如何做好新時期電子檔案管理工作

王紅云

摘 要：在當前網(wǎng)絡全面普及的新形勢下，電子檔案已成為當前檔案的主要形式，而且電子檔案管理的優(yōu)勢也越發(fā)突顯出來。針對于這種情況，需要進一步做好電子檔案管理工作，使其與時代發(fā)展需求相適應，更好的發(fā)揮出電子檔案自身的優(yōu)勢，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。文中從電子檔案概述入手，并進一步對做好新時期電子檔案管理工作的具體策略進行了分析。

關鍵詞：電子檔案；基本要求；現(xiàn)狀；電子檔案管理；策略

隨著當前計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，電子檔案得以產(chǎn)生，并發(fā)揮出越來越重要的作用。電子檔案與紙質(zhì)檔案是相對應的，其作為一種新型檔案模式，越來越被人們所接受。通過加強對電子檔案進行管理，可以有效的提高檔案管理工作的效率，促進檔案的開發(fā)利用，更好的發(fā)揮出電子檔案的重要價值，使其為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

1 電子檔案概述

（一）電子檔案的基本要求

電子檔案依托于計算機技術和網(wǎng)絡技術，因此對電子檔案完整性、原始性、真實性和安全性具有較高的要求。對于電子檔案，需要及時對其進行整理歸檔，避免信息資料丟失，導致檔案不完整現(xiàn)象發(fā)生。這就需要在實際工作中要提高認識，工作人員要端正工作態(tài)度，全面提高電子檔案的完整性。相較于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案生成過程中容易出現(xiàn)原始狀態(tài)失真情形，這就要求不管何種類型的電子檔案都需要確保其具有原始性。由于電子檔案可以被復制，同時被修改后也不會留下痕跡，因此在電子檔案建立時要確保具有較好的真實性。電子檔案信息容易被非法操作更改，同時也容易受到黑客的攻擊，影響電子檔案信息的安全。而且電子檔案在存儲過程中，磁性介質(zhì)容易受多種因素干擾，從而造成信息無法讀取，因此保證電子檔案的安全性具有非常重要的意義。

（二）電子檔案管理現(xiàn)狀

在信息技術快速發(fā)展的時代背景下，電子檔案已經(jīng)廣泛應用于各個領域中，電子檔案在發(fā)揮各種優(yōu)勢的同時，也存在一定的弊端，所以應該對電子檔案管理的現(xiàn)狀進行全面的分析，進而為逐步完善電子檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理相比有很大的優(yōu)越性，從檔案信息資料的收集、分類、整理和歸檔都可以通過電子形式來完成，大大的提高了工作效率，也與當下的辦公條件相適應。僅從電子檔案的保存來講，就會比紙質(zhì)檔案易于保存，不僅減少了存儲的空間，同時又會減少人力物力的付出。但是在電子檔案發(fā)揮優(yōu)勢的同時，自身也存在一些缺陷。首先在安全性方面就存在劣勢，由于網(wǎng)絡自身具有開放性的特點，所以通過木馬、病毒的入侵以及黑客的惡意攻擊等方式，都可以威脅到電子檔案的安全性。電子檔案對于設備的依賴性較強，雖說不用再手工記載各種資料，一切資料的形成都可以形成電子資料，但是一旦硬件或者軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題，將會直接影響到電子檔案管理工作的有效開展。所以在電子檔案提升工作效率的同時，也存在一定的缺陷，這些還需要在實際工作中不斷的完善，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，有效遏制各種問題的發(fā)生，為電子檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造有利的條件。

2 新時期做好電子檔案管理工作的策略分析

（一）不斷更新自我觀念，加深對電子檔案的重視

電子檔案管理是新時期新形勢下，信息技術在檔案管理系統(tǒng)中的重要應用，推動了檔案管理的實際工作的效率提升。單位領導對電子檔案的重視與認識，是檔案管理質(zhì)量提升的前提。各級各類單位對檔案管理的重要地位有了初步認識，但是畢竟檔案管理隨著檔案數(shù)量和質(zhì)量的提升變得日益復雜，面對檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍卻在逐步擴大的現(xiàn)象。所以必須要高度重視信息技術在解決檔案管理中的重要性。

（二）規(guī)范電子檔案的利用制度

在電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權限進行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權的范圍。

（三）協(xié)調(diào)好電子檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制

當前我國檔案工作中，紙質(zhì)檔案加快了數(shù)字化的建設進程。但在今后較長的一段時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案會處于共存的局面。而且國家出臺了檔案雙套制保存標準。這主要是由于紙質(zhì)化檔案更易于檔案物理上的保存。同時當前我國各行各業(yè)并沒有完全統(tǒng)一實現(xiàn)無紙化辦公，這就會在工作中有較多的紙質(zhì)檔案信息產(chǎn)生，因此需要做好這部分紙質(zhì)檔案資料的保存工作。通過建立電子檔案，不僅是為了檔案信息的安全和備份，同時還易于檔案信息的查詢和開發(fā)利用。因此在當前電子檔案管理工作中，需要協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關系，全面提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協(xié)議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

3 結束語

隨著信息化技術的快速發(fā)展，電子檔案的應用越來越普遍，這是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理而言，存在諸多的優(yōu)勢，無論是在管理效率還是對檔案信息資源的開發(fā)利用方面，都有顯著的提升。但是在開展電子檔案管理的過程中，應該充分認識到客觀存在的問題，然后制定出完善的改進措施，最大限度的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。所以應該建立完善的規(guī)章管理制度，創(chuàng)新管理理念，加強電子檔案安全維護，確保電子檔案管理工作的高效運行。

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