醫(yī)院檔案管理中紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必要性分析

黃睿一

摘要：檔案信息化是現(xiàn)代信息社會(huì)檔案管理工作的必然趨勢(shì)，隨著信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步電子化。在醫(yī)院辦公系統(tǒng)中，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷。然而，電子檔案也存在著真實(shí)性與可靠性較低等問題，這使得紙質(zhì)檔案在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中依然有著重要的地位。所以，就目前的技術(shù)和管理水平而言，醫(yī)院的檔案管理工作通過“雙軌制”的管理方式實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案；電子檔案；雙軌制

中圖分類號(hào)：G276；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-1959（2017）17-0005-02

1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)檔案一直是醫(yī)院檔案管理的主要對(duì)象，主要針對(duì)醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件，上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的指導(dǎo)性文件以及與協(xié)作單位業(yè)務(wù)來往中產(chǎn)生的書信、函件等[1]。對(duì)應(yīng)這種管理模式，檔案工作人員大部分身兼多職，以辦公室人員居多，沒有系統(tǒng)的時(shí)間整理檔案，檔案文件多形成于辦公室部門，每年整理、保管檔案的困難較大，有部分領(lǐng)導(dǎo)以文件材料方便參考、收為己用等原因，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致以“件”為單位的檔案的歸檔率下降[2]。

隨著信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步電子化，OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下收發(fā)文件更加便捷迅速，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷，對(duì)于醫(yī)院檔案工作人員的工作時(shí)長(zhǎng)要求降低。利用電子文件、網(wǎng)絡(luò)、郵箱等途徑可以大大降低原來以復(fù)印傳閱為主的辦公模式，減少紙浪費(fèi)也更加環(huán)保。相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件在平時(shí)工作中的利用率更高。然而電子檔案并不能取代紙質(zhì)檔案，這與他們的特性以及工作中的需求息息相關(guān)。

2紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，它的原始性和真實(shí)性都受到法律認(rèn)可，具有憑證作用；紙質(zhì)檔案所承載的信息無法輕易修改，較難偽造，并且通過鑒定也很容易對(duì)檔案真假進(jìn)行辨別。同時(shí)，紙質(zhì)檔案存在歷史悠久，只要注意保管過程中，排除發(fā)生水解和氧化的兩大化學(xué)反應(yīng)的因素，紙質(zhì)檔案的壽命可達(dá)百年以上。但紙質(zhì)檔案由于載體的局限性在查閱上會(huì)花費(fèi)較多時(shí)間，而且借閱過程中，借閱人也容易對(duì)檔案原件造成損壞。同時(shí)，紙質(zhì)檔案體積大，在保管方面會(huì)耗費(fèi)更多空間[3]。

電子檔案以磁性物質(zhì)和光盤為載體，包含光盤文件、硬盤文件、磁帶文件等多種類型[4]。電子文件有很多優(yōu)點(diǎn)，比如電子文件信息存儲(chǔ)密度大，可節(jié)省儲(chǔ)存空間；電子文件能利用電子設(shè)備、移動(dòng)硬盤、網(wǎng)絡(luò)等媒介更快捷、更高效的傳送文件，有利于電子檔案的信息共享；辦公自動(dòng)化的檢索程序更加方便查閱利用；電子文件便于修改并且可以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件等等。電子檔案在具有先進(jìn)性的同時(shí)也存在著明顯的缺陷，從載體上講，作為磁盤和磁帶的支持體的聚酯底基，因其容易產(chǎn)生靜電，吸引塵埃顆粒，從而發(fā)生卷曲，在這種情況下，容易與磁粉脫離，而伸長(zhǎng)后又不易恢復(fù)。連接磁粉和底基的粘合劑，很易熱脹冷縮產(chǎn)生磨損，進(jìn)而脫落，還可以生霉，這樣直接影響了信息的再現(xiàn)。從存儲(chǔ)上講，電子檔案的信息安全不如紙質(zhì)檔案，電子文件信息具有可修改性，可以任意修改，電腦病毒也有可能篡改電子檔案內(nèi)容。從利用上講，電子檔案由于信息技術(shù)的操作方式，查閱、利用、儲(chǔ)存都需要借用到計(jì)算機(jī)這個(gè)媒介，科技的發(fā)展會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)本身不斷升級(jí)，過時(shí)的電子光盤、磁盤等文件可能會(huì)因?yàn)榭萍歼M(jìn)步而影響使用。

3紙質(zhì)檔案與電子檔案取長(zhǎng)補(bǔ)短的必要性

紙質(zhì)檔案一直是檔案管理工作中最為常見也是使用最廣泛的一種。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案工作的業(yè)務(wù)量與日俱增，檔案以更加多元化、開放化、先進(jìn)化的發(fā)展模式為檔案利用者帶來了全新的體驗(yàn)。為迎合信息化的潮流與趨勢(shì)，OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下的電子文件被廣泛運(yùn)用，以紙質(zhì)文件傳閱、簽閱的文件傳閱方式逐步被通過郵箱、微信等電子形式的傳閱形式代替，這對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存保管帶來了挑戰(zhàn)。然而電子檔案與紙質(zhì)檔案利用的特點(diǎn)不同，紙質(zhì)文件的法律依據(jù)性和電子文件的方便快捷性都是他們本身不可取代的優(yōu)點(diǎn)，只有將二者的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)互相融合，檔案的價(jià)值才得以實(shí)現(xiàn)。

目前，針對(duì)醫(yī)院的檔案管理應(yīng)采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理方法。以我院檔案室為例，檔案室設(shè)于辦公室，專職檔案人員同時(shí)也兼任辦公室內(nèi)勤工作，內(nèi)勤人員熟悉OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下的收發(fā)文程序，在平時(shí)工作中就可以對(duì)每年度的文件歸檔作相應(yīng)分類。

3.1檔案查閱利用中的互補(bǔ)性

檔案室的借閱需求以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案更能體現(xiàn)在文件閱辦的過程中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件的批示、指示。在實(shí)際工作中，隨著電子檔案的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存量也直線上升。每一份電子文件都有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)版文件，紙質(zhì)版的文件在簽閱過程中更具真實(shí)性，儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案也更具法律效力，同時(shí)紙質(zhì)檔案有更高的保密性，不能私自傳閱、借閱。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件作為一種“有形的信息資源”，只能在一定的場(chǎng)所和固定的時(shí)間范圍內(nèi)被需求者利用。這局限了檔案利用時(shí)間、地點(diǎn)和人數(shù)。電子文件的共享性可以讓一個(gè)文件在同一時(shí)間被多個(gè)需求者在不同地點(diǎn)查閱、利用。文件不再是“獨(dú)享”，而是共享。這為檔案借閱中多人利用提供了便利。

3.2檔案儲(chǔ)存中雙套制的保險(xiǎn)性

醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的成因大致有兩種：一種是辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件和其轉(zhuǎn)化成的紙質(zhì)文件，二者應(yīng)用于實(shí)際工作中，具有文件功能。電子文件與紙質(zhì)文件共同保存，這樣儲(chǔ)存的電子文件在檢索、利用、傳輸、儲(chǔ)存等方面都為檔案查閱帶來便捷。另一種是為現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案制作的數(shù)字化副本。有了數(shù)字化副本，在文件的檢索和查閱上就更加便捷，并且在檔案保護(hù)方面，紙質(zhì)檔案由于重復(fù)利用會(huì)導(dǎo)致原件質(zhì)量下降，而數(shù)字化副本則可避免這種情況。

這兩種情況衍生了電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制管理。電子檔案歸檔后，紙質(zhì)版檔案也要求歸檔一份，這樣如果遇到電子檔案信息丟失，也會(huì)有紙質(zhì)版的檔案記載檔案內(nèi)容做備份。電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但也帶來了諸如檔案泄密、磁盤儲(chǔ)存年限短、網(wǎng)絡(luò)病毒等問題。除了在今后的工作中不斷提高電子檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)電子檔案信息安全方面的研究。還應(yīng)借助紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案是不易被修改的，保存年限也更長(zhǎng)，保密等級(jí)更高。

3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的長(zhǎng)期性

紙質(zhì)檔案與電子檔案在實(shí)際工作中有著不可忽視的聯(lián)系，將二者互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短[10]，是檔案管理人員更好地在工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的最佳途徑。在我國(guó)現(xiàn)階段大部分的醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，辦公自動(dòng)化的程度不高或未完全實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的情況下，紙質(zhì)檔案與電子檔案會(huì)在今后的一定時(shí)期內(nèi)并存，這將是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

綜上所述，就目前的技術(shù)和管理水平而言，醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀是由紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的雙套制管理。電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了文件管理和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。然而電子文件的易于修改、缺乏原件的真實(shí)性、安全系數(shù)低等缺點(diǎn)使其在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)不能取代紙質(zhì)檔案的地位。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍將占主導(dǎo)地位。在這樣一個(gè)狀態(tài)下，電子檔案與紙質(zhì)檔案在一定時(shí)期內(nèi)長(zhǎng)期共存將是歷史的必然。

參考文獻(xiàn)：

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編輯/李樺e(cuò)ndprint