物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)視角下的新型檔案管理模式探究

馬曉鶯

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適用當(dāng)前人們對(duì)信息快速獲取的需求，在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用場(chǎng)景不斷發(fā)展的形勢(shì)下，檔案管理新的發(fā)展模式和動(dòng)向，提出了基于“微信息”、“富信息”以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)手機(jī)客戶端檔案利用和管理的新模式。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；模式

物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IoT）是指利用無(wú)線傳感器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物 -物（Machine-to-Machine）互聯(lián)、物 - 人（Machine-to-Man）互聯(lián)的技術(shù)，被美國(guó)麻省理工學(xué)院技術(shù)評(píng)論譽(yù)為未來(lái)改變?nèi)藗兩畹氖蠹夹g(shù)之首。物聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)管理領(lǐng)域的影響是顛覆性的，它是對(duì)傳統(tǒng)管理模式與思維領(lǐng)域的一種大的突破，它的成熟與發(fā)展也為其他行業(yè)帶來(lái)了質(zhì)的變化與提升。

檔案管理，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息資源管理系統(tǒng)中重要的一環(huán)，傳統(tǒng)檔案管理方式與理念也同樣受到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的影響與沖擊。如何更好的適應(yīng)新形勢(shì)，將其引入到傳統(tǒng)檔案管理模式中，使檔案與信息得到更好的管理與利用，是本文研究與關(guān)注的主要內(nèi)容。

1 基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下幾種檔案管理新模式的構(gòu)想

1、“微信息”管理模式

“微信息”指的是和每個(gè)檔案文件關(guān)聯(lián)的、僅包含基本檔案信息的電子標(biāo)簽，我們稱之為檔案定位信息?！拔⑿畔ⅰ惫芾砟Ｊ街饕獜摹拔铩钡膶用婵紤]，采用通信距離稍長(zhǎng)的 RFID （Radio Frequency I-dentification）標(biāo)簽技術(shù)，側(cè)重于解決檔案定位管理問(wèn)題。

RFID 標(biāo)簽技術(shù)，又稱無(wú)線電識(shí)別技術(shù)，是物聯(lián)網(wǎng)中的一種較為成熟的數(shù)據(jù)感知和傳輸技術(shù)。這種管理模式之下的系統(tǒng)，主要可以由兩個(gè)部分組成：第一個(gè)部分是和每個(gè)檔案盒相關(guān)聯(lián)的 RFID 標(biāo)簽。

在實(shí)際使用中，從成本和通信距離的角度考慮，一般采用無(wú)源的高頻 RFID 標(biāo)簽。

該標(biāo)簽可以粘貼在檔案盒上，標(biāo)簽內(nèi)部主要存儲(chǔ)了關(guān)于檔案的標(biāo)識(shí)信息；第二個(gè)部分是分布在檔案館墻壁或者天花板上的RFID 讀寫(xiě)器。讀寫(xiě)器由天線、電磁耦合元件以及芯片組成。在工作時(shí)，讀寫(xiě)器利用天線能夠產(chǎn)生射頻場(chǎng)，在射頻場(chǎng)覆蓋范圍內(nèi)的 RFID 標(biāo)簽利用內(nèi)置的天線可以和讀寫(xiě)器進(jìn)行通信。

至此我們可以通過(guò) RFID 標(biāo)簽與讀寫(xiě)器獲取所存檔案的位置信息，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的定位管理。

2、“富信息”管理模式

在信息化社會(huì)，對(duì)于檔案查詢利用來(lái)說(shuō)，人們往往期望快速的獲取到有幫助的知識(shí)信息。“微信息”管理模式雖然能夠較好的解決“物”的管理問(wèn)題，但不能便捷提供“檔案內(nèi)容”方面的信息。為此，我們提出“富信息”的知識(shí)管理模式。也就是說(shuō)給所管理的館藏檔案加一個(gè)“身份證”，除了定位以外，還可以嵌入電子文件的元數(shù)據(jù)信息，以及對(duì)文件信息內(nèi)容或標(biāo)題進(jìn)行描述。此時(shí)“富信息”可以大量收集并管理存儲(chǔ)在大容量電子標(biāo)簽中豐富的檔案語(yǔ)義信息，還可以將這些豐富的檔案語(yǔ)義信息關(guān)聯(lián)到互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)中。

此模式中一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題是電子標(biāo)簽內(nèi)“富信息”的生成問(wèn)題。標(biāo)簽內(nèi)容除了檔案文件的電子編目外，內(nèi)置的存儲(chǔ)空間還能夠存儲(chǔ)檔案文件的摘要信息。傳統(tǒng)檔案摘要往往于依賴于人工生成，所摘要的信息常常存在不全面、不客觀和不準(zhǔn)確等問(wèn)題。為此我們可以將自動(dòng)摘要技術(shù)用于檔案“富信息”模式中，對(duì)檔案文件內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)壓縮，并保證壓縮后形成的自動(dòng)摘要能夠覆蓋原檔案的所有主題且不重復(fù)。

自動(dòng)摘要技術(shù)可以快速地自動(dòng)生成大量檔案文件的摘要信息，大大提高了人工檔案摘要的效能，有效地解決“富信息”的生成問(wèn)題。自此包含了檔案文件編目信息、電子格式信息以及自動(dòng)摘要信息的“富信息”成為了檔案文件的新的定位系統(tǒng)，此定位系統(tǒng)不僅包括了“物”的位置定位信息，更為重要的是實(shí)現(xiàn)了“檔案內(nèi)容”的定位，為檔案利用提供了廣闊的新途徑。

3、檔案文件“掌”中開(kāi)放式管理利用新模式

“掌”指的是各種移動(dòng)設(shè)備，即通過(guò)開(kāi)發(fā)智能客戶端擴(kuò)大檔案主動(dòng)利用及管理途徑。“掌”中管理新模式針對(duì)的是檔案館工作人員。隨著物聯(lián)網(wǎng)中讀寫(xiě)器的小型化，目前市面上部分智能手機(jī)已經(jīng)將讀寫(xiě)器集成到手機(jī)內(nèi)部，也即智能手機(jī)擁有了讀寫(xiě)器的功能，能夠讀寫(xiě)檔案文件的“微信息”或“富信息”。打通了物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的通道后，檔案管理人員利用開(kāi)發(fā)的檔案管理手機(jī)客戶端軟件便可以進(jìn)行“掌”中的便捷檔案管理。

針對(duì)不同的檔案館檔案管理需求，可以開(kāi)發(fā)相應(yīng)的功能模塊，一般通用的模塊主要包括：1）檔案文件定位模塊。將要查詢的檔案名稱寫(xiě)入手機(jī)客戶端軟件，當(dāng)要查詢的檔案在手機(jī)讀寫(xiě)器發(fā)送的射頻場(chǎng)范圍內(nèi)時(shí)，手機(jī)客戶端可以通過(guò)聲音或者振動(dòng)的方式提醒檔案管理人員；2）電子標(biāo)簽更新模塊。當(dāng)檔案文件的“微信息”或“富信息”發(fā)生修改時(shí)，檔案管理人員只需將修改內(nèi)容輸入手機(jī)客戶端軟件，客戶端軟件通過(guò)手機(jī)上的讀寫(xiě)器將修改內(nèi)容在對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽上進(jìn)行更新操作。

此外，“掌”中檔案開(kāi)放管理利用模式由于公開(kāi)了編程接口平臺(tái)，能夠吸引大量第三方開(kāi)發(fā)人員開(kāi)發(fā)有特色的檔案利用軟件，從而最大化檔案文件的利用價(jià)值。

2 新技術(shù)下幾種檔案管理新模式的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

1、在檔案整理鑒定方面極大地提高了檔案管理效能。

無(wú)論是基于 RFID 標(biāo)簽技術(shù)下的“微信息”管理模式，還是基于自動(dòng)摘要技術(shù)下的“富信息”管理模式，都對(duì)傳統(tǒng)檔案管理有了很大的改進(jìn)，相對(duì)于過(guò)去檔案編目環(huán)節(jié)中人工錄入、修改；檔案整理鑒定環(huán)節(jié)中人工鑒定、摘要等復(fù)雜繁瑣的程序來(lái)說(shuō)，這幾種新的管理模式的引入則完全改變了檔案管理的節(jié)奏。讀寫(xiě)器可以快速的對(duì) RFID 標(biāo)簽進(jìn)行掃描，并且可以一次性地寫(xiě)入、讀取或修改大量的檔案編目數(shù)據(jù)，有效地解決了常規(guī)檔案管理中存在的諸如人工檔案編目流程繁瑣低效和檔案定位耗時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。自動(dòng)摘要技術(shù)的引入更是對(duì)檔案內(nèi)容信息處理的智能化的有益嘗試，它們都極大地提高了檔案管理的工作效能。

2、在檔案保管方面為檔案實(shí)體安全提供了一種新途徑。

在檔案保管方面幾種新模式中所運(yùn)用的 RFID 標(biāo)簽安全性能較高，所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息采用加密保護(hù)，不易被非法獲取及篡改，配合一定的門禁系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)警報(bào)功能，防止檔案“非法”走失，因此為檔案實(shí)體安全保管提供了一種新途徑。此外由于新模式中很好的實(shí)現(xiàn)了檔案的“定位”信息，因此它也極大的方便了檔案的出入庫(kù)管理與清點(diǎn)工作，是檔案實(shí)體便捷保管的一種新嘗試。

3、在檔案提供利用方面開(kāi)創(chuàng)了一種全新的開(kāi)放式的模式。

在檔案提供利用上我們通過(guò)“掌”中開(kāi)放式平臺(tái)提供所有館藏檔案的“富信息”，使得利用者可以通過(guò)各種移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地搜索定位檔案，便捷地獲取檔案摘要信息，方便利用者從海量的檔案文件中找到自己所需要的信息，為進(jìn)一步檔案實(shí)體利用提供指導(dǎo)性線索。這種開(kāi)放式模式為檔案開(kāi)拓公共服務(wù)功能提供了一種很好的范本。

3 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的缺點(diǎn)及有待改進(jìn)的方向

雖然這幾種新模式有很多的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理有很大的改進(jìn)與優(yōu)勢(shì)。但現(xiàn)實(shí)中這幾種模式要真正的實(shí)施會(huì)碰到RFID 讀寫(xiě)器空間部署成本和優(yōu)化難題。

此問(wèn)題類似于移動(dòng)通信中基站分布不合理導(dǎo)致的信號(hào)盲區(qū)問(wèn)題。從成本和通信所允許的合法頻率范圍考慮，目前的 RFID標(biāo)簽一般選擇的是無(wú)線通信距離在 1 米左右的高頻非接觸 RFID 標(biāo)簽。假設(shè)一間檔案房間的面積為 100 平方米，那么需要部署的 RFID 讀寫(xiě)器數(shù)目不能少于 100個(gè)。如此密集的部署，一方面購(gòu)買讀寫(xiě)器和綜合布線的成本太高，另外一方面讀寫(xiě)器的位置放置本質(zhì)上是一個(gè)組合優(yōu)化的難題，加上讀寫(xiě)器之間無(wú)線干擾的存在，使得很難避免讀寫(xiě)盲區(qū)的出現(xiàn)。endprint