事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

毛娟

摘 要：隨著信息技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)也越來越多，而事業(yè)單位的檔案管理工作也變得復(fù)雜化。因此如何使檔案管理工作變得高效和便捷成為事業(yè)單位所面臨的重要問題。而檔案管理信息化就是在這種背景下產(chǎn)生和發(fā)展起來的。但是就目前檔案管理信息化的程度來看，它仍然存在著許多不足之處。本文首先分析事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)，從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題入手，然后針對存在的問題提出了解決措施，并總結(jié)了檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；特點(diǎn)；問題；措施；作用

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)為主要媒介，基本上以人工錄入的形式為主進(jìn)行記錄和整理，但是紙質(zhì)檔案管理需要占用大量的空間，它們往往被集中在一間或幾間檔案室內(nèi)，而且紙質(zhì)檔案的管理需要耗費(fèi)檔案管理者大量的精力和勞力。此外紙質(zhì)檔案會(huì)由于高溫、高濕、強(qiáng)光、有害氣體等都會(huì)使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，使紙張變得易碎、壽命變短以至于字跡發(fā)生擴(kuò)散、模糊的現(xiàn)象。而信息化管理通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是檔案管理的方式發(fā)生了改變，而且電子檔案通過將檔案信息存儲(chǔ)在硬盤中大大節(jié)約了空間，因此檔案管理信息化是事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了資源共享，為檔案的使用和查詢提供了便捷。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在許多缺陷，已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，因此事業(yè)單位要想提高管理水平首先要從檔案管理信息化建設(shè)入手。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢

雖然目前事業(yè)單位檔案管理在檔案管理信息化建設(shè)取得了很大的進(jìn)展，但是在建設(shè)平臺(tái)方面仍然存在一些不足。檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢，這主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位沒有重視檔案管理工作，沒有及時(shí)更新理念，以至于檔案信息更新較慢，降低了檔案管理的水平。

2.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，他們的綜合素質(zhì)直接影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程。但是目前許多事業(yè)單位的檔案管理者缺乏專業(yè)的技能，而且綜合素質(zhì)較低。信息化建設(shè)的主要工具就是計(jì)算機(jī)，當(dāng)前許多檔案管理者對計(jì)算機(jī)的一些基本操作不熟悉，也沒有檔案管理的知識(shí)基礎(chǔ)，因此要想加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就要從檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)入手。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)

為了提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，事業(yè)單位要加強(qiáng)對他們的管理和培訓(xùn)，給他們提供提升自己能力的機(jī)會(huì)，比如讓他們定期參加專業(yè)的培訓(xùn)，或者聘請一些專家給他們開展講座，便于檔案管理者及時(shí)更新理念，重視檔案管理工作。同時(shí)還要提高相關(guān)人員計(jì)算機(jī)和信息平臺(tái)使用的技能，這是推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的基本保證。此外，為了提高檔案管理者的工作效率和工作質(zhì)量，事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際情況建立考核制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，然后不定期對他們評估，從而提高檔案管理者的工作積極性，并為檔案管理信息化建設(shè)培養(yǎng)優(yōu)秀人才奠定基礎(chǔ)。

3.2 加快檔案管理的硬件建設(shè)、完善應(yīng)用軟件的開發(fā)工作

硬件設(shè)施是檔案管理部門必不可少的條件，因此事業(yè)單位要加大對檔案管理的投入力度，完善檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)，為檔案管理者進(jìn)行信息化管理提供條件。而且及時(shí)更新硬件設(shè)備可以提高檔案管理的技術(shù)水平，同時(shí)充分發(fā)揮了電子存儲(chǔ)的優(yōu)勢，這對檔案電子化管理有重要作用，在一定程度上推進(jìn)了檔案管理信息化的進(jìn)程。此外，要想提高檔案管理信息化的程度，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，事業(yè)單位要根據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展需求與開發(fā)公司共同開發(fā)適合本單位的應(yīng)用軟件，這是檔案管理信息化建設(shè)的基本立足點(diǎn)。

3.3 建立適用的檔案信息網(wǎng)站

為了促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展，事業(yè)單位要在原有的基礎(chǔ)上不斷地進(jìn)行拓展和創(chuàng)新，使信息化系統(tǒng)更加科學(xué)、可行和靈活。為此，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的需求建立具有特色的檔案信息網(wǎng)站，而且還可以根據(jù)單位的發(fā)展需求構(gòu)建全新的、可持續(xù)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理形式。

4 檔案管理信息化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

隨著時(shí)代的不斷演變，我國事業(yè)單位已經(jīng)步入發(fā)展階段。隨之，在新時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作重要組成部分，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。首先，檔案管理信息化是信息時(shí)代發(fā)展的需要，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，發(fā)揮其重要價(jià)值，這對提升檔案管理水平有重要作用。其次，檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位參與國際競爭和交流有重要作用。通過檔案信息化建設(shè)對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新不僅發(fā)揮其信息優(yōu)勢，以多種語言、文字積極傳播文化，而且這對營造良好的社會(huì)國際環(huán)境十分重要。

5 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化不但可以提高事業(yè)單位檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，而且是社會(huì)進(jìn)步的必然要求。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，因此在事業(yè)單位檔案管理工作中要充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要作用，并發(fā)揮檔案管理信息化在事業(yè)單位的優(yōu)勢，從而滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。

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