論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

吳麗萍

摘 要：所謂紙質(zhì)檔案，簡(jiǎn)單的說是通過筆和紙的方法來(lái)對(duì)社會(huì)組織以及個(gè)人在實(shí)際生活中，能夠通過各種途徑對(duì)信息進(jìn)行保存的檔案模式。由于電子檔案具有較多的優(yōu)勢(shì)，可以表現(xiàn)出替代紙質(zhì)檔案的發(fā)展形勢(shì)，然而所具有的可靠性方面的存在，致使紙質(zhì)檔案起到不可替代的作用，以往紙質(zhì)檔案在當(dāng)前檔案管理工作中起到了無(wú)法替代的作用。所以，隨著當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展下，一定要彰顯出紙質(zhì)檔案的重要性，從而促使電子和紙質(zhì)檔案可以達(dá)到互補(bǔ)的效果?；诖耍疚闹饕獜募堎|(zhì)檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢(shì)、紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)、發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的途徑多個(gè)方面進(jìn)行分析，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)提出自己的一些看法，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案；重要性

由于檔案信息化呈現(xiàn)出來(lái)的是檔案管理能夠朝著信息化的方向發(fā)展，同時(shí)也作為我國(guó)檔案事業(yè)中的核心內(nèi)容。在該發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案占有的地位以及作用一直都是社會(huì)各界人士關(guān)注的問題。電子檔案即便有著諸多的優(yōu)勢(shì)，但是也會(huì)存在較高的風(fēng)險(xiǎn)性，在某種程度上致使紙質(zhì)檔案起到了不可替代的作用。所以，相關(guān)部門一定要基于信息化背景下對(duì)紙質(zhì)檔案的位置加以確定，并實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案可以實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)的目的引起必要的重視，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。基于此，本文就從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性進(jìn)行深入探討，筆者依據(jù)自身積累的經(jīng)驗(yàn)提出一些建議，旨在最大程度推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，從而為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)。

1 紙質(zhì)檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢(shì)

1.1 信息與載體的依附性比較強(qiáng)

載體與信息的統(tǒng)一就使原始記錄性這一屬性得以形成。其在檔案信息的原始真實(shí)性與存儲(chǔ)介質(zhì)的原始依附性兩個(gè)方面都有所體現(xiàn)。因?yàn)樾畔⑴c載體密不可分屬于傳統(tǒng)介質(zhì)的特點(diǎn)，當(dāng)信息與載體達(dá)到充分地結(jié)合，將其進(jìn)行分離就非常難。不僅如此，人們只有借助于依附在紙張等載體上的文字、圖形，才能夠?qū)ζ渌休d的信息有所了解。

1.2 充分體現(xiàn)檔案信息的原始憑證性

紙質(zhì)檔案的形成是由文件直接轉(zhuǎn)化過來(lái)的，對(duì)過去的歷史情況客觀地記錄，其憑證功能令人信服。作為管理檔案信息的載體，也是在特定的條件下通過特定的責(zé)任人制作來(lái)形成的實(shí)體材料。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)

2.1 發(fā)揮紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性作用可確保檔案信息安全性

由于計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件及其信息在保存的時(shí)候自身就存在一些不足之處，和紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，電子檔案無(wú)論是在傳輸中還是在利用方面都處于薄弱的狀態(tài)，也要做好相應(yīng)的防護(hù)措施。

在目前，由于網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和電子信息安全形成了嚴(yán)重威脅，雖然建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻和病毒查殺系統(tǒng)能夠起到一定的安全保護(hù)作用，但黑客、病毒種類的日益翻新使任何安全防護(hù)技術(shù)和手段都很難給予電子檔案信息可靠的安全保障。而很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.2 利用紙質(zhì)實(shí)體檔案增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

檔案價(jià)值就體現(xiàn)在其保存與利用上。因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P、磁盤等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。比較起來(lái)，那些對(duì)紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長(zhǎng)期壽命。珍貴的檔案資料因其保存的年限久遠(yuǎn)則更顯示其價(jià)值。在檔案信息化管理之中，紙質(zhì)檔案所擁有的永久性保存價(jià)值是無(wú)法被其他形式的檔案所超越和取代的。因此，為使電子檔案載體和紙質(zhì)檔案資料的雙重安全有可靠的保證，就要求現(xiàn)代檔案館（室）設(shè)立專門的計(jì)算機(jī)房，并設(shè)立專柜來(lái)保存電子檔案載體，在有條件的單位或部門，就應(yīng)分庫(kù)來(lái)對(duì)電子檔案載體和紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類存放，同時(shí)要設(shè)立專門的館員對(duì)其做雙套管理和維護(hù)工作。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的途徑

3.1 采取“雙套制”檔案保管模式

什么是“雙套制”呢？簡(jiǎn)單的說是就各種載體但是內(nèi)容相同的兩種檔案采取雙套的形式進(jìn)行保存，可以理解為是使用雙套模式對(duì)具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)以及電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。這是由于紙質(zhì)和電子檔案具備不同的特征，產(chǎn)生的作用也存在較多的區(qū)別，而隨著“雙套制”的有效落實(shí)下，不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)保存的情況。該形式也能夠促使紙質(zhì)和電子檔案所具有的優(yōu)點(diǎn)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，這樣不但可以提升檢索能力，而且還能夠達(dá)到檔案憑證價(jià)值的效果。不僅僅如此，電子檔案能夠通過副本的方式在異地進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣就可以在某種程度上減少檔案資料出現(xiàn)竊取等情況。當(dāng)相關(guān)部門應(yīng)用該保管形式以來(lái)，為館藏中的紙質(zhì)和電子檔案可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存提供重要的保障，這也代表著在未來(lái)的發(fā)展道路上可以發(fā)揮出檔案的價(jià)值，對(duì)維護(hù)紙質(zhì)檔案資料有著重要的意義。

3.2 積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步促使紙質(zhì)和電子檔案之間形成轉(zhuǎn)化的效果，并且在現(xiàn)實(shí)生活中是具有可行性的。對(duì)于電子檔案來(lái)說，相關(guān)單位可以使用紙張打印的方式，推動(dòng)紙質(zhì)檔案得到飛速的轉(zhuǎn)化，能夠促使電子檔案所具有的直觀性加以提升，促使各種檔案發(fā)揮出自身的價(jià)值。就紙質(zhì)檔案而言，相關(guān)人員通過應(yīng)用掃描抑或是計(jì)算機(jī)輸入的方式，可以促使電子檔案飛速的轉(zhuǎn)化，即恩人將檔案的工作效率加以提升。所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分的發(fā)揮出紙質(zhì)和電子檔案具備的優(yōu)勢(shì)，在第一時(shí)間對(duì)資料進(jìn)行備份，并把兩者所存在的臨界點(diǎn)尋找到。在推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的時(shí)候，還需要對(duì)相關(guān)設(shè)備加以優(yōu)化，推動(dòng)其朝著磁帶、光盤等形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語(yǔ)

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：相關(guān)人員一定要對(duì)紙質(zhì)檔案所具有的安全性、真實(shí)性引起重視，并熟知在檔案管理中起到的用途，從而推動(dòng)檔案管理理念從傳統(tǒng)逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，最大程度促使電子和紙質(zhì)檔案可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的，今兒推動(dòng)檔案事業(yè)達(dá)到健康的發(fā)展。

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