試論如何提升人事檔案管理效能

曹靜

摘要：人事檔案管理工作是人事工作開展的基礎(chǔ)，目前人事檔案管理工作中出現(xiàn)諸多新狀況、新問題，直接影響了人事制度的改革發(fā)展，因此對人事檔案管理工作的加強(qiáng)十分重要。本文就當(dāng)下人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行解析，最后提出相關(guān)解決策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理效能 提升

一、引言

檔案是社會(huì)文明發(fā)展的產(chǎn)物，對社會(huì)影響深刻，同時(shí)也一定程度標(biāo)志著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步。人事檔案能否有效管理是人事工作基礎(chǔ)是否堅(jiān)實(shí)的檢驗(yàn)石，因而提高人事檔案的管理效率于人事工作的順利開展十分重要。因此，我們對人事檔案管理問題，需以科學(xué)眼光及科學(xué)的發(fā)展觀來判斷，逐步提高人事管理的效能。在實(shí)際工作中出現(xiàn)的檔案管理問題，我們應(yīng)對其了解深入，且能根據(jù)問題進(jìn)行具體分析，針對性的提出對策，達(dá)到提高人事檔案管理的品質(zhì)，促進(jìn)人事檔案管理工作有效的開展。

二、人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案管理工作有十分重要的意義，不僅能優(yōu)化人力資源，并且能促進(jìn)單位基礎(chǔ)管理，具體如下：

（一）為人事管理工作提供真實(shí)信息。了解每個(gè)職員基本真實(shí)的個(gè)人信息，將這些個(gè)人信息當(dāng)作管理者的參考依據(jù)，能方便人事的管理工作展開。

（二）人事管理工作的重要依據(jù)。對于管理者來說，人事檔案是十分重要的參考依據(jù)，在進(jìn)行考核、選拔、未來人才梯隊(duì)建設(shè)、職員的績效考核等方面都有重要作用。

（三）對人力資源配置的優(yōu)化作用。于企業(yè)等相關(guān)單位的發(fā)展中，人力資源管理工作是一種流動(dòng)狀態(tài)，會(huì)跟隨時(shí)間發(fā)生改變，甚至?xí)腥藛T及崗位的變動(dòng)，在進(jìn)行人力資源配置優(yōu)化的關(guān)鍵時(shí)候有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）人員檔案管理意識不強(qiáng)。因從業(yè)人員對人事檔案管理的思想意識不到位，經(jīng)常會(huì)有無法應(yīng)付的突發(fā)不良事情發(fā)生，直接導(dǎo)致工作落實(shí)不到位，管理者也缺乏對人事檔案管理工作的督導(dǎo)，不重視檔案工作，因管理意識的缺乏導(dǎo)致工作人員忽視于人事檔案管理性質(zhì)、地位及作用，將人事檔案工作置于被動(dòng)狀態(tài)，難于開展工作。

（二）制度欠缺。不管什么性質(zhì)的活動(dòng)，為讓其能夠有效有序的開展，應(yīng)該制定合理的制度，檔案管理工作也是一樣，為取得穩(wěn)定的發(fā)展，一定要制定相應(yīng)的管理控制條例。然而由相關(guān)分析表明，現(xiàn)今國內(nèi)諸多單位均無相應(yīng)的管理控伐制度，但是往往出現(xiàn)的負(fù)面問題卻又都源于制度欠缺。如若要提升檔案管控效能，必須要完善相關(guān)制度，制定合理的管理控制系統(tǒng)。

（三）管理方式落后。在現(xiàn)實(shí)工作中，諸多單位的人事管理單位從業(yè)人員并不是專業(yè)出身，這就會(huì)直接影響現(xiàn)實(shí)工作中很多問題的順利解決?，F(xiàn)今因科技水平發(fā)展快速，信息水平也很高，許多地區(qū)是采用無紙化辦公形式，借由電腦網(wǎng)絡(luò)開展工作，但是依然有諸多地區(qū)的檔案管理工作中還采用傳統(tǒng)手工辦公的形式，這種方式工作效率較低，也十分阻礙日常管理工作的開展。

四、提升人事檔案管理效能的具體措施

（一）積極搜集材料。進(jìn)行材料收集工作過程中，一定要按照相應(yīng)的法律條例開展。關(guān)乎到個(gè)人利益的合約等等相關(guān)資料也要進(jìn)行收集，包括社會(huì)發(fā)展需求的資料也要逐漸補(bǔ)充和完善，這樣在保證人事信息多元化的同時(shí)也保證其內(nèi)容逐漸豐富，將材料收集得愈加完整。

（二）積極開展鑒定活動(dòng)。應(yīng)積極的展開鑒定工作，提高對無頭檔案等得處理效率，將無意義的材料清理后去除，并且應(yīng)將檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化處理，切實(shí)的提高人事檔案管理能力。

（三）做好保管活動(dòng)。首先應(yīng)明確具體的要素，將不盡合理不宜歸置的資料進(jìn)行統(tǒng)一的存放，確保移交到相關(guān)部門的材料準(zhǔn)確、效率；其次應(yīng)積極促進(jìn)新部門、新制度的建立。

（四）加強(qiáng)檔案傳遞。在進(jìn)行管控檔案的同時(shí)，務(wù)必要認(rèn)真控制其轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出的相關(guān)憑證材料，確保管控工作的專業(yè)素養(yǎng)較高，要完善補(bǔ)救錯(cuò)漏突發(fā)情況的制度及創(chuàng)造較好的補(bǔ)救條件。

（五）完善制度，定期督導(dǎo)，全面提升人事檔案規(guī)范化水平。人事檔案的管理應(yīng)采用相關(guān)制度進(jìn)行維護(hù)，以此保證管理的質(zhì)量。要定期對人事管理檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，成立干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)應(yīng)制定具體的工作計(jì)劃，每年進(jìn)行不定期對各管檔單位的檢查工作，進(jìn)行實(shí)地查看，且要提出具體的相關(guān)工作指導(dǎo)建議，逐步提升各管控部門的人事檔案管理水平。

（六）合理分配，整合資源，加大檔案方面的資金和硬件的投入。各單位要重視人事檔案工作的開展，適當(dāng)加大干部人事檔案管理專項(xiàng)資金的撥入力度。合理利用資金，增添必要的辦公設(shè)施，想方設(shè)法改善檔案的保管條件。干部人事檔案管理部門要積極與財(cái)政和上級部門溝通協(xié)調(diào)，將專項(xiàng)資金列入財(cái)政年度預(yù)算，保證干部人事檔案管理方面的資金投入，為干部選拔任用提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。

（七）運(yùn)用全新的工作方式和手段。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人事檔案管理工作通常都是采用手工模式式進(jìn)行的，在紙上進(jìn)行日常辦公，這就導(dǎo)致了工作效率的低下。應(yīng)該將信息化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

人事檔案管理人員還應(yīng)有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)管檔水平的穩(wěn)步提升，提升意識。

五、結(jié)語

除了制度手段上的改進(jìn)，企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)不斷增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識與學(xué)習(xí)能力，不斷適應(yīng)新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代中，計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)逐漸深人到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應(yīng)擅于利用新技術(shù)，有效提高人事檔案管理的效能，為各單位更好的發(fā)展鋪平道路。endprint