談電子檔案管理中幾個關(guān)鍵問題及其對策建議

馬洪敏

摘 要：科技的進步帶動時代發(fā)展，人們?nèi)粘５墓ぷ髦性陔娮游募c電子檔案上的應(yīng)用變得越來越廣泛。比起紙質(zhì)檔案電子檔案的確存在很多的優(yōu)勢，例如，在保存上或是在分類上，都要比紙質(zhì)檔案上的管理更加的規(guī)范與方便。但是即使電子檔案存在這樣或是那樣的優(yōu)勢，在許多的方面還不能完整的將紙質(zhì)檔案給完全的替代，文章中就電子檔案管理上的缺陷進行了相關(guān)的說明與研討，便于電子檔案能夠得到更好的管理。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；科技進步；電子文件

信息時代與數(shù)字時代的到來，使得傳統(tǒng)檔案管理掀起一場技術(shù)上的改革熱潮，檔案上的管理也朝著數(shù)字化進軍，在檔案的形式上已經(jīng)轉(zhuǎn)化完成了，就是電子檔案對紙質(zhì)檔案的取代，但是隨之而來的問題是電子檔案上的管理，電子檔案管理技術(shù)針對于許多的工作人員來說還是一種新型的技術(shù)，許多人并沒有將這種技術(shù)給進行熟練的掌握，所以將電子檔案管理上的難點進行突破是當今工作人員應(yīng)積極面對的問題。

1 電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理標準化進展慢，制約了整理與歸檔

檔案管理上的標準化是系統(tǒng)實現(xiàn)計算機管理的一個重要的影響因素，但是在實際工作上的應(yīng)用實行分類的處理還是具有很大的難度，因為許多的工作單位已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的檔案管理方法，對電子檔案技術(shù)上的管理方法，在思維的模式上并沒有真正的接受，就會出現(xiàn)各自為政的局面。許多工作單位并沒有從全局的角度對檔案工作的規(guī)范化進行考慮。

1.2 計算機技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

雖然電子檔案在一定的范圍內(nèi)已經(jīng)將紙質(zhì)檔案給替代了，但是許多工作部門在基礎(chǔ)硬件設(shè)施上卻沒有得到完善，許多的工作的單位到現(xiàn)在為止仍然沒有將計算機給配備好，這也就意味著一些較為重要的文件在傳輸?shù)倪^程中還是被以紙質(zhì)的形式給進行保存，這樣做的后果就是導致紙質(zhì)檔案沒有真正的消失，電子檔案也沒有真正的將紙質(zhì)檔案給替代。兩種形式的檔案模式共同存在。還有一件阻礙電子檔案得到良好管理的因素，就是檔案的管理人員并沒有對管理上的知識進行系統(tǒng)的學習，并沒有受到一個系統(tǒng)的管理技術(shù)培訓，所以許多的管理人員在檔案的管理上的仍處于初級階段。

2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1 對電子文件原稿保存的忽視。目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2 信息安全與保密問題。電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2 電子檔案自身的缺陷

2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。對于紙質(zhì)文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

2.2.2 電子檔案的長期可讀性問題

當人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結(jié)合在一起。

3 電子檔案管理的原則

3.1 規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.2 可靠性原則

人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

4 解決電子檔案管理中問題的對策

4.1 信息保護措施

想要將電子檔案數(shù)據(jù)上的原始性與真實性進行存根形式的保留，就要采取一些高效的信息保護措施?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)的便捷性入手，從入口、傳輸與使用三個關(guān)鍵階開展保護上的工作。在對電子檔案進行保存的過程中，一定要注意的問題是防止網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入，因為檔案多為公司內(nèi)部需要進行存檔的重要歷史信息或是重要的內(nèi)部技術(shù)。在防止被病毒侵犯的技術(shù)方法有身份驗證、防寫或是檔案備份等。這些技術(shù)上的使用后都可以對電子檔案中的內(nèi)容進行保護，確保文件在儲存的過程或是傳輸?shù)倪^程中可以不會丟失或是被篡改。

4.2 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

電子文件得到飛速發(fā)展的今天，電子檔案管理上的人才越來越受到歡迎，所以培養(yǎng)與打造出一批檔案管理上的技術(shù)人員是當前工作的重點。無論是檔案的管理部門還是政府相關(guān)的各級部門，都需要將電子檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)工作提上一個新的日程。首先是通過多種渠道與方式對檔案管理的專業(yè)與技術(shù)人才進行引進。其次是引進過來以后，根據(jù)管理部門的實際需要對檔案工作的整理人員進行有針對性的培訓。

結(jié)束語

通過以上的探討，電子檔案管理上的工作主要針對的是對檔案信息的真實性與安全進行確保。通過信息手段上的技術(shù)支持，將電子檔案上的完整性與真實性進行確保。這就要求電子檔案上的管理人員能夠擁有一個良好的技術(shù)觸覺，對操作系統(tǒng)進行全面的掌握?？梢愿鶕?jù)時代技術(shù)的進步與管理結(jié)構(gòu)上的變化進行相應(yīng)的更新?？梢员ＷC電子檔案可在周圍環(huán)境的任意突變下，都能將重要的信息進行及時的保存。

參考文獻

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