如何做好建設(shè)單位在施工管理過(guò)程中的檔案管理

摘 要：在現(xiàn)階段建設(shè)單位施工管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，是否切實(shí)有效地做好了檔案管理工作，保證良好的檔案管理水平，這直接影響了工程項(xiàng)目整體建設(shè)工作的順利開(kāi)展。施工過(guò)程中，整體檔案對(duì)施工過(guò)程進(jìn)行了全面的反應(yīng)，同時(shí)也體現(xiàn)了工程整體的施工質(zhì)量、安全已經(jīng)成本等多方面的情況，是整體工程后期審核管理的重要資料，并且也是后續(xù)工程項(xiàng)目檢查、改建、管理以及擴(kuò)建等工作開(kāi)展的必要依據(jù)。本文就分析和探究了建設(shè)單位在施工管理過(guò)程中的檔案管理工作開(kāi)展的相關(guān)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；建設(shè)單位；施工管理

1 引言

在工程項(xiàng)目整體施工過(guò)程中，相關(guān)檔案資料本身是非常重要的資源和內(nèi)容，其對(duì)于整體建設(shè)單位本身的建設(shè)施工情況進(jìn)行了全面的體現(xiàn)，是整體工程管理中必不可缺的資料信息。做好施工過(guò)程中檔案管理工作，可以為各項(xiàng)施工實(shí)施和管理行為提供重要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，是確保工程施工順利進(jìn)行的關(guān)鍵。近年來(lái)，建筑行業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，施工中檔案管理工作也受到了更多的關(guān)注和重視，如何提升施工中檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量和效果，這也需要我們予以高度地關(guān)注和重視。施工中，檔案資料具有較強(qiáng)的綜合性，并且整體管理工作壓力較大。部分檔案管理工作開(kāi)展中，資料的收集不夠全面，同時(shí)相關(guān)的原始資料的書(shū)寫(xiě)和錄入也不夠規(guī)范，在進(jìn)行工程交接過(guò)程中，資料也沒(méi)有隨之進(jìn)行及時(shí)地交接，整體檔案資料的真實(shí)性也存在一定的問(wèn)題。針對(duì)于這方面的問(wèn)題和不足，本文從事前、事中以及事后三個(gè)角度，分析和探究了如何做好施工管理過(guò)程中的檔案管理工作。

2 做好事前的檔案管理

對(duì)于施工管理過(guò)程中，檔案管理工作的開(kāi)展就應(yīng)該從施工前期來(lái)展開(kāi)相關(guān)活動(dòng)。在施工之前，應(yīng)該做好對(duì)于檔案資料來(lái)源的有效管控，做好檔案資料質(zhì)量把控的第一關(guān)。在這一階段管控過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)于檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)完善，并且確保后續(xù)檔案管理工作具備一個(gè)良好的執(zhí)行方案和標(biāo)準(zhǔn)。在施工前期，應(yīng)該圍繞不同的施工項(xiàng)目的分布情況，做好相應(yīng)的編碼，同時(shí)對(duì)編碼系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的完善，對(duì)實(shí)際工程施工中各類(lèi)單元工程、部分工程等進(jìn)行編制。針對(duì)于檔案管理質(zhì)量的把控上，也應(yīng)該對(duì)于相應(yīng)的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，并且統(tǒng)一施工過(guò)程中各項(xiàng)信息記錄本身的格式和錄入需求。在明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之后，不可進(jìn)行隨意更改，盡可能確保后續(xù)檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展，減少一些由于檔案資料收集不規(guī)范所帶來(lái)的問(wèn)題。對(duì)于施工檔案資料范圍也應(yīng)該進(jìn)行明確，并對(duì)整理、收集的方式進(jìn)行明確。建設(shè)單位管理人員應(yīng)該提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，并且明確檔案管理架構(gòu)，制定可行的管理制度，對(duì)于施工中各類(lèi)檔案資料管理業(yè)務(wù)的開(kāi)展進(jìn)行統(tǒng)一化的管理和控制。對(duì)于不同崗位的工作人員的工作職責(zé)應(yīng)該進(jìn)行有效明確，并對(duì)于相關(guān)的具體工作任務(wù)進(jìn)行有效落實(shí)。施工中也應(yīng)該對(duì)于檔案管理的程序進(jìn)行確定，引入科學(xué)可行的獎(jiǎng)懲制度，提升在崗人員的工作能力。在工程施工之前，項(xiàng)目管理部門(mén)也要對(duì)于檔案管理的計(jì)劃進(jìn)行明確，并積極做好宣傳工作，讓項(xiàng)目隊(duì)伍本身對(duì)于檔案管理工作具備一個(gè)正確的認(rèn)知態(tài)度，可以更好地配合相關(guān)檔案資料的整理和收集工作，構(gòu)建一個(gè)良好的管理氛圍和環(huán)境。

3 做好事中的檔案管理

在工程施工前期，應(yīng)該對(duì)施工方案進(jìn)行全面的收集和整理，同時(shí)對(duì)施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工許可證等相關(guān)資料進(jìn)行全面收集。通過(guò)對(duì)施工實(shí)際方案情況的全面掌握，對(duì)施工中所需要的各類(lèi)材料進(jìn)行比對(duì)。實(shí)際施工中，應(yīng)該對(duì)施工材料檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)和報(bào)告等資料內(nèi)容，也納入到檔案收集管理的范圍之內(nèi)。建設(shè)單位也要對(duì)相應(yīng)的報(bào)建資料、開(kāi)工報(bào)告等內(nèi)容也要進(jìn)行收集，確保資料收集整理的全面性。在實(shí)際施工中，應(yīng)該對(duì)于不同的施工環(huán)節(jié)都進(jìn)行有效地處理和管控。對(duì)施工試驗(yàn)資料進(jìn)行全面整理，并做好相應(yīng)的記錄。在實(shí)際施工前，應(yīng)依據(jù)施工組織需求，對(duì)施工材料的試驗(yàn)進(jìn)行記錄。隱蔽工程施工中，應(yīng)該對(duì)于相應(yīng)的施工內(nèi)容、質(zhì)量情況、意見(jiàn)以及復(fù)查結(jié)果等都進(jìn)行充分記錄。對(duì)于實(shí)際隱蔽工程存在施工質(zhì)量問(wèn)題的，應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)整改，才能進(jìn)行下一步記錄。施工過(guò)程中，記錄對(duì)于施工過(guò)程進(jìn)行全面地反應(yīng)，記錄內(nèi)容應(yīng)該確保足夠的詳細(xì)和完整。對(duì)于施工中出現(xiàn)的變更情況，也要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并利用專(zhuān)業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。變更問(wèn)題是對(duì)于工程成本、質(zhì)量造成影響的一個(gè)重要的問(wèn)題，同時(shí)也是檔案管理工作中的重點(diǎn)一部分內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，建筑工程施工階段，其變更的處理上應(yīng)該通過(guò)建設(shè)、監(jiān)理以及施工單位填報(bào)工程變更審批表，填好審批表后將其上報(bào)給工程變更審查組進(jìn)行審批。對(duì)于變更中所產(chǎn)生的各類(lèi)資料，也要確保全面收集和整理。在具體施工中，也要對(duì)于施工日志進(jìn)行整理和收集，并對(duì)于技術(shù)交底中的相關(guān)資料也及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的整理。在進(jìn)行交底中，應(yīng)該對(duì)交底的內(nèi)容進(jìn)行明確，并且確定質(zhì)量、安全的要求和標(biāo)準(zhǔn)，并依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)和施工要求，對(duì)于交底工作進(jìn)行落實(shí)。在交底中，應(yīng)該全面進(jìn)行記錄，并利用書(shū)面方式來(lái)完成簽字，對(duì)于工程施工項(xiàng)目的技術(shù)交底需求進(jìn)行明確。在具體施工日志的整理和資料的收集中，應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)施工的日期來(lái)進(jìn)行填寫(xiě)，并對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況進(jìn)行真實(shí)、全面地反應(yīng)和記錄。另外，此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。

4 做好事后的檔案管理

事后的檔案管理工作應(yīng)該主要集中在移交和歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。在對(duì)于施工中檔案進(jìn)行歸檔上，必須要保證整體資料真實(shí)，可以對(duì)實(shí)際施工過(guò)程中的各類(lèi)情況進(jìn)行真實(shí)反映。歸檔的資料內(nèi)容應(yīng)該經(jīng)過(guò)有效地整理和收集，并嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行卷宗的制定。移交相關(guān)工程資料時(shí)，應(yīng)該結(jié)合工程項(xiàng)目的規(guī)范和需求，做好交接，保證資料及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。在當(dāng)前工程施工管理需求和理念思路下，我們必須要進(jìn)行合理的改革創(chuàng)新，豐富檔案管理方式。相關(guān)檔案管理部門(mén)本身應(yīng)該積極地借鑒社會(huì)的發(fā)展需求，融入更加新穎的管理方式。例如，結(jié)合檔案管理服務(wù)的需求，引入數(shù)字化的管理方式，配合利用信息化技術(shù)，進(jìn)一步消除傳統(tǒng)檔案管理工作中一些效能不足、質(zhì)量不佳等方面的問(wèn)題。在對(duì)于相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用和選擇上，我們應(yīng)該平衡技術(shù)的有效性、先進(jìn)性以及可靠性，這樣才能確保檔案信息信息化管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，檔案管理資料的有效管理是項(xiàng)目管理中的重要一部分內(nèi)容，同時(shí)也是建設(shè)單位自身管理的重點(diǎn)。工程施工中檔案資料的內(nèi)容較多，并且涉及了多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，需要多方面進(jìn)行有效配合和支持。我們必須要從多方面的角度入手，做好充分的需求調(diào)研分析，確保檔案管理共走的開(kāi)展具備足夠的針對(duì)性和覆蓋效果，可以切實(shí)解決實(shí)際建設(shè)單位工程施工中檔案管理工作的問(wèn)題，滿(mǎn)足工作開(kāi)展的新需求。

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作者簡(jiǎn)介

彭清華（1985-），女，四川南充人，大學(xué)本科學(xué)歷，助理館員，四川港航建設(shè)工程有限公司。endprint