電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性分析

李禹靜

摘 要：隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作無論在工作內(nèi)容上還是在工作模式上都出現(xiàn)了比較大的變化，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化、數(shù)字化時(shí)代，許多檔案管理部門開始將信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，提高了檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。本文對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作的共性與差異進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

關(guān)鍵詞：共性與差異分析；傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理

在我國(guó)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，電子檔案管理工作的辦公條件不斷向標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的方向發(fā)展。另外，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的重要作用不斷體現(xiàn)出來，對(duì)以往的辦公條件產(chǎn)生的巨大的影響，在自動(dòng)化、智能化的辦公條件下，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展起到了良好的促進(jìn)作用。為了能夠?qū)㈦娮訖n案管理的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，就需要對(duì)電子檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)與分析。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共同點(diǎn)

1.1 檔案管理信息的完備

當(dāng)前我國(guó)的電子檔案資源絕大多數(shù)來源于傳統(tǒng)檔案資料的轉(zhuǎn)換，在建設(shè)電子檔案管理信息體系的過程中，傳統(tǒng)檔案為轉(zhuǎn)換工作提供了十分重要的幫助。在管理機(jī)構(gòu)或企業(yè)部門中，信息資源無法直接被網(wǎng)絡(luò)所獲取，相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)據(jù)都需要通過傳統(tǒng)檔案館來進(jìn)行整合與記錄，再將記錄結(jié)果進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并上傳至互聯(lián)網(wǎng)。只有采用這樣的工作方式，材能夠?qū)㈦娮訖n案的作用充分發(fā)揮出來。既使電子檔案在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中體現(xiàn)出了無可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是在具體的管理工作也要了解傳統(tǒng)檔案管理工作的重要意義，了解傳統(tǒng)檔案管理工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)方面的要求，利用傳統(tǒng)檔案對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行不斷的建設(shè)與完善，為事業(yè)機(jī)械或企業(yè)的決策工作提供良好的數(shù)據(jù)支持。另外，電子檔案的真實(shí)性與原始性也需要以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)才能夠進(jìn)行確認(rèn)，當(dāng)前我國(guó)的電子檔案普遍存在法律效應(yīng)不足的問題。因此，在檔案管理工作模式與工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理機(jī)構(gòu)需要綜合做好傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理兩方面的工作。

1.2 在檔案管理基本原則上的一致性

電子檔案管理工作的思路與模式是在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上建立起來的，主要過程是新技術(shù)與舊路徑的深入整合，在以往工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的改良與創(chuàng)新，根本目的在于提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。另外，對(duì)于自身的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)方式也有著不同的要求。也就是說，電子檔案管理工作中許多方面的工作是一致，其他工作內(nèi)容的延伸本質(zhì)上是新技術(shù)與新模式所帶來的高效與便利。

2 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間存在的差異性分析

2.1 檔案的歸檔時(shí)限上有所不同

當(dāng)前我國(guó)各部門傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理工作在歸檔時(shí)間上有著比較大的差異，電子檔案的歸檔處理在完成文件辦理后就可以進(jìn)行，也可以在某一個(gè)特定的時(shí)間內(nèi)對(duì)各方面的資料進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔處理，將紙制的檔案資料內(nèi)容轉(zhuǎn)化了數(shù)字化的信息形式，再將數(shù)據(jù)信息上傳至互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理部門對(duì)所得到的信息進(jìn)行審核，通過審核的數(shù)據(jù)信息經(jīng)過電子數(shù)碼簽名后得到相關(guān)的認(rèn)證。同時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)歸檔信息進(jìn)行記錄，對(duì)檔案分類號(hào)進(jìn)行整理，對(duì)不同檔案類型的訪問等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格的限定，只有這樣才能夠方便用戶對(duì)檔案信息資料進(jìn)行檢索與讀取，同時(shí)也能夠最大程度上提高電子檔案信息資料的安全性，確保歸檔工作的完整性與有效性。管理人員在日常工作中要對(duì)電子文件的主要特點(diǎn)有一個(gè)全面且深入的了解，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)操作要求與工作規(guī)范，根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)文件傳送路徑進(jìn)行研究與分析，提高文件歸檔工作的質(zhì)量與效率，防止出現(xiàn)檔案資源流失的問題。

2.2 歸檔方式不同

電子檔案通過電子編碼技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，管理人員可以對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)行更改與編輯，不會(huì)對(duì)原文件造成任何的破壞。同時(shí)，也可以對(duì)文件中的部分特殊信息進(jìn)行更改與刪除。然而，在居民身份證的工作經(jīng)驗(yàn)中，我們發(fā)現(xiàn)電子檔案這幾方面的特點(diǎn)既可以給檔案管理工作帶來一定的便利之外，也一定程度上提高了檔案資源的真實(shí)性維護(hù)工作，若要將電子檔案與原始檔案進(jìn)行對(duì)比，所涉及到的工作量十分龐大并且復(fù)雜。因此，管理人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行更改的過程中，需要重點(diǎn)認(rèn)證數(shù)字信息與數(shù)字簽名，對(duì)電子檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)的保護(hù)，最大程度上提高電子檔案資料的真實(shí)性與完整性。

2.3 電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同

當(dāng)前我國(guó)的電子檔案管理工作相比于傳統(tǒng)檔案管理工作來說，在編目與分類方式上有著十分明顯的差異，相比于紙質(zhì)文件，電子檔案的特殊性十分突出，管理人員在收到文件的同時(shí)，需要為每一個(gè)文件設(shè)置一定特定的文件名稱，根據(jù)文件名稱進(jìn)設(shè)置歸檔號(hào)并進(jìn)行分類處理，依照上下級(jí)的關(guān)系給出文件號(hào)。

在歸檔的過程中，電子檔案的主題詞著錄也相對(duì)來說比較方便，在良好的技術(shù)支持下，可以全方位、多角度地進(jìn)行檢索，能夠使使用在對(duì)各種附件與文件的查找中體會(huì)到便利，同時(shí)檔案資料信息管理人員在新技術(shù)的幫助下也可以進(jìn)一步降低工作強(qiáng)度，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與有效性。

3 結(jié)束語(yǔ)

在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作在路徑與方法上得到了進(jìn)一步的完善與豐富，對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。檔案管理機(jī)構(gòu)與管理工作人員需要對(duì)電子檔案的歸檔與使用特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步的研究與分析，發(fā)揮出電子檔案的使用優(yōu)勢(shì)。

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