A公司采購管理ERP系統(tǒng)模塊設(shè)計

畢海玲

[摘 要]本文以作者所在企業(yè)的ERP系統(tǒng)實施項目為背景，對ERP系統(tǒng)中采購管理模塊的功能需求分析進(jìn)行研究，首先分析課題企業(yè)目前采購管理中存在的問題，從中得出課題企業(yè)目前所要解決的關(guān)鍵問題，并針對課題企業(yè)采購管理的問題，利用UML用例圖，對公司ERP系統(tǒng)中采購管理模塊的功能需求進(jìn)行詳細(xì)分析，并總結(jié)歸納采購管理的業(yè)務(wù)流程圖，為ERP系統(tǒng)中采購管理模塊的順利實施奠定基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng)；采購管理；A公司

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.036

[中圖分類號]TP311.52 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-00-02

0 引 言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)正以其廣泛的滲透性和先進(jìn)性與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)結(jié)合。在當(dāng)前市場競爭日漸激烈的情況下，傳統(tǒng)制造業(yè)面臨著更大的挑戰(zhàn)。制造類企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)的主要命脈，中央經(jīng)濟(jì)工作會議也確定了要大力振興實體經(jīng)濟(jì)，“十三五”規(guī)劃指出了要聚焦“中國制造”，且發(fā)布的《中國制造2025》也提出了強(qiáng)化高端制造業(yè)的國家戰(zhàn)略規(guī)劃。國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，國家實施“中國制造2025”和“互聯(lián)網(wǎng)+戰(zhàn)略”，都要求制造業(yè)要實現(xiàn)由大變強(qiáng)的新跨越。借助信息技術(shù)實現(xiàn)智能制造是企業(yè)的必經(jīng)之路，企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的趨勢。

1 ERP系統(tǒng)概述

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源規(guī)劃，ERP概念最早是出現(xiàn)于1990年初，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。具體地，ERP是以實行企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置，消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中的無效勞動和資源，實現(xiàn)信息流、物流、資金流、價值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成，以提高企業(yè)競爭力為目的，以計劃控制為主線，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺，集客戶、市場、銷售、計劃、采購、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量、服務(wù)、信息集成和業(yè)務(wù)流程重組等功能為一體，面向供應(yīng)鏈的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。

ERP管理思想與技術(shù)經(jīng)歷了多年的發(fā)展變革，從物料需求計劃MRP（Material Requirement Planning）到制造資源計劃MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning），再進(jìn)一步發(fā)展到企業(yè)資源計劃ERP，逐漸成熟。一個完整的ERP實施過程，由6個不同的階段組成：ERP需求分析、ERP系統(tǒng)選型、ERP系統(tǒng)實施、ERP系統(tǒng)的使用和維護(hù)、系統(tǒng)擴(kuò)展及鞏固提高。其中，需求分析過程是決定將來ERP系統(tǒng)開發(fā)成敗的一步。在企業(yè)決定實施ERP項目前，企業(yè)需要對本身有一個全面、深入的了解，對企業(yè)需求進(jìn)行充分調(diào)研，并對目前的管理現(xiàn)狀進(jìn)行診斷分析。

需求分析工作除了是系統(tǒng)開始設(shè)計、施行、應(yīng)用的開端和起點(diǎn)外，對ERP系統(tǒng)來說，需求分析工作更是軟件選型的依據(jù)。如果需求分析明確，那么項目的工作幾乎等于完成了1/2。所以，明確中小型制造業(yè)企業(yè)在信息化建設(shè)和管理方面的需求，是完成企業(yè)信息化建設(shè)和管理工作的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)的需求分析的主要內(nèi)容是：理順各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程、明確各業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)的功能需求和相關(guān)流程處理的需要。

面向?qū)ο蠓治龇椒ǎ∣bject Orient Analysis）是ERP系統(tǒng)中常見的一種方法。簡單地說，面向?qū)ο蠓治龇ㄊ菍⑷魏问挛锒伎闯墒菍ο?，分析對象的功能。UML用例圖是在面向?qū)ο蠓治鰰r采用最為廣泛的一種分析工具。UML用例圖在分析過程中以用戶、用戶所實現(xiàn)的功能為中心。用戶通過圖形化的表現(xiàn)方法可以清楚地了解系統(tǒng)可以實現(xiàn)何種功能，以及系統(tǒng)是否可以真正滿足用戶的需求。

2 A公司采購管理概況

A公司目前位于上海嘉定汽車城工業(yè)園區(qū)，是集開發(fā)、制造和服務(wù)為一體的高科技企業(yè)。近年來，隨著產(chǎn)品種類、型號的不斷增加及業(yè)務(wù)量的快速增長，各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息急速增長。同時面對飛速發(fā)展變化的市場環(huán)境，公司在上級集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)下，積極實行國有企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，其中，實施信息化管理已成為A公司轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要工作之一。

隨著外部需求及環(huán)境的變化，A公司目前還尚未完全做到以銷定產(chǎn)，從而缺乏準(zhǔn)確的采購計劃，可能造成大量原材料的盲目采購及庫存成本的增大。同時，在手工管理狀態(tài)下，無法實現(xiàn)對歷史采購狀況的有效跟蹤，供應(yīng)商報價信息的查找較為麻煩。

采購科主要負(fù)責(zé)管理零部件、原材料供應(yīng)商及委外加工廠家，主要完成供應(yīng)商評價、資格審查等。其主要任務(wù)是根據(jù)生產(chǎn)管理人員提供的采購計劃，從供應(yīng)商中選擇合適的廠家進(jìn)行零部件采購及委托加工。圖1是采購管理業(yè)務(wù)UML用例圖。

3 采購管理模塊的需求

在采購管理方面，需要根據(jù)生產(chǎn)計劃自動生成采購計劃，并實現(xiàn)采購、檢驗、入庫的采購流程，并在采購過程中，對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤及控制，進(jìn)行一定的審批流程。ERP系統(tǒng)的功能需求主要包括以下幾個方面：

（1）對供應(yīng)商的綜合管理：原材料的采購離不開供應(yīng)商，供應(yīng)商管理是企業(yè)生產(chǎn)成本實施領(lǐng)先戰(zhàn)略的基礎(chǔ)，供應(yīng)商能否準(zhǔn)時提供質(zhì)量、數(shù)量符合要求的原材料關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度。A公司在選擇供應(yīng)商時，需要對新供應(yīng)商引入推薦機(jī)制，經(jīng)過資格初審、試樣、評審價格等程序，形成公司合格供應(yīng)商名冊，待公司與名冊中的供應(yīng)商進(jìn)行簽約后進(jìn)行采購。因此，在ERP系統(tǒng)中需要建立簽約后的供應(yīng)商的基本信息，并對采購訂單進(jìn)行實時控制，包括質(zhì)量控制點(diǎn)及價格控制點(diǎn)、是否入庫進(jìn)行確認(rèn)，實現(xiàn)供應(yīng)商的全面管理。同時，對供應(yīng)商的報價信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，借助ERP系統(tǒng)，可以隨時查詢某種原材料的歷史報價及評價。

（2）對采購原材料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控：原材料的質(zhì)量會直接影響到產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度及成品合格率，因此，在采購過程中需要進(jìn)行原材料檢驗，并需要在ERP系統(tǒng)建立供應(yīng)商的質(zhì)量評價體系，為今后的采購提供判斷依據(jù)。endprint

（3）對采購信息進(jìn)行統(tǒng)計分析：為了降低企業(yè)的采購成本，需要對采購情況進(jìn)行全面分析，如，采購合同執(zhí)行情況、采購成本變化情況、采購計劃執(zhí)行情況，這需要ERP系統(tǒng)對此進(jìn)行全面的統(tǒng)計以便于分析。

4 采購管理模塊規(guī)劃設(shè)計

4.1 采購訂單管理

采購過程中，根據(jù)采購計劃，對生產(chǎn)產(chǎn)品涉及的所有采購件實施供方管理、統(tǒng)一采購；通過供應(yīng)商評審選定合格供應(yīng)商，每類產(chǎn)品備有多家合格供應(yīng)商，由采購員根據(jù)采購的最低限量、供貨商優(yōu)先級別及供貨商份額權(quán)重，通過詢價比價的方式選定最優(yōu)供貨條件的供應(yīng)商供貨，在同等質(zhì)量與價格條件下，優(yōu)先選擇長期合作的供應(yīng)商供貨。其中，采購訂單可分為一般原材料采購訂單和委外加工訂單。

采購訂單形成后，系統(tǒng)會生成預(yù)付款申請單送至財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)人員要根據(jù)采購合同對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，系統(tǒng)對采購的價格進(jìn)行設(shè)置控制點(diǎn)，只有財務(wù)人員審核通過后，采購訂單才能生效同時生成財務(wù)憑證。若審核不通過，則不能生成采購訂單。

4.2 倉庫收貨質(zhì)量檢驗

原材料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的采購訂單進(jìn)行收貨處理，將沒有訂單的物品存放在臨時存放點(diǎn)，待生成正式采購訂單后才可以確認(rèn)收貨；然后對物品進(jìn)行質(zhì)量檢驗并向質(zhì)量科遞交質(zhì)量檢驗單，只有質(zhì)量檢驗合格的材料才能投入生產(chǎn)。在ERP系統(tǒng)中，判斷材料是否需進(jìn)行檢驗、進(jìn)行分類。若分類為免檢物品則不需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗，可直接核銷采購訂單并入庫，而分類為需要進(jìn)行檢驗的材料通過質(zhì)量檢驗后，則核銷采購訂單并形成零部件或委外加工入庫單，否則原材料退回供應(yīng)商，重新進(jìn)行采購。

4.3 結(jié)算及付款

采購材料正式入庫后，ERP系統(tǒng)將根據(jù)入庫單生成進(jìn)貨結(jié)算單，作為財務(wù)記賬及與供貨商結(jié)算的依據(jù)。借記原材料、進(jìn)項稅，貸記應(yīng)付賬款，并生成財務(wù)憑證。圖2是采購管理業(yè)務(wù)流程圖。

5 結(jié) 語

在信息化管理時代，企業(yè)信息化已經(jīng)關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)處于普及狀態(tài)時，公司的信息化管理也將被提上日程。本文結(jié)合A公司實際情況，分析A公司目前在采購管理中存在的問題，并對采購管理模塊的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行需求分析，為采購管理模塊ERP系統(tǒng)的實現(xiàn)和應(yīng)用做好準(zhǔn)備。

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