高校教學檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：高校教學檔案管理是日常行政管理工作內(nèi)容之一，高校內(nèi)部設立的教學管理機構較多，其工作執(zhí)行內(nèi)容和職責、權限等均存在較大差異，高校師生在教學活動中無論是圖像、文字、聲音文件還是教學資料，均要以檔案的形式將這些文件資料予以妥善保管，為后期的教研活動開展奠定基礎。本篇文章在此基礎上，主要對高校教學檔案管理中容易存在的一些問題及其成因進行研究與分析，積極總結、制定出有效的解決辦法，提高高校教學檔案管理水平與質(zhì)量。

關鍵詞：高校；教學檔案；管理；問題；解決對策；分析

關于高校教學檔案管理需要保證信息資料的搜集完備，在整理好相應資料的基礎上予以合理分類和歸檔，另外必要時還要做好檔案備份和建立數(shù)字檔案的工作，整個檔案管理工作流程要求規(guī)范和流暢。但是在實際工作中發(fā)現(xiàn)，由于高校教學檔案管理中相關部門和管理人員對檔案管理工作存在認識上的偏差，導致管理理念和管理手段落后，在規(guī)范高校教學檔案管理行為上存在制度不足、監(jiān)管不力等問題?；诖?，需要根據(jù)高校教學檔案管理基本工作內(nèi)容和要求，對檔案資料保管中存在的問題進行分析，制定出有效的解決對策，提高高校檔案管理水平。[1]

1 高校教學檔案管理存在的問題

1.1 檔案資料的分散性

高校教學活動中生成的檔案資料具有明顯的分散性，由于這些檔案資料屬于教職工在教學活動中個人勞動成果和智慧成果的展示，這就造成高校檔案資料的來源和文本形式存在較多差異。在教學過程中，教師進行教學計劃設計，并根據(jù)實際的教學要求對教學計劃予以不斷調(diào)整，在此過程中使高校檔案資料在形成時間和保管時間上存在交叉性。高校檔案資料管理中關于檔案歸檔處理，部分是按照學年活動進行劃分，檔案資料具有一定的時間統(tǒng)一性，而另一部分則是按照年度時間對檔案資料進行劃分，劃分依據(jù)是自然年，因而在保管年限上具有連續(xù)性的時間特性。高校檔案資料管理由于是在一系列的教學活動中產(chǎn)生的，而教學活動開展具有周期性特點，這些均導致檔案資料在歸檔和保管中需要不斷調(diào)整時間次序和保管年限，處理好不同類型檔案資料的時間關系。

1.2 檔案資料完整性問題

高?；顒又袡n案資料的保管需要在資料收集、整理和歸檔、保管中反復確認資料的來源屬性，以及相關內(nèi)容的真實性和完整性，從而進一步為高校檔案保管的規(guī)范性處理奠定基礎。但是在實踐中發(fā)現(xiàn)，由于高校內(nèi)部組織的教學活動較多，參與的部門和教職工包括學生組織較多，檔案資料的制定程序較多，且資料的適用方也較多，這就造成高校檔案資料難以收集完全，其內(nèi)容的客觀性和真實性也難以保障。[2]高校檔案資料的保管工作并不屬于簡單的文書處理工作或內(nèi)部行政管理工作，由于高校檔案具有后續(xù)的使用價值，總體重復利用率較高，若在檔案收集和文件歸類中未實地考證和比對資料內(nèi)容的真實性，例如數(shù)據(jù)雜亂、計算錯誤、結論與論證不符以及時間次序?qū)Σ簧系?，均會給檔案核實和借閱帶來不利影響。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)、技能問題

高校教學檔案管理中參與管理的工作人員需要不斷提高自己的管理技能和實踐水平，但是在高校檔案管理中，由于相關部門不夠重視內(nèi)部員工的技能培訓，導致檔案管理人員的總體技能水平難以有效提高，尚且停留在初期的原始階段，導致高校教學檔案管理質(zhì)量不高。另外，檔案管理人員對專業(yè)化管理知識不夠了解，對于先進的技術、軟件等應用水平不高，檔案管理效率難以提高。對于高校教學檔案管理，教務機構為實行專業(yè)人才培養(yǎng)制度，從事檔案管理的工作人員以兼職居多，專業(yè)素質(zhì)和水平低下，難以保證檔案管理質(zhì)量。高校教學檔案管理中缺乏高素質(zhì)和復合型人才的培養(yǎng)將會導致檔案管理機構內(nèi)部缺乏一定的人才競爭制度，使高校檔案管理工作處于停滯不前的狀態(tài)。[3]

2 高校教學檔案管理問題解決對策

2.1 建立健全管理制度

高校教學檔案管理工作屬于高校內(nèi)部管理事務之一，在此過程中針對檔案管理部門和相關人員的工作行為以及履責情況，需要不斷建立相對完善的體系化管理制度，保證高校教學檔案管理工作有序進行。在檔案管理機構內(nèi)部，可以以權責劃分的形式對不同工作崗位的管理人員實際工作內(nèi)容和工作職責予以明確劃分，使其能夠在權屬范圍內(nèi)執(zhí)行好自己的管理任務，也方便后期的績效考核和糾責問責。例如在規(guī)范化、制度化的檔案管理工作中可以建立不同的教學檔案，按照學科、時間等要素進行歸檔依據(jù)劃分，在此基礎上，安排專門人員分別參與檔案資料收集、分類、核實、校對和歸檔整理中，對于不同工作環(huán)節(jié)的工作人員需要相互配合，同時又要相互監(jiān)督，將檔案管理工作按照標準化程序進行。

2.2 先進技術、理念的應用

高校教學檔案管理中需要積極借鑒先進的管理經(jīng)驗和管理理念，由于我國國內(nèi)關于檔案管理工作研究起步較晚，因而在工作實踐中缺乏必要的經(jīng)驗和技術?；诖?，高校需要意識到教學檔案管理能夠為后期的資料調(diào)用和參考提供便利，為教學調(diào)研活動的進一步開展和完善提供理論基礎，促使學校的教學教學水平不斷提高。[4]在高校教學檔案管理工作中積極引進先進的管理技術和理念，能夠通過計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的綜合應用，促使新型檔案管理系統(tǒng)或軟件升級，給檔案管理工作帶來便利。對于較高級別的教學檔案資料可以通過系統(tǒng)加密操作，防止重要文件資料的流失或泄露；另外在檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研究中能夠進一步保證信息資料的傳輸、保管安全，提高工作效率的同時，提高高校教學檔案管理安全系數(shù)。

2.3 打造專業(yè)人才隊伍

高校教學檔案管理中，主要參與的是檔案管理人員，其基本的工作素質(zhì)和工作水平直接影響最終的檔案管理工作質(zhì)量，針對這一點，高校領導人員和管理層需要足夠重視檔案管理工作的重要性，在資金支持和技術支持的基礎上強調(diào)專業(yè)人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型檔案管理人才。例如可以選拔具有一定專業(yè)基礎和實踐經(jīng)驗的檔案管理人員，針對高校檔案管理工作內(nèi)容和特性，對其進行專業(yè)理論知識和工作技能教育培訓。另外對于檔案管理人才的培養(yǎng)需要正式建立起崗位考核制度，使其在綜合掌握規(guī)范性工作標準和實用性管理知識的基礎上全面提高檔案管理能力與水平，對于高校教學檔案管理部門的內(nèi)部員工在進出檔案室時均要實行實名登記制度，嚴格規(guī)范其工作行為，增強其檔案維護和保密意識。[5]

3 結語

高校不同內(nèi)容和形式的實踐活動較多，其中關于教學檔案管理需要結合先進的管理理念、管理技術，為檔案資料的查閱、調(diào)用提供便利。高校教學活動開展中需要參考使用的檔案資料較多，同時不同的教研活動中生成的檔案信息也較多，基于此，需要在檔案建立的基礎上實行資料保管。

參考文獻

[1]徐長忠，李慧鵬，羅獻習.試論信息化背景下高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].中國校外教育，2015，12：11.

[2]蔣娟.淺議高校教學檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2014，15：139-140.

[3]梅瓊.地方高校教學檔案信息化管理中存在的問題與對策[J].長春教育學院學報，2012，04：129-130.

[4]尹翔.高校教學檔案管理工作存在的問題及其原因探析[J].文史月刊，2012，08：35-36.

[5]霍倩倩.對高校教學檔案管理工作存在問題及解決對策的思考[J].楊凌職業(yè)技術學院學報，2015，04：91-93.

作者簡介

高新娟，中級，本科，研究方向：檔案。