醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理路徑的實(shí)踐探索

李金波+郭棟

摘 要：隨醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展和醫(yī)療改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案作為一種較為特殊的信息資源，其不僅記錄了醫(yī)院的重大事件，還存儲(chǔ)了醫(yī)院的醫(yī)療科技成果。與此同時(shí)，現(xiàn)代醫(yī)院在與多類(lèi)型單位合作的過(guò)程中，還會(huì)形成不同類(lèi)別的檔案，如與法律部門(mén)合作開(kāi)展醫(yī)療法檢活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生案件檔案、訴訟檔案，與防疫部門(mén)合作會(huì)產(chǎn)生病歷檔案、防疫檔案等等。然而，目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作卻一直處于被忽視的地位?；诖?，本文在概述醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)上，從醫(yī)院檔案管理制度、信息化建設(shè)、管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及檔案管理方式四個(gè)方面著手，研究其中存在的問(wèn)題，并提出了與之相應(yīng)的對(duì)策，以希望為最大限度提升我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)效能，更好地促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供規(guī)范化管理新思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；管理路徑

醫(yī)院檔案作為我國(guó)信息資源和各醫(yī)院整個(gè)醫(yī)院管理的重要組成部分，隸屬于比較特殊的信息資源，主要包括文件、音像、圖表、以及磁盤(pán)等等，其不僅具有憑證作用，為臨床研究提供線索和依據(jù)，還具有參考價(jià)值，為提高醫(yī)療科技，推進(jìn)教學(xué)改革，以及促進(jìn)醫(yī)學(xué)可持續(xù)發(fā)展提供重要的參考價(jià)值[1]。然而，在新醫(yī)改政策背景下，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)雖然取得了不斷的進(jìn)步和發(fā)展，但在檔案管理方面還處于初級(jí)階段。與此同時(shí)，我國(guó)醫(yī)院檔案的種類(lèi)也是非常繁雜的，不僅包括與不同單位合作而產(chǎn)生的醫(yī)院檔案，還包括本身所應(yīng)具有的檔案。由此可見(jiàn)，建立并健全一套行之有效且較為科學(xué)和規(guī)范的醫(yī)院檔案管理體系的重要性。鑒于此，本文主要從以下三方面展開(kāi)了論述。

1 醫(yī)院檔案管理概述

檔案工作以延長(zhǎng)檔案使用壽命為基本內(nèi)容，以最大限度開(kāi)發(fā)檔案信息資源為關(guān)鍵，以服務(wù)社會(huì)現(xiàn)代化為根本目的。由此可見(jiàn)，檔案工作的重要使命和價(jià)值。胡錦濤同志更是從黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的高度對(duì)其給予了高度的肯定。檔案工作可以真實(shí)記錄人類(lèi)的實(shí)際活動(dòng)，還可以為人們認(rèn)識(shí)規(guī)律、把我規(guī)律提供依據(jù)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的重要組成部分[2]。醫(yī)院檔案管理作為檔案工作的一部分，其價(jià)值和意義更是不言而喻的。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案主要包括人事檔案、病歷檔案、以及文書(shū)檔案[3]。在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，各醫(yī)院所采用的管理方式主要是分而治之，多部門(mén)管理模式，即人事檔案由人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)，病歷檔案由醫(yī)務(wù)處病案室負(fù)責(zé)，影像圖文檔案由各醫(yī)技科室負(fù)責(zé)，而文書(shū)檔案由檔案室負(fù)責(zé)[4]。然而，現(xiàn)今醫(yī)院由于與社會(huì)各部門(mén)多方合作，醫(yī)院檔案就不僅僅限于這三類(lèi)，還存在與法律部門(mén)合作開(kāi)展醫(yī)療法檢活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生案件檔案和訴訟檔案，以及與防疫部門(mén)合作產(chǎn)生的病歷檔案、防疫檔案等等[5]。由此可見(jiàn)，采用傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足醫(yī)院的實(shí)際需求。因此，針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，基于問(wèn)題的角度，探討醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的管理路徑具有非常重要的實(shí)踐價(jià)值和意義。

2 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院檔案管理體制不健全

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院管理制度還存在一定的問(wèn)題，主要變現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理制度不完善，管理人員的責(zé)權(quán)不明確，以及管理結(jié)構(gòu)設(shè)置雜亂等等。例如，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理所涉及的使用科室、職能科室、以及檔案室在責(zé)權(quán)和分工方面沒(méi)有清晰的劃分。同時(shí)，各部門(mén)在協(xié)調(diào)檔案管理工作的過(guò)程中，其工作協(xié)調(diào)性差，進(jìn)而導(dǎo)致各部門(mén)、各科室的只能沒(méi)有得到有效的發(fā)揮。另外，由于工作模式以及管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致管理混亂。與此同時(shí)，在管理的過(guò)程中，各部門(mén)僅對(duì)自己部門(mén)的檔案進(jìn)行管理，且僅對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致各部門(mén)缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致檔案信息資源浪費(fèi)，阻礙醫(yī)院發(fā)展。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)不完善

醫(yī)院檔案管理信息化主要是指在醫(yī)院檔案管理工作中，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理以及開(kāi)發(fā)等，進(jìn)而促進(jìn)其服務(wù)社會(huì)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的目的[6]。然而，鑒于目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理內(nèi)容繁雜，且權(quán)責(zé)不明，進(jìn)而增加了我國(guó)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的難度。其中，信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系滯后就是最重要的一個(gè)原因。各醫(yī)院在推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程中，由于所應(yīng)用的檔案管理軟件和管理信息的多樣化，導(dǎo)致各軟件系統(tǒng)之間兼容性較低，進(jìn)而各醫(yī)院的內(nèi)部，在管理檔案時(shí)，較為獨(dú)立，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源不具有共享的功用。例如，人事檔案的管理主要應(yīng)用的是人事檔案管理系統(tǒng)，而醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的管理又有獨(dú)立的醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這就導(dǎo)致信息查詢和使用的不方便。

2.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

一直以來(lái)，各醫(yī)院主要是以醫(yī)療技術(shù)人員為主，所以其在數(shù)量上和質(zhì)量上均具有較高的水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。然而，醫(yī)院檔案管理人員卻恰好相反，不僅數(shù)量上缺少，在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上更是欠缺。目前，各醫(yī)院檔案管理人員主要是以邊學(xué)邊用的方式展開(kāi)工作的。與此同時(shí)，鑒于醫(yī)院各項(xiàng)工作的繁重，所以，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員更是缺乏機(jī)會(huì)和時(shí)間來(lái)提高自身的檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。另外，醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作缺乏重視也是導(dǎo)致相關(guān)管理人員忽視該項(xiàng)工作的一個(gè)重要原因。例如，忽視對(duì)檔案管理人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)，也不注重檔案管理人員的進(jìn)修學(xué)習(xí)等等。

2.4 醫(yī)院檔案管理方式不恰當(dāng)

目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理方式主要采用的是分而治之，多部門(mén)管理模式，這在一定程度就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的完整性和連貫性欠缺，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)一步挖掘檔案管理工作中的有效信息，無(wú)法促進(jìn)其為社會(huì)服務(wù)，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。另外，在醫(yī)院檔案管理方面，各醫(yī)院更多地是將主要關(guān)注點(diǎn)放在了“管”上面，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的 “用”無(wú)法得到有效的挖掘和開(kāi)發(fā)。也就是說(shuō)，醫(yī)院檔案管理工作近注重檔案的收集、整理、以及保管，而并不注重檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，尤其是一些對(duì)于科研、教學(xué)等具有重要影響的檔案并沒(méi)有發(fā)揮其所應(yīng)具有的價(jià)值。

3 醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思路

3.1 健全醫(yī)院檔案管理體制endprint

醫(yī)院檔案管理體制作為開(kāi)展檔案管理工作的重要保障之一，其對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化具有重要的影響。因此，為健全醫(yī)院檔案管理體制，應(yīng)從以下幾點(diǎn)著手：第一，各醫(yī)院從自身的實(shí)際情況出發(fā)，以檔案法等相關(guān)文件中的規(guī)定為依據(jù)，制定適合的檔案管理制度，并對(duì)其具體細(xì)節(jié)、責(zé)權(quán)以及分工等進(jìn)行明文的規(guī)定，以為實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作規(guī)范化提供參考標(biāo)準(zhǔn)；例如，各醫(yī)院成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理小組，負(fù)責(zé)收集各科室在檔案管理方面存在的問(wèn)題以及建議，然后檔案管理小組根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)和歸納，進(jìn)而制定適合自己醫(yī)院的管理制度。第二，建立檔案管理監(jiān)督制度，確保檔案管理制度的落實(shí)；第三，建立檔案保管、利用等制度，對(duì)檔案的保管和使用期限進(jìn)行規(guī)定。

3.2 完善檔案管理信息化建設(shè)

隨著醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化也逐漸成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)必將是關(guān)鍵的一環(huán)。因此，完善醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：第一，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，如文書(shū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化等。例如，病歷檔案網(wǎng)絡(luò)化的建立，應(yīng)以借助電子化檔案管理平臺(tái)，建立“一站式”服務(wù)體系，不僅實(shí)現(xiàn)了檢索的快捷和方便，還實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。第二，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，增強(qiáng)其信息化管理的水平和質(zhì)量。例如，醫(yī)院檔案管理部門(mén)從實(shí)際情況出發(fā)，建立局域網(wǎng)。進(jìn)而將文書(shū)、人事、以及設(shè)備等等，將其擴(kuò)展為整個(gè)醫(yī)院的檔案信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制與其相配套的自動(dòng)化辦公軟件，且從實(shí)際出發(fā)，減少冗余系統(tǒng)，增加需要構(gòu)建的系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

3.3 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化具有至關(guān)重要的影響。因此，為進(jìn)一步提高我國(guó)醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，應(yīng)主要從以下幾方面著手：第一，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。例如，各醫(yī)院檔案管理主要負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)人將檔案管理的重要性進(jìn)行大力的宣傳，以促使其將檔案管理工作提升議事日程。第二，醫(yī)院內(nèi)部展開(kāi)培訓(xùn)或邀請(qǐng)轉(zhuǎn)接進(jìn)行講座及現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)；第三，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，作為兼職檔案管理人員，以充實(shí)現(xiàn)有的檔案信息管理隊(duì)伍；最后，個(gè)醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃之中，通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊(duì)，從整體上提高醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.4 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式

檔案管理方式的創(chuàng)新和完善對(duì)于規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作具有重要的意義，因而應(yīng)主要從以下幾方面進(jìn)行：第一，創(chuàng)新管理模式，形成統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理方式，即形成由分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，院辦主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人組成的三級(jí)管理模式，以為實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)價(jià)值提供管理保障；第二，醫(yī)院檔案管理部門(mén)從思想上樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而將關(guān)注點(diǎn)更多滴放在醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)發(fā)和利用上。例如，積極參與各種編研活動(dòng)，進(jìn)而促使檔案管理與教學(xué)以及科研等部門(mén)的結(jié)合，如大事記匯編、醫(yī)療信息匯編、以及基礎(chǔ)數(shù)字匯編等等。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的重要財(cái)富，在新醫(yī)改政策背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然需求和趨勢(shì)。通過(guò)本文的研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化管理應(yīng)健全醫(yī)院檔案管理體制，完善檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，才能促使醫(yī)院檔案管理規(guī)范化。盡管目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，仍舊存在檔案管理意識(shí)薄弱，管理制度不健全、管理方式重管輕用等問(wèn)題，因此，未來(lái)還需從這幾方面加大醫(yī)院檔案管理的力度和強(qiáng)度，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，提升醫(yī)院檔案管理信息利用率。

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