新形勢(shì)下對(duì)檔案“完整安全原則”的再思考

于光蘭

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平大幅度提升，我國(guó)各行各業(yè)都得到了蓬勃的發(fā)展，尤其是檔案事業(yè)得到了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，對(duì)推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出了重要的貢獻(xiàn)。而隨著檔案事業(yè)的發(fā)展下，對(duì)其檔案是否具有完整以及安全性提出了更高的要求。鑒于此，本文基于新形勢(shì)下，從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案“完整安全原則”進(jìn)行深入分析，筆者依據(jù)自身多年經(jīng)驗(yàn)提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，旨在最大程度促進(jìn)檔案行業(yè)的不斷發(fā)展，從而為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；完整安全原則；思考

一般情況下，檔案工作的性質(zhì)會(huì)對(duì)檔案是否完整、精準(zhǔn)起到了決定性的作用。相關(guān)部門需要確保檔案的安全性，是一項(xiàng)基本要求，同時(shí)也保持了歷史發(fā)展過(guò)程中的真實(shí)面貌，對(duì)檔案作用提供了重要的保障。鑒于此，本文基于新形勢(shì)的發(fā)展下，對(duì)“維護(hù)檔案的完整安全”仍然是推動(dòng)電子文檔工作可以順利開(kāi)展的必經(jīng)之路，但是隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展下，同樣對(duì)電子文檔是否具有完整性提出了更高的要求。

1 檔案生存面臨新挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，檔案工作面臨的信息技術(shù)環(huán)境日趨復(fù)雜。電子文件和電子檔案的產(chǎn)生，給文書(shū)、檔案工作帶來(lái)了福音，同時(shí)也帶來(lái)了諸多難題，對(duì)文書(shū)、檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。一是電子文檔的生成環(huán)境復(fù)雜。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現(xiàn)出來(lái)的辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)工程形成了各自為政的局面。二是電子文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理存在突出問(wèn)題。多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒(méi)有文書(shū)、檔案部門參加，而多數(shù)文書(shū)、檔案工作者又對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解很少，缺少參與的能力。三是電子文檔的長(zhǎng)久保管存在障礙。日新月異的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)使電子文檔的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜。

2 檔案完整安全面臨新課題

隨著信息時(shí)代的日益發(fā)展下，電子檔案的完整性、安全內(nèi)涵等方面都發(fā)生了巨大的改變，對(duì)保持電子檔案完整性的要求也發(fā)生了質(zhì)的改變，這樣就在某種程度上對(duì)檔案的完整性以及安全性提出了越來(lái)越多的要求。第一，是確保新形勢(shì)下的檔案具備完整性。隨著數(shù)字化條件的不斷發(fā)展下，電子文檔往往是以流動(dòng)的形式存在的，這樣就會(huì)出現(xiàn)丟失的情況；由于電子文檔本身存在的信息結(jié)構(gòu)具有一定的繁瑣性，這樣也就促使保持形式具有多樣化的特點(diǎn)；在電子文檔背景下所產(chǎn)生的信息會(huì)隨著處理流程而日益增多，并且存儲(chǔ)較為分散，容易發(fā)生丟失的情況。第二，基于新形勢(shì)下促使檔案實(shí)現(xiàn)安全的目的。因?yàn)殡娮訖n案會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生較多的依賴性及其信息內(nèi)容不容易改變，促使檔案信息不具備原始性；對(duì)于電子檔案信息具有的載體物化特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，在實(shí)際保護(hù)的時(shí)候會(huì)更加的困難；網(wǎng)絡(luò)空間所具有的繁瑣性也會(huì)在某種程度上促使電子檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁玫谋Ｗo(hù)。

3 對(duì)“完整安全原則”的再認(rèn)識(shí)

在新形勢(shì)下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護(hù)的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認(rèn)為，對(duì)“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面。一方面，維護(hù)電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形成階段以及計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護(hù)電子檔案的安全。檔案保護(hù)的重點(diǎn)由檔案實(shí)體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護(hù)工作提出了新的課題。

4 維護(hù)檔案完整與安全的對(duì)策

4.1 加快人才培養(yǎng)，提高科研水平

在最近幾年里，不同等級(jí)的檔案館大多數(shù)都傾向于搶救一些任務(wù)急、數(shù)量多的文檔，通常沒(méi)有聘用專業(yè)人員，這樣就會(huì)出現(xiàn)綜合檔案館僅僅是把搶救任務(wù)外包的情況，然而在實(shí)際外包的過(guò)程中無(wú)法對(duì)檔案安全做好嚴(yán)格的監(jiān)督。為了確保檔案事業(yè)可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求，建立完善的檔案體系，人才信息庫(kù)已經(jīng)變得尤為重要，這同時(shí)也是檔案安全保護(hù)需要長(zhǎng)時(shí)間完成的艱巨任務(wù)。

4.2 擴(kuò)大宣傳力度，增強(qiáng)安全意識(shí)

倘若檔案部門想要構(gòu)建出健全的安全系統(tǒng)，那么一定要加大宣傳工作的開(kāi)展力度。通常情況下，檔案保護(hù)意識(shí)主要分為以下幾種：第一種是責(zé)任意識(shí)；第二種是憂患意識(shí)；第三種是防范意識(shí)；第四種是法制意識(shí)，將這幾種意識(shí)有效的滲透到檔案價(jià)值理論體系中，從而將社會(huì)檔案保護(hù)理念加以提升，創(chuàng)造出和諧的氛圍；相關(guān)部門還需要借助于網(wǎng)絡(luò)、雜志等多種形式，將檔案安全教育知識(shí)當(dāng)做公眾信息，最大程度擴(kuò)大社會(huì)影響力，將宣傳意識(shí)不斷擴(kuò)大。

4.3 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改進(jìn)設(shè)施設(shè)備

在維護(hù)檔案完整與安全的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的認(rèn)可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設(shè)納入到檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，并積極改進(jìn)檔案工作設(shè)施設(shè)備，為檔案安全體系建設(shè)工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在構(gòu)建檔案安全體系后，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，明確檔案工作的實(shí)施目標(biāo)，并以此為依據(jù)，采取適宜且高效的實(shí)施措施，推進(jìn)檔案安全保護(hù)工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案安全體系建設(shè)情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，制定檔案安全管理責(zé)任書(shū)，將檔案安全管理工作落到實(shí)處，制定有效的考核指標(biāo)，通過(guò)自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認(rèn)識(shí)到檔案安全保護(hù)的重要性，積極主動(dòng)投入到檔案安全管理工作中，維護(hù)檔案完整與安。

4.4 優(yōu)化檔案保護(hù)管理環(huán)境

檔案庫(kù)與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫(kù)內(nèi)還要有消防裝置，庫(kù)房?jī)?nèi)要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫(kù)房還要有適合的現(xiàn)代化的裝具和設(shè)備。檔案裝具也應(yīng)堅(jiān)固耐久，便于管理。庫(kù)房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫(kù)房?jī)?nèi)有空調(diào)、報(bào)警系統(tǒng)、干濕溫度表、滅火器設(shè)備以及閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學(xué)的保護(hù)設(shè)施內(nèi)。庫(kù)房具備了這些基本條件可為檔案的安全保管打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上內(nèi)容的論述，可以清楚的看到；檔案是否具有完整性，保持歷史的真實(shí)情況，對(duì)檔案工作的開(kāi)展有著重要的意義，同時(shí)也為檔案事業(yè)可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。隨著檔案安全系統(tǒng)的成立，重點(diǎn)是安全，關(guān)鍵是手段。有效落實(shí)“以防為主、防治結(jié)合”的基本方針，并有效落實(shí)“安全第一”的工作理念，金科鞥增加檔案的使用時(shí)間，從而為檔案事業(yè)做出重要的貢獻(xiàn)。

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