悉現(xiàn)代化的管理技術(shù)、自如運用教學管理軟件、熟知教學管理內(nèi)容，還要懂教育、懂管理、懂心理。只有不斷學習，與時俱進，才能滿足教學管理更高的要求。不能局限在單一的管理模式中，要全面、橫向發(fā)展，創(chuàng)造校際聯(lián)系機會，互相交流經(jīng)驗，學習探討，取長補短，與時俱進，使教學秘書提升業(yè)務水平。實際情況是教學秘書大多整日忙于繁雜的事務，無暇他顧，更難以開展教學管理研究。高校應重視教學秘書隊伍建設(shè)，建立合理評價機制，適當提高教學秘書的工作待遇，把教學秘書隊伍的建設(shè)納入高校師資的培養(yǎng)計劃。同時，教學秘書應自覺將個人理想和奮斗目標同學校的工作安排、個人從事的內(nèi)容緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)個人價值。

時代不斷發(fā)展，教學秘書應不斷增強責任感、使命感、緊迫感。加強業(yè)務學習，做好日常工作的積累和總結(jié)，培養(yǎng)職業(yè)素質(zhì)，提高溝通協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)各方的紐帶和橋梁，不斷完善自我，提高綜合素質(zhì)。及時、準確、高效地服務好院內(nèi)各項教學工作。在實踐中學習、成長，用謙虛的態(tài)度和飽滿的熱情，盡職盡責，以服務理念勉勵自我，為學院的建設(shè)、學校的發(fā)展和社會的進步盡綿薄之力。

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