新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路解讀

惠波

摘 要：檔案管理是醫(yī)療改革發(fā)展的重要依據(jù)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的要求是如今醫(yī)療水平提高的重點(diǎn)內(nèi)容之一。本文對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路進(jìn)行了分析探討，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；改進(jìn)

1 新醫(yī)改實(shí)施后醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1、部分檔案管理人員不具備良好的專業(yè)素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員，在專業(yè)水平、理論研究、文化程度等方面素質(zhì)區(qū)別較大。檔案管理人員大多數(shù)是因部門需要而調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)進(jìn)行檔案管理的，他們很少有人具備專業(yè)的管理能力，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)欠缺，而且缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法在檔案管理方面有所作為，更不可能進(jìn)行高效管理。從而出現(xiàn)檔案管理不及時(shí)、缺乏專業(yè)檔案管理的能力，導(dǎo)致醫(yī)院發(fā)沒(méi)有可靠的材料依據(jù)等問(wèn)題。

2、檔案管理目標(biāo)不明確

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要有一個(gè)明確的目標(biāo)，檔案管理人員應(yīng)該要對(duì)收集和整理的檔案類型、檔案的保存形式、檔案的用途等，有一個(gè)清晰地了解，從而使得醫(yī)院檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠按照相應(yīng)的目標(biāo)積極開(kāi)展各項(xiàng)管理工作。在實(shí)際施工過(guò)程中很多醫(yī)院的檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作受到影響。

3、具有較低的現(xiàn)代化管理水平

很多醫(yī)院的檔案室具有較少的儲(chǔ)存空間，由于空間的拮據(jù)，而使傳統(tǒng)方法收集的檔案不能全部歸檔保存。同時(shí)，極有可能遺失被刪選掉的文件，使醫(yī)院只留有非常有限的檔案信息。另外，醫(yī)院各個(gè)科室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表是醫(yī)院全年工作總結(jié)的數(shù)據(jù)來(lái)源，因?yàn)樾枰崛〈罅康牟牧?，不僅無(wú)形中使檔案管理人員的工作強(qiáng)度加大，同時(shí)還難免錯(cuò)漏一些手工提取的數(shù)據(jù)，與新形勢(shì)的發(fā)展需求不適應(yīng)。

4、醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工信息管理模式，對(duì)新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化管理重視度不高，對(duì)這方面的資金投入少之又少，最終產(chǎn)生的后果就是醫(yī)院因?yàn)檫\(yùn)轉(zhuǎn)資金不足，而無(wú)法購(gòu)買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息化管理，使信息管理效率低下、管理質(zhì)量無(wú)法媲美發(fā)達(dá)國(guó)家。甚至有些經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)信息管理方式，無(wú)法保障信息管理的準(zhǔn)確度。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院更應(yīng)該加大檔案管理的執(zhí)行力度，增加檔案管理的資金投入，重視管理人才的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，建立健全檔案管理制度，做好檔案安全管理工作，并充分發(fā)揮現(xiàn)代先進(jìn)管理手段的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而促使醫(yī)院檔案管理工作走向規(guī)范化、高效化的道路。

1、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有緊迫性。在醫(yī)院內(nèi)需要加大對(duì)檔案管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的傳統(tǒng)觀念，促進(jìn)其檔案管理工作意識(shí)的增強(qiáng)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要提高，這是進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。加大培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握熟悉計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)，提高其工作效率。同時(shí)醫(yī)院檔案管理應(yīng)該極大資金投入，例如構(gòu)建計(jì)算機(jī)、加濕機(jī)以及防磁柜等硬件設(shè)施，以此創(chuàng)造信息化建設(shè)的良好條件，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2、引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，建立電子管理網(wǎng)絡(luò)

計(jì)算機(jī)管理檔案，與時(shí)代發(fā)展需求相符。在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是以紙質(zhì)文本形式存儲(chǔ)，需要一定的占用空間。具有較差的共享性，不利于常年保存。而新的儲(chǔ)存方式的出現(xiàn)，具有一定的共享性，將儲(chǔ)存時(shí)間延長(zhǎng)的同時(shí)，也使存儲(chǔ)的范圍和內(nèi)容進(jìn)一步擴(kuò)大。但新技術(shù)不能完全將舊技術(shù)取代，必須有機(jī)的結(jié)合二者，結(jié)合檔案類型，對(duì)合適的儲(chǔ)存方式進(jìn)行選擇。新的歷史時(shí)期，醫(yī)院檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。具體包括文書管理、病例檔案和人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。目前，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，還有很多問(wèn)題存在。醫(yī)院應(yīng)與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，避免急于求成，使檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，與時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)相適應(yīng)。對(duì)檔案信息資源多渠道、深層次開(kāi)發(fā)，使檔案的使用價(jià)值進(jìn)一步提升。

3、做好檔案的安全維護(hù)工作

檔案存在的普遍安全問(wèn)題是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵等因素，都會(huì)導(dǎo)致文件在傳輸運(yùn)行中丟失、損毀等問(wèn)題的產(chǎn)生。為了解決這一問(wèn)題，醫(yī)院首先需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，避免因個(gè)人原因?qū)е滦畔⑿孤?、損毀，還應(yīng)引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)軟件，積極運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密、防入侵、防病毒等保護(hù)，為檔案安全提供技術(shù)支撐，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御性能。其次，一定要做好檔案的備份工作，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有的檔案文件進(jìn)行復(fù)制，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成的毀滅性損失。最后，檔案安全工作的良好開(kāi)展離不開(kāi)財(cái)力和人力的支持，醫(yī)院應(yīng)該在檔案安全維護(hù)上投入更多的資金，為檔案保密系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新提供重要的資金支持。

4、制定科學(xué)合理的管理目標(biāo)

在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)合理的管理目標(biāo)對(duì)于醫(yī)院的管理模式的創(chuàng)新改革有一定的導(dǎo)向性，在具體的工作中，醫(yī)院管理者應(yīng)該要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標(biāo)，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作進(jìn)行管理。比如在檔案管理過(guò)程中，也應(yīng)該要制定相應(yīng)的管理目標(biāo)，從而對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。比如要給檔案管理部門提出一定的要求，階段性目標(biāo)，如在一定時(shí)期內(nèi)要對(duì)醫(yī)院的所有檔案進(jìn)行歸類整理、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標(biāo)進(jìn)行工作調(diào)整，對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題和障礙進(jìn)行解決。在制定檔案管理目標(biāo)的過(guò)程中，檔案管理部門的所有人員都要參與其中，要對(duì)醫(yī)院的檔案管理目標(biāo)進(jìn)行了解，從而能夠更明確自己在工作中應(yīng)該要完成的任務(wù)，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效落實(shí)。

5、加大宣傳，促進(jìn)工作人員檔案管理意識(shí)的提高

醫(yī)院需要十分重視檔案管理，加大宣傳，讓工作人員充分意識(shí)到檔案管理的重要性，促進(jìn)其檔案管理意識(shí)的提高，同時(shí)在錄用檔案管理人員之時(shí)，應(yīng)該選擇檔案管理相關(guān)專業(yè)人員優(yōu)先錄用，加大培訓(xùn)，提高其工作效率。同時(shí)，對(duì)老員工需要進(jìn)行繼續(xù)教育，讓其進(jìn)修學(xué)習(xí)，促進(jìn)老員工知識(shí)水平以及管理工作能力的提高。還可以制定相關(guān)的考核以及獎(jiǎng)懲制度等，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，不斷學(xué)習(xí)總結(jié)提高檔案管理水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

新醫(yī)改下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)不斷創(chuàng)新和探索，提高對(duì)檔案管理的重視度，充分利用檔案信息，改革檔案管理的手段和方法，以滿足醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的需求。

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