基于高校教學(xué)版用友T3的購銷存子系統(tǒng)解析

張杰

摘 要：購銷存系統(tǒng)在用友T3里面稍微復(fù)雜和問題較多的子系統(tǒng)之一，采購、銷售以及出庫、入庫之間的鉤稽關(guān)系緊密，材料、商品關(guān)乎企業(yè)成本問題，是企業(yè)減少成本，擴(kuò)大利潤空間的重點(diǎn)渠道，因此且企業(yè)對材料、商品的審核更是十分嚴(yán)謹(jǐn)，那么在財(cái)務(wù)入賬方面，對不同單據(jù)的審核復(fù)核便成了不可忽視的環(huán)節(jié)。主要基于用友T3在模擬材料及產(chǎn)品收發(fā)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)鉤稽關(guān)系以及相關(guān)操作問題進(jìn)行解析。

關(guān)鍵詞：購銷存系統(tǒng)；鉤稽關(guān)系；審核；操作

中圖分類號：F25

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.012

1 期初基本信息補(bǔ)充階段

如果是自建賬套，初始階段應(yīng)首先啟用購銷存子系統(tǒng)，啟用方法為：賬套主管登陸系統(tǒng)管理，單擊“賬套——啟用”后開始啟用采購、銷售、核算模塊，時(shí)間選擇賬套建立當(dāng)月的月初。

基本模塊啟用后是對基本信息的補(bǔ)充階段，首先增加基本存貨檔案、倉庫檔案，以賬套主管身份登錄系統(tǒng)控制臺，單擊“基礎(chǔ)信息——存貨——存貨分類/存貨檔案”進(jìn)行相關(guān)基礎(chǔ)信息的增加，之后是對倉庫檔案的補(bǔ)充，單擊“基礎(chǔ)設(shè)置-購銷存-倉庫檔案”來實(shí)現(xiàn)。

做完以上基本信息的補(bǔ)充，要對采購系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)進(jìn)行記賬，以保證其數(shù)據(jù)的連貫性。期初記賬是將采購期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購賬。期初記賬后輸入的入庫單、發(fā)票都是啟用月份及以后月份的單據(jù)，在“月末結(jié)賬”功能中記入有關(guān)采購賬。最后補(bǔ)充庫存系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)問題，補(bǔ)充完后也應(yīng)對所補(bǔ)充數(shù)據(jù)進(jìn)行記賬，否則在銷售領(lǐng)用材料或商品時(shí)將會出現(xiàn)庫存產(chǎn)品不足問題。

2 業(yè)務(wù)處理階段

采購、銷售階段基本流程相似，基本流程都為訂單——入庫/出庫——結(jié)算等大致流程，具體舉例如下。

2.1 采購業(yè)務(wù)處理

（1）1月10號，向深圳杰信公司訂購鍵盤500個(gè)，不含稅單價(jià)80元/個(gè)，稅率為0。要求到貨日期為1月12號之前。

此項(xiàng)操作應(yīng)判斷為填制采購訂單，以1月10號的日期登錄系統(tǒng)，單擊“采購——采購訂單——增加”，錄入基本信息后進(jìn)行審核，退出。此階段基本不會出現(xiàn)什么操作問題。

（2）1月12號，收到所訂購的鍵盤500個(gè)，驗(yàn)收入一號倉庫，填制采購入庫單。

此項(xiàng)操作明顯要判斷為對于采購商品的入庫，采購入庫單的操作為：采購——采購入庫單——增加，錄入基本的信息即可，此階段基本不會出現(xiàn)什么操作問題。

（3）審核采購入庫單。

入庫單的審核，是對采購入庫的確認(rèn)核對，保證賬實(shí)相符，具體操作為：單擊庫存——采購入庫單審核即可，此階段的操作不會有問題，但該步驟比較重要，如果沒有采購入庫單的審核，會影響到之后采購發(fā)票的填制和采購結(jié)算等的相關(guān)操作問題。

（4）在核算系統(tǒng)中進(jìn)行正常單據(jù)記賬。

正常單據(jù)記賬，是對采購單據(jù)登記賬簿，具體操作為：單擊核算——核算——正常單據(jù)記賬，選中對應(yīng)單據(jù)進(jìn)行記賬，如果未找到對應(yīng)單據(jù)，原因很可能是對采購入庫單未進(jìn)行審核所致，直接返回計(jì)入單擊庫存——采購入庫單審核即可。

（5）1月15號，收到杰信公司的采購發(fā)票一張，發(fā)票號為0020，到期日為1月31日，將采購發(fā)票交給財(cái)務(wù)部門，填制采購發(fā)票，并對此進(jìn)行復(fù)核和結(jié)算。

此項(xiàng)操作判斷為采購發(fā)票的填制，單擊采購——采購發(fā)票——增加，錄入基本信息或者單擊選單，選擇采購入庫單，直接彈出采購信息。采購發(fā)票的填制時(shí)對生成應(yīng)付憑證的設(shè)置，即在采購過程中，賒賬購買材料或物品所致。

（6）生成應(yīng)付憑證（采購發(fā)票制單）。

生成應(yīng)付憑證，是對前一操作業(yè)務(wù)進(jìn)行制單的過程，即對賒賬業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，結(jié)果應(yīng)為借記原材料，貸記應(yīng)付賬款等內(nèi)容。具體操作為：單擊核算——憑證——供應(yīng)商往來憑證——采購發(fā)票等進(jìn)行制單。

（7）1月20日，財(cái)務(wù)部門開出轉(zhuǎn)賬支票一張，金額40000元，付清采購貨款并核銷，填制付款單。

此項(xiàng)操作緊接上一步應(yīng)付業(yè)務(wù)，即對前欠貨款進(jìn)項(xiàng)還款，在電算化操作中，應(yīng)為采購的付款結(jié)算，操作結(jié)果為借記應(yīng)付賬款，貸記銀行存款科目，具體操作為：單擊采購——供應(yīng)商往來——付款結(jié)算，打開付款單窗口，先選擇供應(yīng)商才可以進(jìn)行付款單的增加和相關(guān)款項(xiàng)的核銷，在窗口中輸入結(jié)算方式，結(jié)算金額，錄入基本信息后單擊保存，只有保存后的單據(jù)才可以進(jìn)行核銷，錄入結(jié)算數(shù)據(jù)后保存，只有經(jīng)過核銷的單據(jù)才可以進(jìn)行結(jié)算制單。

（8）在核算模塊中通過付款單生產(chǎn)付款憑證。

此項(xiàng)操作判斷為結(jié)算業(yè)務(wù)的制單，即生成結(jié)算憑證，借記應(yīng)付賬款，貸記銀行存款科目，在保證了上一步付款結(jié)算操作正確的情況下，此階段操作一般不會出現(xiàn)問題，具體操作為：單擊核算——供應(yīng)商往來制單——核銷制單，即可生成對應(yīng)的付款結(jié)算憑證。

2.2 銷售業(yè)務(wù)處理

銷售業(yè)務(wù)處理與采購業(yè)務(wù)處理基本相同，故以下案例內(nèi)容只做簡單的操作方法的介紹和基本操作中的注意事項(xiàng)。

（1）1月6號，北京天益像我公司訂購棉布100斤，不含稅單價(jià)500元/斤，要求到貨日期為1月10號之前，填制并審核銷售訂單。

此內(nèi)容判斷為銷售訂單的填制錄入，具體操作為：單擊銷售——銷售訂單，打開銷售訂單窗口，單擊增加，錄入基本訂單信息即可。

（2）1月10號，從二號倉庫發(fā)出棉布100斤，填制并審核發(fā)貨單。

此項(xiàng)內(nèi)容判斷為銷售出庫數(shù)量和內(nèi)容的記錄，應(yīng)填制銷售發(fā)貨單，具體操作為：單擊銷售——銷售發(fā)貨單，打開銷售發(fā)貨單窗口，錄入基本信息或者通過選單——銷售訂單選處發(fā)貨信息均可。

（3）生成銷售出庫單。

生成銷售出庫單，是對銷售發(fā)貨出庫的確認(rèn)，具體操作為：單擊庫存——銷售出庫單生成/審核——生成，錄入基本信息后生成出庫單。

（4）在核算系統(tǒng)中進(jìn)行正常單據(jù)記賬。

所謂記賬，是將一筆筆相關(guān)業(yè)務(wù)條分類一起記錄在賬頁中，形成賬簿；正常單據(jù)記賬是將所有一般發(fā)貨業(yè)務(wù)逐筆登記在發(fā)貨賬簿中的過程，具體操作為：單擊核算——核算——正常單據(jù)記賬即可。

（5）1月10號，為北京天益開具銷售普通發(fā)票，并對此進(jìn)行復(fù)核。

此項(xiàng)操作應(yīng)判斷為銷售發(fā)票的填制，操作方法與采購發(fā)票基本相同，具體操作為：單擊銷售——銷售發(fā)票，打開銷售普通發(fā)票窗口，通過錄入基本信息或者通過選單——發(fā)貨單選出發(fā)票基本信息，之后保存、復(fù)核即可。

（6）根據(jù)銷售發(fā)票制單，生成應(yīng)收憑證。

對銷售發(fā)票進(jìn)行制單生成，是對銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理記錄的操作，即對業(yè)務(wù)用會計(jì)方法記錄的過程，應(yīng)收憑證的結(jié)果應(yīng)反映出借記應(yīng)收賬款，貸記主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/銷項(xiàng)稅額等內(nèi)容；具體操作為：單擊核算——憑證——客戶往來制單——銷售發(fā)票制單即可，此時(shí)應(yīng)注意調(diào)整稅率為17%。

（7）1月31日，財(cái)務(wù)部門收到天益公司轉(zhuǎn)賬支票一張票號0001，付清貨款并核銷，填制收款單；

此項(xiàng)業(yè)務(wù)是對前期銷售貨物賒銷款項(xiàng)的結(jié)算內(nèi)容，因此判斷為銷售業(yè)務(wù)的收款結(jié)算，并同時(shí)完成對銷售發(fā)貨與發(fā)票內(nèi)容的核銷處理，具體操作為：單擊銷售——客戶往來——收款結(jié)算，打開收款單，先選擇單位后單擊增加，通過錄入基本信息或選單信息完成發(fā)票內(nèi)容的錄入，保存后進(jìn)行核銷，核銷時(shí)應(yīng)注意再次在基本信息條中錄入結(jié)算數(shù)據(jù)，之后保存退出即可。

（8）在核算模塊中通過收款單生成收款憑證。

此項(xiàng)業(yè)務(wù)是銷售業(yè)務(wù)的最后內(nèi)容，即對前期結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)記錄處理，要求處理結(jié)果應(yīng)為借記相關(guān)資產(chǎn)，貸記應(yīng)收款項(xiàng)；具體操作為：單擊核算——憑證——客戶往來制單——核銷制單即可。

以上內(nèi)容是對教學(xué)中基于用友T3財(cái)務(wù)軟件中購、銷、存相關(guān)業(yè)務(wù)的舉例分析，教學(xué)與實(shí)際的區(qū)別或者說困難之處主要在于對前期基礎(chǔ)信息的設(shè)置和處理，所以這就更需要明白每個(gè)階段之間與各個(gè)子系統(tǒng)之間的鉤稽關(guān)系，而且要明白每一個(gè)設(shè)置錯(cuò)誤引起的問題應(yīng)如何修改，最基本的方法是操作過的流程，按相反的順序進(jìn)行逐一取消，相信通過這樣的反復(fù)練習(xí)，一定可以更快更深入的掌握用友財(cái)務(wù)軟件的操作原理和方法。

參考文獻(xiàn)

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