對《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的思考

鄒靜

摘 要：國家檔案局10號令是適應市場經(jīng)濟體制下的檔案管理工作要求，是企業(yè)結合實際貫徹執(zhí)行的文件。我公司通過加強學習，完善檔案人員隊伍，充分發(fā)揮專兼檔案員職能，分步驟確定歸檔范圍，完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)歸檔文件的應歸盡歸。

關鍵詞：檔案局10號令；檔案資源；資產(chǎn)關系檔案管理

2012年12月17日，國家檔案局頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令），自2013年2月1日施行。

我所在單位公司對10號令開始加大力度組織學習和落實。在學習過程中深刻認識到10號令不僅是對企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，也是在企業(yè)作為市場經(jīng)濟主體地位不斷凸顯的大背景下，結合企業(yè)自身發(fā)展特點開展企業(yè)檔案資源建設的重要依據(jù)。

1 10號令出臺的重要背景

1、企業(yè)檔案管理隨著市場的發(fā)展而發(fā)展

近年來，我國現(xiàn)代企業(yè)管理再社會主義市場經(jīng)濟的大環(huán)境下伴隨著信息化的發(fā)展帶來了包含企業(yè)檔案管理的變化，其變化在兩個方面表現(xiàn)得尤為突出，一方面企業(yè)管理在規(guī)范企業(yè)內(nèi)控管理、科研生產(chǎn)一線輸入、研發(fā)實力積累、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量、展現(xiàn)企業(yè)形象等方面所起的重要憑證依據(jù)和參考作用越來越明顯；另一方面，企業(yè)檔案管理的環(huán)境、對象等都發(fā)生全新的變化，特別是電子文件的大量產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)和機遇。

2、市場經(jīng)濟環(huán)境下對檔案管理提出了更高的要求

國際上，安然事件出現(xiàn)后，美國版本了“薩班斯法案”，該法案明確了會計檔案的保管期限，而且要求必須充分保證會計檔案的真實性和長期可用性。在國內(nèi)，財政部、審計署、證監(jiān)會、保監(jiān)會五部門印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、《企業(yè)內(nèi)部控制應用、評價和審計指引》中，要求企業(yè)應當妥善保存相關記錄或資料，要求企業(yè)建立完善的檔案記錄管理。

3、10號令引入了資產(chǎn)關系的內(nèi)容

10號令第三條指出：“各級檔案管理部門依照資產(chǎn)關系分別負責對文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督?！边@其中將“資產(chǎn)關系”概念引入到檔案工作中，是十分必要和及時的。也就是說，企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍，而且從10號令的歸檔范圍來看，也是囊括了企業(yè)所有的各類活動中產(chǎn)生的重要文件。

2 10號令的法律地位

10號令“以令”的形式發(fā)布，屬國務院部門規(guī)章，是除《檔案法》和《檔案法實施方法》等法律法規(guī)外最有效的文件，居于一般的辦法、標準、規(guī)范上。10號令對企業(yè)文件材料收集、歸檔的范圍和相應的保管期限的規(guī)定實用性和操作性很強，是對現(xiàn)有企業(yè)檔案管理依據(jù)的有益補充。

3 在落實10號令過程中的思考

1、組織學習、完善隊伍

公司對專職檔案員和兼職檔案員進行10號令內(nèi)容的宣貫和組織學習。按照“企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍”思路的指引，我們意識到兼職檔案員掌握的第一手材料很關鍵，只有充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，讓其掌握10號令對本部門文件材料的要求，才有可能實現(xiàn)文件材料的“應歸盡歸”。

2、分步梳理公司檔案歸檔范圍和保管期限

集中學習后，考試分步梳理公司實際的檔案歸檔范圍和保管期限。第一步是部門層級的梳理。部門兼職檔案員對照10號令的范圍要求，梳理各部門應當歸檔的范圍和保管期限。第二步是公司級的梳理。專職檔案在匯總部門的情況后，進行集中討論，確定公司文件材料的歸檔范圍和保管期限，并納入公司檔案頂層文件。

3、與現(xiàn)有檔案類目劃分的銜接

公司按照10號令的總歸檔范圍，設計了規(guī)檔方案，最大限度地發(fā)掘現(xiàn)有檔案類目的包容性，將新的歸檔范圍盡可能合理地納入其中。并要求完成歸檔范圍與檔案類目劃分的對應關系的梳理。同時，完善公司現(xiàn)有各門類的檔案管理方法，將新的歸檔范圍和保管期限要求納入到具體的管理方法中。兼職檔案員只需要熟知自己部門的歸檔范圍和保管期限，做到應歸盡歸。歸檔材料與檔案類目的銜接由專職檔案員完成。

4、加強預立卷指導，積極為公司各類檢查提供檔案材料

公司檔案部門樹立了檔案前端控制思想，要求對檔案產(chǎn)生部門的預立卷指導工作，監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，與業(yè)務部門配合。

通過上述幾個方面的措施，公司的檔案資源體系建設進一步完善。然而，檔案資源建設是一項長期而艱巨的基礎性工作，以后我們將持續(xù)深入貫徹執(zhí)行國家檔案局10號令，大力推進檔案資源建設，促進企業(yè)檔案工作的發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展助力。

參考文獻

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[2]朱桂玲薩班斯-奧克雷法案與企業(yè)文檔管理《山西檔案》2016（2）endprint