新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及策略分析

曹斌

摘 要：隨著醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理工作顯得尤為重要，作為醫(yī)院管理中重要組成部分的檔案管理也不容忽視。本文分析了傳統(tǒng)的檔案管理的諸多問題，及對(duì)于新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理所面臨的問題，以及解決對(duì)策進(jìn)行了深入的探討并給出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題策略；現(xiàn)代化體系

在我國衛(wèi)生事業(yè)改革的形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的任務(wù)和新的要求。所以，醫(yī)院的檔案管理工作者面臨挑戰(zhàn)，要抓住發(fā)展的機(jī)遇，積極采取對(duì)策解決管理中存在的問題，為醫(yī)院更好的發(fā)展提供基礎(chǔ)的服務(wù)。

1 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，醫(yī)院檔案管理工作的主要問題就是醫(yī)療檔案管理制度不健全以及相關(guān)的操作不夠規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是部門或科室指派專人兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門和科室檔案的日常管理工作，醫(yī)院各種門類檔案，長(zhǎng)期以來都由各部門分散保管，醫(yī)院檔案室僅保管文書檔案而已。并且檔案管理人員配備隨意，流動(dòng)性大，檔案管理分散，各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，裝置參差不齊，資料重復(fù)，保存檔案利用率低下，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，造成人力、物力、空間浪費(fèi)。除此之外，工作部門內(nèi)文件材料的收集人員與其他工作人員沒有建立起良好的協(xié)作關(guān)系，單純明確了收集人員責(zé)任，忽略了其他同志與之配合的重要作用。為了方便自己，任意扣押或丟棄使用完畢的文件材料重要材料，得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集。

1.2 檔案建立方式落后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案建立是以手工的方式進(jìn)行歸檔整理，編寫目錄，當(dāng)出現(xiàn)一處信息改動(dòng)時(shí)，相關(guān)信息隨之改動(dòng)，檔案人員又將重復(fù)工作耗費(fèi)大量的人力物力。并且對(duì)于患者來說，到醫(yī)院就診一向手續(xù)復(fù)雜，如掛號(hào)、候診、付費(fèi)、拿藥等等。辦完這些程序無疑筋疲力盡，雪上加霜。并且傳統(tǒng)檔案在保存中存在諸多不確定風(fēng)險(xiǎn)，由于是紙質(zhì)文件會(huì)面臨氧化、霉變、蟲蛀，意外銷毀等破壞。

1.3 檔案管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職員人員對(duì)檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新。大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護(hù)理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動(dòng)性大。于是出現(xiàn)了年老一批的檔案管理人員由于條件所限，對(duì)電子技術(shù)并不精通，而年輕一批的人員不懂得檔案管理的原則，經(jīng)驗(yàn)和精髓停留在表面的錄入、輸出，不能達(dá)到對(duì)系統(tǒng)資源的最大利用。另外，目前從事檔案管理的工作人員法治意識(shí)較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

2 基于醫(yī)院檔案管理分析與探討給出的建議

2.1 健全檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》出臺(tái)后，醫(yī)院檔案管理則涵蓋有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)常規(guī)、操作規(guī)程、資質(zhì)證明、病歷、設(shè)備使用、財(cái)務(wù)收費(fèi)等方面這樣處理醫(yī)療糾紛就會(huì)綜合運(yùn)用文書檔案、科技檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案，、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、特種載體檔案。所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作管理制度顯得十分重要。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立一個(gè)由院長(zhǎng)直接分管，分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，院辦公室主任負(fù)責(zé)，各職能部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。充分體現(xiàn)檔案工作在醫(yī)院中的職能和地位，把檔案工作與醫(yī)院發(fā)展有機(jī)地聯(lián)系起來。并且要依法治檔，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，依據(jù)檔案法和一系列有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記，以及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報(bào)告，建立各類臺(tái)賬制度，完善檔案整理和開發(fā)利用制度做到有序可查，綜合管理。

2.2 改進(jìn)檔案記錄方式

將傳統(tǒng)的手工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，對(duì)檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用工作進(jìn)行監(jiān)控。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行掃描錄入數(shù)據(jù)等，并以電子文件的形式保存使用，大大提高醫(yī)院辦公的效率。而且，利用計(jì)算機(jī)軟件管理檔案后，在信息需要改動(dòng)調(diào)整時(shí)只需一個(gè)指令性操作系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)整整個(gè)歸檔信息。除此之外，檔案人員可通過院內(nèi)局域網(wǎng)對(duì)病案文書，會(huì)計(jì)基建等檔案信息進(jìn)行監(jiān)督和管理，對(duì)未及時(shí)歸檔和不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料，進(jìn)行監(jiān)督和整改進(jìn)一步改善檔案歸檔方式。同時(shí)在系統(tǒng)公共公開的平臺(tái)上，醫(yī)院各部門的聯(lián)系也會(huì)增強(qiáng)，可以第一時(shí)間知曉別的部門的檔案情況，以備不時(shí)之需，減少了人力資源的浪費(fèi)，在資源的整合上達(dá)到了效益最大化。電子檔案上記錄患者在醫(yī)院中接受的所有治療信息，如診斷、檢查、手術(shù)治療、藥物處方、出院情況等，并跟隨患者健康狀況適時(shí)更新。當(dāng)患者來醫(yī)院就診時(shí)，臨床依據(jù)患者的歷史信息，提示醫(yī)生臨床用藥和處置的合理性，大大的提高了臨床檢驗(yàn)、處方、處置的效率，避免醫(yī)療差錯(cuò)，確保醫(yī)療質(zhì)量，節(jié)省醫(yī)療分費(fèi)用，這無疑解決人民群眾看病難、看病貴的問題，做出了非同小可的貢獻(xiàn)，推動(dòng)了惠民利民的進(jìn)程。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

江澤民主席曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)：“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識(shí)，政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識(shí)都要掌握一點(diǎn)，還要學(xué)習(xí)一點(diǎn)外語，這樣才能不斷適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案工作者的要求?！庇纱丝梢?，檔案工作人員自身素質(zhì)的高低，與信息服務(wù)工作質(zhì)量息息相關(guān)。因此，醫(yī)院要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一系列的思想教育，使他們加強(qiáng)自身修養(yǎng)，更新觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，并通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識(shí)，改善知識(shí)機(jī)構(gòu)，開拓視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，成為信息社會(huì)和檔案科學(xué)發(fā)展的復(fù)合型人才，為醫(yī)院在新形勢(shì)下的不斷發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

3 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個(gè)時(shí)期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療器械、設(shè)備、基建工作、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的歷史，是領(lǐng)導(dǎo)決策制定工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐，并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料?？茖W(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案可不斷提升醫(yī)院工作業(yè)績(jī)和提高管理水平，對(duì)醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]丁紅. 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對(duì)策[J]. 中國現(xiàn)代醫(yī)生， 2014， 52（2）：116-118.

[2]覃曈.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題及對(duì)策[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2015（6）：114-114.

[3]王瑛霞.新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理[J].黑河學(xué)刊，2012（8）：182-182.

[4]楊文權(quán). 簡(jiǎn)議新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及對(duì)策[J]. 科技展望， 2015（13）.