電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利弊分析

李永艷

摘 要 檔案管理隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展也在不斷進(jìn)步，電子檔案的出現(xiàn)大大提高了傳統(tǒng)檔案的管理效率，解決了傳統(tǒng)檔案管理中很多復(fù)雜的問題。但是，電子檔案管理也存在著很多弊端，如信息安全方面，基于此，本文對(duì)電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了利弊分析，希望能對(duì)檔案管理水平的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞 電子檔案管理 傳統(tǒng)檔案管理 利弊分析

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 從操作環(huán)節(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

1.1 檔案收集歸檔

傳統(tǒng)檔案收集歸檔是將有查考價(jià)值的文件材料收集齊全后進(jìn)行分類組卷。傳統(tǒng)檔案收集歸檔初期工作量較少，非常直觀，易于辨認(rèn)，但材料歸檔周期長(zhǎng)。電子檔案接收歸檔比傳統(tǒng)檔案管理稍復(fù)雜，當(dāng)檔案管理人員在收到文件時(shí)要在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注分類、標(biāo)注主題詞等，電子檔案生成之后再利用網(wǎng)絡(luò)將文件傳輸給上級(jí)管理部分或直接存儲(chǔ)起來。電子檔案歸檔相較于傳統(tǒng)檔案歸檔管理，工作量更多一些，不過通過電子檔案歸檔的方式能更好的保證檔案的完整性，而且更便于下個(gè)環(huán)節(jié)的工作，并且電子檔案歸檔的周期較短，檔案信息的時(shí)效性更佳。

1.2 檔案鑒別整理

傳統(tǒng)的檔案在歸檔之前就需要對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在鑒別的過程中要采取逐頁(yè)鑒別的方式，對(duì)每一份檔案文件的價(jià)值和保管期限進(jìn)行審核，在檔案歸檔之后還要對(duì)檔案進(jìn)行鑒別，這個(gè)環(huán)節(jié)就是復(fù)核，這就是傳統(tǒng)檔案鑒別方式。這種方式工作流程較為繁瑣，而且需要大量的人工操作完成，不利于檔案工作的有效開展。電子檔案的鑒別方式相較來說非?？旖?，它是通過系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別的方式來進(jìn)行鑒別的，系統(tǒng)會(huì)從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，它要分析檔案的可讀性和使用范圍，還要分析文件中是否存在病毒，防止有人通過電腦病毒來竊取信息，這種鑒別方式大大的提高了檔案鑒別的效率，但也存在很多弊端，在進(jìn)行系統(tǒng)分析時(shí)，影響了檔案的價(jià)值，同時(shí)系統(tǒng)識(shí)別的質(zhì)量不如傳統(tǒng)檔案鑒別的好，會(huì)存在一些誤差。

1.3 檔案存儲(chǔ)方式

傳統(tǒng)檔案管理方式在存貯的時(shí)候需要人工進(jìn)行存貯，持續(xù)的時(shí)間是非常長(zhǎng)的，這樣就會(huì)消耗大量的人力、物力和財(cái)力，檔案種類和數(shù)量會(huì)持續(xù)增加，在檔案的使用上也是非常不便的。電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)有很多，電子檔案可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)光盤、硬盤中，當(dāng)然，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，有效提高了檔案管理的工作效率。

1.4 操作效率

傳統(tǒng)檔案查閱由于物理限制，想要查閱某份檔案，就需要強(qiáng)大的工作量，存儲(chǔ)的檔案越多越不利于文件的查找，而且還需要到當(dāng)?shù)氐臋n案藏館，且一份檔案只能被當(dāng)時(shí)接觸到的人瀏覽。電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率，采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，我們?cè)诓檎覚n案時(shí)，只需要將想要查詢的檔案名稱輸入進(jìn)去，就能很快的將電子檔案調(diào)取出來，不受空間和時(shí)間的限制，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2 從操作內(nèi)容分析傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊

2.1 檔案信息的真實(shí)性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案鑒別審核嚴(yán)格，一旦形成內(nèi)容和形式基本不再變化，保管得當(dāng)，原始性和真實(shí)性容易保證。電子檔案易于刪改變化，載體多樣，單從內(nèi)容、形式和載體特征難以確定檔案的原始性和真實(shí)性。而且電子檔案將原來看得見摸得到的紙質(zhì)檔案形式變?yōu)樘摂M的電子檔案形式，在進(jìn)行錄入的過程中，稍有失誤就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失去其真實(shí)性，其信息內(nèi)容出錯(cuò)的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。

2.2 檔案管理的操作性

傳統(tǒng)檔案歸檔、整理、應(yīng)用全為人工操作，工作量繁雜龐大。電子檔案管理則是應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，大大降低了同任務(wù)下檔案管理的工作量。不過，電子檔案管理的工作方式需要很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，它對(duì)管理人員有較高的專業(yè)技能要求。操作人員不僅要會(huì)電子檔案管理的相關(guān)操作技能，還要有計(jì)算機(jī)多種軟件的操作技能和安全防護(hù)意識(shí)。

2.3 檔案管理的安全性

傳統(tǒng)檔案的文件材料大部分都是紙質(zhì)的，所以其安全性極易受到威脅，要想保證檔案的完整性和安全性，就必須有完善的管理措施，必須保證檔案室的干燥，還要防止火災(zāi)，防止蟲蛀。電子檔案是數(shù)字化信息，沒有上述存貯安全隱患。但電子檔案存儲(chǔ)載體多，數(shù)據(jù)程序復(fù)雜，部分程序出錯(cuò)易影響整個(gè)檔案信息庫(kù)的安全性。此外，電子檔案管理主要是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)就不能完全避免計(jì)算機(jī)的安全隱患—病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。因此，電子檔案管理雖然不必?fù)?dān)憂環(huán)境因素的影響，但是需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，以確保檔案的安全。

3結(jié)束語

總之，電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，但是，在現(xiàn)階段或未來很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全替代傳統(tǒng)檔案管理，我們必須不斷分析電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊，取其精華，去其糟粕，為未來的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

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