淺析醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的策略

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中的各種問題也逐漸顯現(xiàn)出來，影響著醫(yī)院的整體形象及可持續(xù)發(fā)展。精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)比較推崇的一種管理方式，將其應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中有著非常重要的作用。基于此，本文對醫(yī)院檔案管理建設(shè)中精細(xì)化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案建設(shè)；精細(xì)化管理；策略

檔案作為醫(yī)院重要組成部分，是進(jìn)行醫(yī)藥管理、醫(yī)療服務(wù)等各項工作的基礎(chǔ)條件，關(guān)系著醫(yī)院能夠順利運行。同一些發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理工作還存在一些問題。醫(yī)院及檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加大對其知識、技術(shù)等方面的研究力度，滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需要，從而提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平，為醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。

1醫(yī)院檔案精細(xì)化管理概述

1.1醫(yī)院檔案管理的重要性

簡單而言，醫(yī)院檔案管理就是對醫(yī)院日常工作進(jìn)行記錄，是開展醫(yī)療服務(wù)等各項工作的前提，影響著醫(yī)院的管理質(zhì)量和水平。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理都是紙質(zhì)、錄音錄像等為主，易丟失，存在很多的弊端，管理效率不高。醫(yī)院本身就具有一定的特殊性，旨在服務(wù)于廣大人民群眾，為其提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，將歸檔管理各細(xì)節(jié)內(nèi)容記錄好，能夠有效防止醫(yī)療糾紛問題的發(fā)生，提高醫(yī)院服務(wù)效率?，F(xiàn)如今，我國加大了對醫(yī)療改革的推廣力度，醫(yī)院檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展需求，且隨之現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的智能化、信息化已經(jīng)成為了社會發(fā)展的必然趨勢。精細(xì)化管理作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要理念，將其運用到醫(yī)院檔案管理工作中能夠發(fā)揮巨大的作用。而精細(xì)化管理比較重視細(xì)節(jié)問題，通過科學(xué)劃分和統(tǒng)籌等相應(yīng)措施構(gòu)建醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，為更好的開展后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)[1]。

1.2精細(xì)化管理要求

目前，醫(yī)院檔案精細(xì)化管理受到了各界的普遍關(guān)注，為了提高管理效率，在具體工作中必須要遵守如下要求：（1）檔案信息的真實準(zhǔn)確性。醫(yī)院收集歸檔的資料信息是開展醫(yī)療服務(wù)等各項工作的重要參考依據(jù)，如檔案中記載了病患的基本情況、治療過程等，其檔案信息的真實準(zhǔn)確性關(guān)系到病人的治療效果。與此同時，該檔案還是病患出院報銷的重要憑證，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)療矛盾糾紛問題時，檔案信息也是最有利的證據(jù)，相關(guān)人員可以從中提取重要信息，關(guān)系著雙方的利益。（2）檔案信息要系統(tǒng)全面。醫(yī)院檔案信息與別的行業(yè)檔案信息相比，其具有明顯的集成性特征，收集檔案時需要考慮到很多方面，從而保證信息的系統(tǒng)、全面性，以免出現(xiàn)遺漏或者是失誤問題[2]。（3）專業(yè)專屬。醫(yī)療檔案對醫(yī)院各項科研活動的開展有著非常重要的指導(dǎo)作用，通過對各種疾病的分析、判斷，從而提取有用信息，為更好的開展治療工作奠定基礎(chǔ)。所以，在檔案管理過程中需要保證專業(yè)專屬。

2醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中存在的問題

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作不得不做出相應(yīng)的改革，以此適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求。受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)院管理者對自身管理工作還認(rèn)識不全面，工作人員的工作能力和水平還處比較滯后。實際上，造成這一問題的原因是，部分醫(yī)院檔案管理者都是由專業(yè)技術(shù)人員來擔(dān)任，即使他們現(xiàn)代化技術(shù)的操作水平非常高，但術(shù)業(yè)有專攻，他們所接觸的管理方面工作不多，經(jīng)驗不足，工作效率低。再加之，精細(xì)化管理工作的高強度、高約束，使其全面實施困難重重。另外，一些從基層提拔上來的管理人員處于個人感情問題，在面對一些細(xì)節(jié)問題時，未能及時指出來，甚至還有一些管理人員管理態(tài)度不端正，不利于醫(yī)院檔案管理精細(xì)化管理工作的有效開展[3]。

3提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的策略分析

3.1明確醫(yī)院檔案建設(shè)的目標(biāo)

要做好醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作，就必須要制定出精細(xì)化檔案建設(shè)目標(biāo)，這時醫(yī)院各項工作有效開展的核心。各醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，構(gòu)建系統(tǒng)全面的發(fā)展規(guī)劃，如可以根據(jù)實際情況制定短期或者是長期規(guī)劃，并將各階段能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分，將責(zé)任落實到具體的人和部門，在年末對各部門進(jìn)行考核，對考核成績突出的部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟?，激發(fā)工作人員的工作熱情和積極性。另外，各醫(yī)院還應(yīng)該將各部門檔案進(jìn)行分類整理，并安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，檔案管理人員在平時工作中應(yīng)該認(rèn)真負(fù)責(zé)，高效完成自身管理工作，對管理工作中存在的問題，需要及時采取有效措施來解決，使檔案建設(shè)工作的有序進(jìn)行[4]。

3.2構(gòu)建醫(yī)院檔案管理責(zé)任體系

一般情況下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)委派一名領(lǐng)導(dǎo)人員來擔(dān)任，對整個檔案管理工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)、監(jiān)督，在平常工作中應(yīng)該根據(jù)實際情況將管理工作細(xì)化，保證各項工作能夠有效進(jìn)行。在條件允許的情況下，醫(yī)院可以設(shè)置專門的檔案管理部門，將該項工作納入到醫(yī)院管理工作中來，聘請專門管理人員進(jìn)行管理，并簽訂崗位責(zé)任承諾書，明確各負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，這樣，當(dāng)醫(yī)院遇到問題能夠追究到具體的人。對于檔案管理責(zé)任人來說，必須要對各項工作進(jìn)行而科學(xué)安排，使管理工作能夠有序進(jìn)行。

3.3加大醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是精細(xì)化管理工作有效開展的重要條件。為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理要求，優(yōu)化醫(yī)院管理體制，醫(yī)院檔案管理信息化是必然選擇。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和普及，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該緊跟時代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，管理人員的任務(wù)繁重，壓力大，極易出現(xiàn)各種問題，而數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效運用，能夠很好的解決上述問題。數(shù)字化檔案信息庫能夠節(jié)省人力，緩解工作人員的工作壓力，避免資源的浪費，還大大提高了醫(yī)院檔案信息管理質(zhì)量和效率。為了便于醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的查詢，檔案管理人員可以依據(jù)各種檔案類型來構(gòu)建相應(yīng)的儲存空間，并依據(jù)時間、類別來細(xì)分，使醫(yī)院數(shù)據(jù)庫檔案信息管理高效進(jìn)行[5]。

3.4提高管理人員的能力和水平

要想提高醫(yī)院檔案管理水平，就需要從以下幾方面入手：（1）加強專業(yè)知識、技能培訓(xùn)。醫(yī)院可以定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請專家來指導(dǎo)，幫助他們掌握精細(xì)化管理的相關(guān)知識，提高他們管理能力和水平。同時，也可以給他們提供更多外出學(xué)習(xí)的機會，借鑒其他醫(yī)院先進(jìn)管理思想方式，為自身更好的發(fā)展創(chuàng)造條件。另外，醫(yī)院內(nèi)部也可以多組織一些學(xué)術(shù)活動，構(gòu)建溫馨和諧的學(xué)習(xí)環(huán)境，在交流、溝通的過程中相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，提高檔案管理人員的綜合能力水平。（2）提高創(chuàng)新意識。要切實做好醫(yī)院的檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，就需要加強創(chuàng)新，管理人員還更新傳統(tǒng)觀念觀念，加大對現(xiàn)代化管理思想觀念的學(xué)習(xí)，能夠熟練的運用各種檔案管理方法和技術(shù)，包含計算機在內(nèi)的各種現(xiàn)代化技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量[6]。

3.5醫(yī)患矛盾糾紛案例納入到醫(yī)院檔案管理

醫(yī)患矛盾糾紛可以分為狹義和廣義兩個層面，前者是指醫(yī)院在對患者展開治療的過程中，產(chǎn)生的矛盾糾紛問題。后者指的是，患者在接受治療的過程中自身的隱私或者是生命權(quán)受到侵犯時，所追究的相關(guān)責(zé)任事件。為了有效解決醫(yī)患矛盾關(guān)系，為后期更好的診斷、治療提供參考，各醫(yī)院還需要將相應(yīng)的醫(yī)患矛盾糾紛案例納入到檔案管理工作中來，記錄存檔。值得注意的是，在保留這些檔案資料時，需要將相關(guān)案件的處理措施記錄好，以備不時之需。

4結(jié)語

總而言之，隨著社會的不斷發(fā)展，我國醫(yī)療行業(yè)面臨的發(fā)展形勢也更加嚴(yán)峻，要想在激烈的市場競爭中占據(jù)重要位置，就需要提高自身的管理能力和水平。采用精細(xì)化管理理念，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)支持，為醫(yī)院更好地為病患進(jìn)行診斷、治療提供參考，從而提高了醫(yī)院的市場競爭力。針對目前醫(yī)院精細(xì)化檔案管理中存在的問題，可以通過明確醫(yī)院檔案建設(shè)的目標(biāo)、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理責(zé)任體系、加大醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)、提高管理人員的能力和水平等方式解決，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

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作者簡介：丁娟娟，女，河南焦作人，1979年12月生，本科學(xué)歷，助理館員，專業(yè)：檔案管理。