半導(dǎo)體企業(yè)采購內(nèi)部控制探究

李炳昱++趙增耀

[摘要]從國家工信部集成電路千億元產(chǎn)業(yè)投資基金到日前發(fā)布的“中國制造2025”，半導(dǎo)體行業(yè)迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。半導(dǎo)體企業(yè)投資大、運(yùn)營成本高、技術(shù)性強(qiáng)的特性，決定了企業(yè)采購管理的重要性。文章擬從內(nèi)部控制的視角分析半導(dǎo)體企業(yè)采購普遍存在的問題，并對加強(qiáng)和改善內(nèi)部控制提出建議。

[關(guān)鍵詞]半導(dǎo)體企業(yè)；內(nèi)部控制； 采購計(jì)劃管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201723173

1半導(dǎo)體企業(yè)采購內(nèi)部控制存在的主要問題

11采購計(jì)劃管理職能缺失

采購計(jì)劃管理是整個采購流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)之一，企業(yè)實(shí)務(wù)中，需求部門根據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出需求申請，采購部門根據(jù)需求申請平衡現(xiàn)有庫存物資、采購周期等，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險有需求或采購計(jì)劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不協(xié)調(diào)等。采購計(jì)劃的缺失可能會因?qū)κ袌鲎兓厔蓊A(yù)測不準(zhǔn)確而造成庫存短缺或積壓，最終導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。缺乏針對性的采購策略，還可能導(dǎo)致采購效率低、采購成本高，從而出現(xiàn)管理漏洞。

12部門間缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)

半導(dǎo)體產(chǎn)業(yè)注重精細(xì)化分工，跨部門協(xié)作各司其職，一般都會設(shè)置業(yè)務(wù)（MSD）、研發(fā)（RD）、制程（PE）、制程整合（PIE）、設(shè)備（EE）、廠務(wù)（FAC）、品質(zhì)工程師（QE）、制造控制（MFG）、供應(yīng)鏈（SCC）等業(yè)務(wù)單位，采購作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，基本和每個部門都會發(fā)生關(guān)聯(lián)，為了避免信息不對稱，有效的跨部門信息傳遞非常重要。量產(chǎn)才能攤薄各類成本，而穩(wěn)定工藝是量產(chǎn)的基礎(chǔ)。想要保持工藝固化，穩(wěn)定持續(xù)的原物料供應(yīng)起到了關(guān)鍵作用。因此，企業(yè)實(shí)務(wù)中，原物料甚至零配件都要盡量使用同一供應(yīng)商同一經(jīng)營者的品牌以降低試錯風(fēng)險。需求部門提出的需求性指標(biāo)（RFQ）往往需要終端用戶制程或設(shè)備確認(rèn)，然后采購依據(jù)RFQ購買。在此環(huán)節(jié)中，如果RFQ提供的信息不對稱，就會出問題。比如某廠就發(fā)生過因供應(yīng)鏈為了降低采購成本選擇了低價供應(yīng)商，供應(yīng)商擅自更換材質(zhì)，設(shè)備未接到變更通知直接使用，導(dǎo)致工藝條件（未做失效分析）變化而報廢整批產(chǎn)品的問題。再比如設(shè)備制定的RFQ在市場中只能尋找到唯一匹配的供應(yīng)商，且設(shè)備工程師和供應(yīng)商過往甚密，供應(yīng)商知道企業(yè)對零配件的需求迫切性，從而使企業(yè)在價格談判中處于劣勢。因此，整個供應(yīng)鏈流程中信息不對稱、缺乏有效的溝通最終可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或采購成本高出正常水平。

13采購信息控制系統(tǒng)尚不健全

現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)務(wù)中，信息系統(tǒng)已經(jīng)從純粹的財(cái)務(wù)系統(tǒng)整合至全方面的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)中。完善的信息系統(tǒng)能幫助企業(yè)控制業(yè)務(wù)流程、跟蹤和記錄經(jīng)營行為，有效的信息系統(tǒng)能為決策者提供必要的信息從而影響企業(yè)決策。半導(dǎo)體產(chǎn)業(yè)中，按照采購類型一般分為原物料采購、輔助材料采購、零配件采購、維修等專業(yè)服務(wù)類采購、固定資產(chǎn)采購。僅原物料一項(xiàng)就有上千種料號需要建立，如此龐大的數(shù)據(jù)需要借助專業(yè)的管理軟件實(shí)施。無論是國內(nèi)較為成熟的用友軟件還是國外的SAP等，都需要針對客戶的需求定制化開發(fā)以滿足企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理需要。實(shí)施需要多個部門協(xié)助，每個部門的訴求不同，對供應(yīng)鏈管理的功能需求也存在差異，而整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)，從最初的采購申請至最終的到貨安裝都需要信息系統(tǒng)的支持，因此，完善的信息控制系統(tǒng)顯得尤為重要。采購信息控制系統(tǒng)的不健全可能會因信息不完整或信息錯誤導(dǎo)致最終決策失誤；信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能不合理、維護(hù)或變更程序不規(guī)范可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效率與效果低下；信息系統(tǒng)的訪問安全措施不當(dāng)，還可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露。

14供應(yīng)商選擇與管理控制缺失

生產(chǎn)制造企業(yè)的供應(yīng)商管理程序一般包含三個環(huán)節(jié)，即供應(yīng)商的選擇、日常管理及評估考核。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至發(fā)生舞弊行為。另外，根據(jù)美國專業(yè)供應(yīng)鏈的研究機(jī)構(gòu)AMR的最新調(diào)查結(jié)果顯示，59%的機(jī)構(gòu)將供應(yīng)商關(guān)系管理視為供應(yīng)鏈面臨的主要挑戰(zhàn)之一。半導(dǎo)體企業(yè)對成本控制有著嚴(yán)格的規(guī)范的要求，因此采購面臨的考驗(yàn)也更多。對供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)主要考慮三個因素，即質(zhì)量、價格、交貨期及售后服務(wù)。對重要的供應(yīng)商，還會涉及定期現(xiàn)場稽核及企業(yè)經(jīng)營文化理念等方面。供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制設(shè)計(jì)不合理，供應(yīng)商管理混亂，評估考核工作缺失可能導(dǎo)致所選供應(yīng)商不能滿足公司需求，甚至發(fā)生舞弊。

15采購合同簽訂與驗(yàn)收控制缺失

未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。驗(yàn)收中存在的異常情況沒有及時報告和處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。采購?fù)素浫狈m當(dāng)?shù)膶徟?，貨物出庫、貨款回收缺乏?guī)范的管理，可能導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失，影響財(cái)務(wù)報表準(zhǔn)確性。

2加強(qiáng)半導(dǎo)體行業(yè)采購內(nèi)部控制的舉措

21完善法人治理結(jié)構(gòu)，進(jìn)行系統(tǒng)性風(fēng)險管理

法人治理結(jié)構(gòu)，是指現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)具有科學(xué)化、規(guī)范化的企業(yè)組織制度和管理制度。為防范運(yùn)營風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)采取最適合本行業(yè)特點(diǎn)的管理方法。無論是美國COSO委員會提出的內(nèi)部控制框架還是我國構(gòu)建的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，都強(qiáng)調(diào)了企業(yè)應(yīng)從控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督這五個要素梳理風(fēng)險、加強(qiáng)控制，從而合理保證經(jīng)營的效果與效率、財(cái)務(wù)報表的可靠性及遵循適當(dāng)?shù)姆珊头ㄒ?guī)。內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的程序和方法，并由企業(yè)各級人員實(shí)施和配合。企業(yè)應(yīng)設(shè)置內(nèi)控部門，專門負(fù)責(zé)組織與協(xié)調(diào)風(fēng)險管理與控制相關(guān)實(shí)務(wù)，內(nèi)控部根據(jù)規(guī)范指導(dǎo)和開展工作。

22完善企業(yè)制度，明確操作流程

按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相應(yīng)應(yīng)用指引的規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，建立和完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)的管理制度和辦法。統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。構(gòu)建以內(nèi)部環(huán)境為重要基礎(chǔ)、以風(fēng)險評估為重要環(huán)節(jié)、以控制活動為重要手段、以信息與溝通為重要條件、以內(nèi)部監(jiān)督為重要保證，相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的五要素內(nèi)部控制框架。半導(dǎo)體企業(yè)各業(yè)務(wù)單元緊密聯(lián)系，建立內(nèi)部控制制衡性原則是一個重要的方向，在治理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)單元設(shè)置、業(yè)務(wù)流程等方面相互制約，分工合作兼顧企業(yè)運(yùn)營效率。endprint

23加強(qiáng)對信息管理系統(tǒng)的風(fēng)險評估和管控

信息管理系統(tǒng)在半導(dǎo)體制造系統(tǒng)已經(jīng)普遍應(yīng)用，企業(yè)在實(shí)施應(yīng)用的過程中往往訂制化開發(fā)，以便使系統(tǒng)功能與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合。一般來說，根據(jù)公司層次對應(yīng)相應(yīng)的信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)形成的信息質(zhì)量依賴于控制活動的有效性。及時適當(dāng)?shù)孬@得可靠的信息是影響和控制信息系統(tǒng)的關(guān)鍵，因此信息系統(tǒng)本身也就成為了內(nèi)部控制的組成部分，也要加強(qiáng)本身的風(fēng)險評估與管理。信息系統(tǒng)的管理控制一般包括制定合理的信息安全方針與策略、選擇規(guī)范的操作流程，通過在安全方針策略、訪問控制、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、業(yè)務(wù)持續(xù)性管理、符合法律法規(guī)要求等領(lǐng)域內(nèi)建立管理控制措施，來保證組織信息資產(chǎn)的安全與業(yè)務(wù)的連續(xù)性。從而使信息系統(tǒng)成為順利開展采購業(yè)務(wù)的有效保障之一。

24加強(qiáng)內(nèi)部信息的風(fēng)險評估和管控

半導(dǎo)體公司應(yīng)建立內(nèi)部信息保密等級，合理管控內(nèi)部信息傳遞的層級和傳遞方法，重點(diǎn)防范公司采購信息對外泄露，降低供應(yīng)商竄標(biāo)虛報價格等風(fēng)險。科學(xué)合理的RFQ信息傳遞與決策機(jī)制，有利于防范內(nèi)部員工陷入與供應(yīng)商的串通舞弊，從而增強(qiáng)詢比價的效果，降低公司采購成本。

25采用科學(xué)合理的內(nèi)部控制工作方法

建立內(nèi)部控制風(fēng)險控制矩陣（Risk-Control Matrix），這是一種能夠把風(fēng)險發(fā)生的可能性及影響程度定性分析的風(fēng)險評估方法，從而針對每一風(fēng)險制定相應(yīng)的控制辦法，形成的一種可視化內(nèi)部控制工具。此方法通過詳細(xì)記錄控制目標(biāo)與風(fēng)險、控制方法及類型、測試結(jié)果及改善建議等，將采購流程中涉及的風(fēng)險和對應(yīng)的內(nèi)部控制進(jìn)行匯總，最終用以發(fā)現(xiàn)控制缺陷并達(dá)到持續(xù)改善的目的。

3結(jié)論

隨著半導(dǎo)體行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)中存在的經(jīng)營管理風(fēng)險日益凸顯，因此也對企業(yè)的內(nèi)部控制能力與內(nèi)部控制水平提出了更高的要求。采購作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了重要保障，通過實(shí)施有效的內(nèi)部控制措施能夠降低運(yùn)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效果與效率，從而提升企業(yè)價值增值。

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[作者簡介]李炳昱（1980—），男，漢族，河南南陽人，在讀工商管理碩士研究生。研究方向：戰(zhàn)略與人力資源管理。endprint