試探檔案整理外包風(fēng)險及防范

馬偉偉

摘 要：檔案管理單位通過外包方式對檔案進行管理，能夠從一定程度上為單位節(jié)約成本，也有利于對檔案業(yè)務(wù)進行整合，可促進檔案資源優(yōu)化配置。然而，在進行檔案業(yè)務(wù)外包過程中，受部分主、客觀因素影響，會產(chǎn)生一定風(fēng)險?；诖?，本文對檔案整理外包風(fēng)險進行了綜合性闡述，并探討了相關(guān)防范策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案整理；外包；風(fēng)險防范

1 檔案整理外包風(fēng)險概述

從風(fēng)險源來看，檔案整理外包風(fēng)險主要來源于兩方面[1]：（1）單位自身。部分檔案管理單位在進行外包時，未能夠?qū)n案進行嚴格、細致分類，導(dǎo)致將部分機密檔案外包出去，很有可能產(chǎn)生機密信息泄露，產(chǎn)生嚴重的檔案外包風(fēng)險。同時，相關(guān)監(jiān)督機制還存在一定缺失，有待完善。（2）市場及中介機構(gòu)。部分中介機構(gòu)業(yè)務(wù)專業(yè)水準并不高，且市場準入門檻相對較低?？陀^上來看，檔案整理工作是一項專業(yè)性較強的工作，外包中介結(jié)構(gòu)的專業(yè)能力不足，勢必會影響到檔案信息管理質(zhì)量，進而產(chǎn)生一定的風(fēng)險。整體上來看，我國檔案整理外包市場尚處于發(fā)展階段，市場管理機制還不夠成熟，存在主觀或客觀上的因素會造成檔案外包風(fēng)險，這應(yīng)該引起檔案管理單位重視。

2 檔案整理外包動因分析

檔案管理單位之所以考慮將檔案整理業(yè)務(wù)進行外包，主要是為了節(jié)省成本，提升檔案信息利用率。部分檔案管理單位業(yè)務(wù)量較大，檔案數(shù)量愈來愈多，但檔案工作人員增加幅度尚無法滿足業(yè)務(wù)增長的需求。在這種情況下，檔案管理效率及質(zhì)量勢必有所下降。但如果一味增加檔案管理工作人員，又會讓單位用人成本上升，甚至可能造成組織結(jié)構(gòu)冗余，會對單位整體運營產(chǎn)生一定影響[2]。通過將部分檔案整理業(yè)務(wù)外包，既能夠節(jié)約用人成本，又能夠提升檔案管理效率。換句話說，檔案業(yè)務(wù)外包是當前市場發(fā)展的必然需求，相關(guān)單位自然也要順從外部環(huán)境變化及這種趨勢，做出一定調(diào)整。另外，檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒Ｊ健Ｒ獙崿F(xiàn)檔案管理信息化，必然需要投入一定量的軟硬件設(shè)施。部分單位目前在檔案信息化建設(shè)方面還存在一定缺陷，尚不能完全實現(xiàn)電子化檔案管理。但部分專門的第三方檔案中介機構(gòu)已經(jīng)具備了電子化檔案管理能力。將檔案業(yè)務(wù)外包于具備良好專業(yè)技術(shù)能力的中介機構(gòu)，借助其成熟技術(shù)優(yōu)勢，有利于促進單位檔案信息化建設(shè)，加快電子化檔案進程。

3 檔案整理外包風(fēng)險因素分析

檔案整理外包過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)受部分因素影響，會產(chǎn)生一定風(fēng)險，具體表現(xiàn)為以下幾個方面[3]：（1）技術(shù)性風(fēng)險。部分單位檔案信息化建設(shè)步伐滯后，相關(guān)技術(shù)更新緩慢，會對檔案中介機構(gòu)產(chǎn)生依賴性，使得中介機構(gòu)掌握主動權(quán)，容易出現(xiàn)檔案外包費用逐步遞增的風(fēng)險。同時，中介機構(gòu)與單位自身在檔案整理業(yè)務(wù)理解方面會存在偏差，這種偏差可能會造成中介機構(gòu)服務(wù)無法滿足單位檔案管理實際需求，讓單位陷入被動局面。還有部分單位在與中介機構(gòu)簽署合同時，合同內(nèi)容不夠靈活或不合理。以設(shè)備維護為例，當單位與中介機構(gòu)所簽訂的長期設(shè)備維護合同未到期，但單位存在設(shè)備更換剛需，外包業(yè)務(wù)必然會對檔案技術(shù)更新、應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。（2）監(jiān)管缺失。部分檔案管理單位在進行檔案整理外包時，缺乏良好的監(jiān)管意識，將外包業(yè)務(wù)完全交給中介機構(gòu)負責(zé)，監(jiān)管工作執(zhí)行力不足。檔案中介機構(gòu)在開展檔案整理業(yè)務(wù)時，可能會采取自身獨有的方式進行，但最終獲得的效果可能無法完全滿足單位檔案管理要求，甚至可能會產(chǎn)生不必要的業(yè)務(wù)糾紛。同時，由于監(jiān)管缺失，可能無法及時發(fā)現(xiàn)個別人員私扣檔案、私自帶檔或檔案丟失等情況，這顯然會影響檔案管理質(zhì)量。（3）載體安全風(fēng)險。一般性的文書檔案在載體轉(zhuǎn)換過程中，相對較為安全。但部分特殊門類檔則容易出現(xiàn)載體安全風(fēng)險。特別是部分載體經(jīng)過轉(zhuǎn)換后，要與其他信息系統(tǒng)對接。因此，需要提前對檔案保存形式進行規(guī)范性轉(zhuǎn)換，倘若轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)問題或未按照規(guī)范實施，則會導(dǎo)致檔案后期不便利用，甚至不能利用。傳統(tǒng)檔案管理主要以卷為單位進行檔案整理。如果要轉(zhuǎn)換檔案載體形式，則需要進行拆卷，可能會對部分年代久遠的檔案產(chǎn)生損害。

4 加強檔案整理外包風(fēng)險防范的相關(guān)舉措

4.1 加強外包業(yè)務(wù)評估

在進行檔案整理外包之前，要做好充足的準備工作。對于檔案管理單位而言，檔案整理外包風(fēng)險是客觀存在的，不可能完全避免。因此，單位需要對相關(guān)業(yè)務(wù)進行縝密的規(guī)劃分析，充分評估其可行性，提前發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素，并制定出風(fēng)險控制預(yù)案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有唯一性特征，一旦出現(xiàn)損壞，很難再次復(fù)原。為了保證檔案資料的安全性，單位內(nèi)部需要成立專項評估小組，對風(fēng)險來源、特征及風(fēng)險產(chǎn)生條件等進詳細分析[4]。首先，要制定一份可靠的財務(wù)分析書，其內(nèi)容主要包括顯性成本、隱性成本及預(yù)期回報。以此來判斷檔案整理業(yè)務(wù)適不適合外包，是否能夠通過外包產(chǎn)出額外效益。其次，要結(jié)合單位檔案管理實際情況制定出一份外包執(zhí)行計劃書。通過分類、分層次分析，判斷哪些檔案適合外包，哪些檔案（如機密檔案）不能進行外包處理。在確認外包內(nèi)容時，要對相關(guān)風(fēng)險因素進行分析，并編制風(fēng)險管理預(yù)案。另外，要對檔案中介機構(gòu)資質(zhì)進行核查，包括項目經(jīng)驗、人才素質(zhì)、專業(yè)技能水平、設(shè)備水準等，對于不符合要求的機構(gòu)一律排除。在合同審核、簽訂時，可聘請第三方專業(yè)人士對合同內(nèi)容進行詳細分析，避免承擔不必要的法律風(fēng)險。

4.2 實施全過程外包監(jiān)管

單位將檔案整理業(yè)務(wù)成功外包后，要重視相關(guān)監(jiān)管工作，實現(xiàn)全過程監(jiān)管。合同執(zhí)行前，單位要與中介機構(gòu)密切溝通，明確合同當中的具體項目、要求，并對任務(wù)的進行合理分配，將責(zé)任落實于人。外包服務(wù)實施過程中，要對合同執(zhí)行情況進行嚴格監(jiān)控。一方面，要對檔案中介機構(gòu)經(jīng)營情況及采取狀況進行密切關(guān)注，對其中介機構(gòu)審計報告進行不定期抽查，對其業(yè)務(wù)能力、信息控制系統(tǒng)進行合理評估[5]。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取應(yīng)急措施，避免風(fēng)險擴散。另一方面，要加強外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督。單位需指派專人對中介機構(gòu)合同條款履行情況進行定期檢查，并出具相應(yīng)的評價報告，及時反饋問題，并跟蹤問題解決情況，做到防患于未然。

4.3 實現(xiàn)外包程序透明化

在檔案整理外包過程中，檔案管理單位要將外包程序公開化，并接受內(nèi)部職工監(jiān)督。當財務(wù)分析書擬定后，可通過集體討論，對不合情理之處提出修改建議或意見。在保證外包服務(wù)質(zhì)量的前提下，盡可能壓縮成本。所制定的外包執(zhí)行計劃書交于第三方專業(yè)機構(gòu)審閱，做出針對性的修改、完善。外包投標過程中，通過實地考察，對投標機構(gòu)進行全方位了解，不要盲目地為了降低成本，而忽略了外包服務(wù)質(zhì)量。單位內(nèi)部還應(yīng)該成立一個專門的招標部門來負責(zé)外包業(yè)務(wù)招標。通過多方調(diào)查、核實，避免暗箱操作。另外，單位要將外包業(yè)務(wù)信息及時公開，讓內(nèi)部員工了解檔案管理動態(tài)，讓基層職工也參與到監(jiān)督當中。

5 結(jié)語

檔案管理單位在進行檔案整理外包時，必然會遇到一定風(fēng)險。檔案管理單位要清晰地認識到這一點，并采取一定策略來控制相關(guān)風(fēng)險因素。通過加強外包業(yè)務(wù)評估、實施全過程外包監(jiān)管、實現(xiàn)外包程序透明化來防范風(fēng)險，以保證檔案信息安全。

參考文獻

[1]周亞.檔案整理外包的風(fēng)險與防范[J].四川檔案，2012（05）：38-39.

[2]齊宗元.檔案整理外包的風(fēng)險與防范探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）：60.

[3]陳鐵漢.檔案外包整理的安全風(fēng)險與對策分析[J].四川檔案，2011（06）：27-28.

[4]羅文武.檔案外包研究綜述[J].蘭臺世界，2013（S6）：114-115.

[5]張博英.我國檔案業(yè)務(wù)外包中的問題及對策[J].中國管理信息化，2014（22）：84-86.