教學(xué)管理服務(wù)工作創(chuàng)新研究

許馨月++李梅

摘 要：在高校普遍實(shí)行管理重心下移的新形勢(shì)下，教學(xué)秘書作為重要的教學(xué)管理者必須主動(dòng)順應(yīng)新形勢(shì)的要求，樹(shù)立創(chuàng)新服務(wù)理念，追求創(chuàng)新工作方法和工作手段，努力成為具有專業(yè)化服務(wù)能力、高層次服務(wù)水平的教育管理者，進(jìn)一步促進(jìn)高校教學(xué)管理水平的不斷提升。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；服務(wù)；創(chuàng)新

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員，是高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)運(yùn)行管理中不可或缺的重要崗位。教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行質(zhì)量、教學(xué)管理作風(fēng)和教學(xué)管理水平，因此，教學(xué)秘書的工作起著至關(guān)重要的作用[1]。如何做好教學(xué)秘書工作一直是高校關(guān)注的話題，特別是在當(dāng)前高等教育全面深化改革的新形勢(shì)下，探索如何創(chuàng)新教學(xué)秘書工作尤為必要[2]。

眾所周知，教學(xué)秘書的工作職能有服務(wù)職能、組織管理職能、檢查監(jiān)督職能、信息反饋職能等[3][4]。教學(xué)秘書的服務(wù)不能只停留在行為表現(xiàn)上，更重要的是要體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)成效上。因此，在當(dāng)前高等教育全面深化改革的新形勢(shì)下，優(yōu)秀的教學(xué)秘書應(yīng)該具有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，更好地提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)成效。

教學(xué)秘書要在思想上創(chuàng)新，樹(shù)立高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)理念

新形勢(shì)下創(chuàng)新教學(xué)秘書工作首先應(yīng)從思想認(rèn)識(shí)層面大膽創(chuàng)新，提升思想高度和廣度，建立全局觀，從思想層面上提高創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。主要從以下兩方面樹(shù)立高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)理念：

1.教學(xué)秘書的服務(wù)定位。在新形勢(shì)下，一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書要有一個(gè)較高的服務(wù)定位。服務(wù)范圍應(yīng)是全方位的、服務(wù)能力應(yīng)是專業(yè)化的[5]、服務(wù)水平應(yīng)是高層次的。服務(wù)范圍的全方位，即凡是與本學(xué)院教學(xué)相關(guān)的工作都應(yīng)是教學(xué)秘書分內(nèi)的工作，它不僅包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、教改項(xiàng)目管理、教學(xué)經(jīng)費(fèi)管理，而且還包括專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等諸多方面?？傊虒W(xué)秘書應(yīng)是一個(gè)多面手，其工作宗旨是協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)為廣大師生服務(wù)。因此，在教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)方面應(yīng)首先做好教學(xué)秘書的服務(wù)定位，要采取具體措施培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)、專業(yè)化服務(wù)能力和豐富經(jīng)驗(yàn)且長(zhǎng)期穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍。只有教學(xué)秘書具備了專業(yè)化教學(xué)管理能力，才能夠勝任教學(xué)管理中的各項(xiàng)工作，成為有經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)管理“專家”。[6]

2.教學(xué)秘書的服務(wù)意識(shí)。一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書應(yīng)有高度的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。一切工作都要在嚴(yán)格遵守規(guī)章制度、嚴(yán)格落實(shí)文件規(guī)定的前提下，從服務(wù)對(duì)象的切身利益出發(fā)，盡力做到既與人方便、簡(jiǎn)便快捷，又科學(xué)規(guī)范、保證質(zhì)量。努力做到不混亂、不返工、不走彎路；有章法、有條理、有成效；高效率、高質(zhì)量、高水平。作為一個(gè)教學(xué)管理者，只有充分體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)才能更好地發(fā)揮管理者的職能，在工作中體現(xiàn)出承上啟下的關(guān)鍵作用。

教學(xué)秘書要在方法上創(chuàng)新，追求高效率的服務(wù)流程

二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書一般只有一名，他們要面對(duì)成百上千名學(xué)生、幾十或上百名教師和十幾個(gè)學(xué)?？剖夜ぷ魅藛T，工作內(nèi)容涉及面廣且錯(cuò)綜復(fù)雜，因此需要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，追求高效率的服務(wù)流程。

1.做足“功課”，打好“前站”。一是學(xué)習(xí)文件，積累經(jīng)驗(yàn)。大部分教學(xué)工作的運(yùn)行規(guī)律都是每一年在同一個(gè)時(shí)間段、以同一種方式重復(fù)地、循環(huán)往復(fù)地進(jìn)行。教學(xué)秘書首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)各種教學(xué)管理制度，熟悉各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的工作流程，把各個(gè)工作流程用文字、圖表等形式記錄下來(lái)，并注明實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決該問(wèn)題的辦法。只要堅(jiān)持下去，就能做到吃透文件精神、弄清操作細(xì)節(jié)，把握關(guān)鍵、避免錯(cuò)誤、少走彎路、提高效率。二是領(lǐng)會(huì)精神，細(xì)化流程。對(duì)于學(xué)校下發(fā)的文件或通知，不能簡(jiǎn)單地轉(zhuǎn)發(fā)給教師和學(xué)生，必須要結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際把學(xué)校文件分解細(xì)化成學(xué)院的文件。要簡(jiǎn)單明了，可操作性強(qiáng)；明確工作目的、意義和內(nèi)容，明確任務(wù)分工，使領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等每一個(gè)角色都非常清楚其所承擔(dān)的任務(wù)和具體要求。當(dāng)每年再有同樣的工作任務(wù)時(shí)，只需要根據(jù)當(dāng)前學(xué)校和學(xué)院的實(shí)際情況稍做調(diào)整即可，這樣既節(jié)省了大量時(shí)間，又保證了管理工作規(guī)范有序。三是早做謀劃，當(dāng)好高參。在“大眾創(chuàng)新”的大背景下，學(xué)校各項(xiàng)工作都在努力創(chuàng)新。作為教學(xué)秘書，其對(duì)所有教學(xué)環(huán)節(jié)的運(yùn)行最為熟悉，所以，教學(xué)秘書應(yīng)該主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)好參謀和助手。要做到多去溝通、常去提醒，時(shí)時(shí)去督促、樣樣去操心。每項(xiàng)工作開(kāi)展前，根據(jù)學(xué)校文件及時(shí)起草學(xué)院的工作方案，明確指出每次工作的異同，提示教學(xué)院長(zhǎng)注意并提請(qǐng)其修改和完善。從而使學(xué)院的教學(xué)工作目標(biāo)明確、條理清晰、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

2.學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，善于“巧布局”。首先，要將所有工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和分解。在分配任務(wù)時(shí)，也要盡可能分散，不要都集中到某個(gè)人身上，要盡量減輕每個(gè)人的負(fù)擔(dān)，讓承擔(dān)任務(wù)的人感到輕松并有充分把握做好。教學(xué)秘書在調(diào)動(dòng)和組織教師完成繁雜的任務(wù)時(shí)，應(yīng)像一名演奏家，學(xué)會(huì)左右手并用，十個(gè)指頭彈琴，并且合理地操縱十個(gè)手指彈撥節(jié)奏。

3.注重“互動(dòng)”，加強(qiáng)“內(nèi)控”。由于工作要求教學(xué)秘書不僅要制定好各項(xiàng)工作計(jì)劃，而且還要組織每一項(xiàng)工作的實(shí)施，以及監(jiān)控每一項(xiàng)工作的落實(shí)。這對(duì)于只有一名教學(xué)秘書的二級(jí)學(xué)院來(lái)說(shuō)，工作壓力是很大的。要注重“互動(dòng)”，加強(qiáng)“內(nèi)控”，即要想方設(shè)法調(diào)動(dòng)起全體師生的積極性，讓每個(gè)人承擔(dān)的任務(wù)、責(zé)任與利益掛起鉤來(lái)，各司其職、各盡其責(zé)。形成一種自我管理、自我約束的良性機(jī)制。

在手段上創(chuàng)新，追求高水平的服務(wù)質(zhì)量

為了提高二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的效率和質(zhì)量，需在教學(xué)管理信息化手段創(chuàng)新上狠下功夫，北京農(nóng)學(xué)院植物科學(xué)技術(shù)學(xué)院率先研發(fā)和實(shí)施了“二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理信息平臺(tái)”建設(shè)。實(shí)施結(jié)果證明：采取信息化管理手段后，隨時(shí)為教學(xué)管理者和廣大師生提供所需信息，避免重復(fù)性工作，減輕了教學(xué)秘書和廣大教師的工作負(fù)擔(dān)。通過(guò)公開(kāi)透明的信息平臺(tái)，做到了讓廣大師生工作目標(biāo)明確，工作成效可見(jiàn)；避免了以往不理解、亂猜疑，調(diào)動(dòng)了廣大師生的積極性；同時(shí)，也贏得廣大師生與教學(xué)秘書間的相互信任和理解。尤其是采取信息化管理手段后，使教學(xué)秘書從繁雜忙亂中解脫出來(lái)，有更多的時(shí)間開(kāi)展教學(xué)管理研究，有充沛的精力參與教學(xué)活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)和管理[7]，教學(xué)管理水平得以不斷提升，服務(wù)質(zhì)量得以不斷提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐新麗.淺談如何提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量[J].教育教學(xué)論壇，2014（42）：32.

[2] 孫文文，李連群.淺談高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的意義[J].教育教學(xué)論壇，2014（11）：54-55.

[3] 吳麗芬. 淺淡新時(shí)期高校教學(xué)秘書的核心工作職能[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)（綜合版），2005（1）：42.

[4] 高嘉璐.高校院系教學(xué)秘書工作職能和特征分析[J].現(xiàn)代交際，2015（10）：167.

[5] 任麗清. 論高校教學(xué)秘書專業(yè)化[J].寧波大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2008，30（3）：137-139.

[6] 戴世英. 高校教學(xué)秘書專業(yè)化的思考[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2015（8）：73.

[7]凌曉路，陳光平. 二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理信息化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)和利用[J].教育教學(xué)論壇， 2012（7）：257.

（作者單位：北京農(nóng)學(xué)院植物科學(xué)技術(shù)學(xué)院）

[責(zé)任編輯：翟 迪]