人事檔案信息化管理初探

丁寶華

摘 要：如今，進(jìn)入了科技不斷進(jìn)步，社會(huì)不斷發(fā)展的新時(shí)代，很多的領(lǐng)域都進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，各行各業(yè)都在不斷的發(fā)展。在現(xiàn)在的社會(huì)中應(yīng)征上崗的人才數(shù)量越來越多，需要人才的崗位也越來越多。為此，想要在這眾多的工作人員中掌握他們的綜合信息，給予他們合適的崗位，以及針對(duì)他們的業(yè)績(jī)進(jìn)行合適的升職或者是處罰等等。這些工作如果不統(tǒng)一整合進(jìn)行，不僅僅增大工作量，浪費(fèi)時(shí)間，效率也不會(huì)得到提高。所以，針對(duì)人事檔案信息化管理，我們應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)研究，掌握人事檔案信息化管理的真正意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；研究分析

對(duì)于每一個(gè)應(yīng)征上崗的人才來說，都有自己身份的標(biāo)簽，那就是人事檔案，人事檔案的作用，就類似于人們的身份證。只有有了人事檔案，相關(guān)的工作單位才能準(zhǔn)確清楚地明白每個(gè)人的工作能力，工作經(jīng)驗(yàn)，家庭背景，工作態(tài)度等等。以及未來在企業(yè)的工作情況都會(huì)被一一記錄在人事檔案中。一個(gè)單位如果不統(tǒng)一認(rèn)真的整合所有工作人員的人事檔案，那么將會(huì)造成很大的影響。所以，對(duì)于人事檔案的管理工作而言，無疑需要注意幾點(diǎn)首先，先做到人事檔案的整理準(zhǔn)確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對(duì)人事檔案的整理歸集要合理，例如一年入職的工作者人事檔案放在一起，或者是職位相關(guān)的工作者人事檔案放在一起等等。總而言之，人事檔案的管理應(yīng)該得到重視，在信息化時(shí)代，更應(yīng)該向著信息化發(fā)展。

1 對(duì)人事檔案的管理工作的介紹

上文已經(jīng)大概有所介紹，人事檔案的管理對(duì)于每一個(gè)工作單位來說都是必要的，尤其是工作人員眾多，工作職位眾多的單位，更需要科學(xué)合理高效的進(jìn)行人事檔案的管理工作。首先，應(yīng)該做到的就是收集每一個(gè)應(yīng)征入職的工作者的人事檔案，掌握他們每一個(gè)人的以往工作經(jīng)驗(yàn)，工作能力，家庭背景等等，這關(guān)乎著未來工作者職位的調(diào)動(dòng)。再者，人事檔案管理工作還包括人事檔案的整理和保存，人事檔案都收集上來以后應(yīng)該快速根據(jù)各個(gè)類別進(jìn)行整理，例如可以借鑒的類別有入職年份，工作范圍等等，接近的劃歸成一類。進(jìn)行快速的分組整理后，應(yīng)該對(duì)人事檔案進(jìn)行保存，這也是人事檔案管理工作的重要一步，不能讓人事檔案有所破壞。對(duì)于人事檔案的管理工作而言，無疑需要注意幾點(diǎn)首先，先做到人事檔案的整理準(zhǔn)確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對(duì)人事檔案的整理歸集要合理，目前來看，人事檔案的管理工作已經(jīng)偏向于信息化管理，也就是依靠計(jì)算機(jī)，把人事檔案存放于計(jì)算機(jī)中，不僅僅省時(shí)省力，更不會(huì)導(dǎo)致人事檔案的破壞。這也就是人事檔案的信息化管理，是目前人事檔案管理的重要趨勢(shì)。人事檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)明顯，已經(jīng)成為了重要的方法之一。

2 人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 節(jié)省了人力物力，提高了人事檔案管理的效率

一般來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式都是機(jī)械化的人工操作，也就是需要一定數(shù)量的檔案整理歸集人員手動(dòng)進(jìn)行檔案的整理和歸集，分類工作也需要這么進(jìn)行。這么做不僅僅浪費(fèi)時(shí)間還浪費(fèi)人力，并且容易出現(xiàn)紕漏，人事檔案的管理效率明顯不夠高，人事檔案中包含的信息數(shù)量巨大，不僅僅包含每一個(gè)人的基本資料，姓名年齡等，更包括他以往的工作經(jīng)驗(yàn)，工作能力，有無工作重大失誤或者是獎(jiǎng)勵(lì)等等，他的家庭背景都要收集在人事檔案中去，而如果這些龐大繁雜的信息資料全部依靠人工來進(jìn)行分類整理歸集等等，并不實(shí)用。所以，這時(shí)可以看出人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)利用計(jì)算機(jī)軟件，可以快速把紙質(zhì)的人事檔案存放在硬盤中，不僅僅保存時(shí)間長(zhǎng)，更可以確定不被破壞，當(dāng)然是在不被黑客攻擊的情況下。另外，這些繁雜龐大的數(shù)據(jù)被存放在計(jì)算機(jī)硬盤上可以快速準(zhǔn)確的根據(jù)你的指令進(jìn)行分類，一類一類的人事檔案會(huì)被分別歸集到各自的文件夾中。相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，或者是想要提升職工職位可以準(zhǔn)確清楚知曉每一個(gè)員工的工作能力，工作具體情況等等，一旦員工的具體資料有所變動(dòng)可以快速更改，不必浪費(fèi)時(shí)間找尋自己的人事檔案再進(jìn)行更改，明顯提高了人事檔案管理的效率。

2.2 節(jié)省了人事檔案管理過程中不必要的支出

在之前傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，為了能夠快速的進(jìn)行人事檔案的分類整理和歸集工作，相關(guān)的人事部門需要雇傭一定數(shù)量的檔案整理歸集人員來完成這項(xiàng)工作，而人事檔案數(shù)量越多，規(guī)模越大的企業(yè)需要雇傭的人事檔案歸集整理人員數(shù)量也就越大。所以，在這上面花費(fèi)的資金投入就很大了，并且，紙質(zhì)化人事檔案在保存的過程中難免會(huì)出現(xiàn)破損發(fā)黃變舊的情況，字體磨損看不清等等，一旦出現(xiàn)這些情況，就需要重新進(jìn)行人事檔案的填寫，浪費(fèi)人力不說，還在這方面投入了一定的資金，而進(jìn)行人事檔案信息化管理工作就能解決這一問題。通過人事檔案的信息化管理，只需要派遣少量計(jì)算機(jī)能力良好的人事檔案管理人員進(jìn)行信息的錄入和檢測(cè)，不需要那么多的歸集整理人員，所以，這部分的資金可以有效節(jié)省下來。另外，人事檔案信息化管理不必考慮字體模糊，文件看不清等問題，信息錄入計(jì)算機(jī)可以長(zhǎng)久讀取，所以，這部分的資金也可以節(jié)省下來。由此看來，人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)明顯，應(yīng)該被廣泛應(yīng)用。

3 人事檔案信息化管理的正確做法

3.1 培養(yǎng)能力素質(zhì)達(dá)標(biāo)的人事檔案信息化管理人員

人事檔案信息化管理不需要數(shù)量龐大的檔案歸集整理分類人員，只需要能力素質(zhì)達(dá)標(biāo)的人事檔案信息化管理人員，對(duì)人事檔案管理人員的基本要求是計(jì)算機(jī)水平要達(dá)標(biāo)，人事檔案管理人員每天都要錄入更改查看眾多的人事檔案，所以，一定要有達(dá)標(biāo)的計(jì)算機(jī)水平才能保證基本要求。這需要人事管理部門對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的培訓(xùn)，充分提高他們的計(jì)算機(jī)操作水平。另外，一定要擺正他們的工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待自己的工作，充分意識(shí)到人事檔案信息化管理已經(jīng)成為了大勢(shì)所趨，應(yīng)該意識(shí)到自己工作對(duì)于整個(gè)企業(yè)的重要意義。進(jìn)而能更認(rèn)真地對(duì)待人事部門的培訓(xùn)，進(jìn)而，認(rèn)真對(duì)待人事檔案信息化管理工作。

3.2 要充分保證人事檔案的信息化管理中的安全

人事檔案信息化管理中的一個(gè)重要問題恐怕就是人事檔案的安全性問題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)是紛繁錯(cuò)雜的，在網(wǎng)絡(luò)世界里信息文件都不一定是安全的，尤其是網(wǎng)絡(luò)黑客猖獗，所以，人事檔案信息化管理過程中一定要保證信息的安全。人事檔案管理人員一定要保證人事檔案的全封閉，在沒有明確規(guī)定要公開時(shí)一定要嚴(yán)格保密，不能泄露給任何人，本企業(yè)不可以泄露，外企業(yè)更不可以泄露，另外，在人事檔案的信息化管理網(wǎng)站一定要設(shè)置專門的防火墻，防止不明人士的攻擊，確保人事檔案信息化管理過程中的安全。進(jìn)而使得人事檔案能夠更好的為企業(yè)服務(wù)，讓人事檔案成為企業(yè)高級(jí)管理人員選拔人才，制定未來人員調(diào)配計(jì)劃的重要依據(jù)。這也是人事檔案的關(guān)鍵職能所在。

結(jié)束語

對(duì)于任何一個(gè)單位來說都需要人事檔案的管理，一個(gè)單位如果不統(tǒng)一認(rèn)真的整合所有工作人員的人事檔案，那么將會(huì)造成很大的影響。所以，對(duì)于人事檔案的管理工作而言，首先，先做到人事檔案的整理準(zhǔn)確無誤，不能造成任何的破壞。其次，還要做到對(duì)人事檔案的整理歸集要合理，例如一年入職的工作者人事檔案放在一起，或者是職位相關(guān)的工作者人事檔案放在一起等等。在信息化時(shí)代的今天，更應(yīng)該向著信息化發(fā)展。提高人事檔案管理人員的信息化能力，與此同時(shí)還要保證人事檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1].胡玉燕，鄭丹丹.簡(jiǎn)述人事檔案信息化管理的重要意義[J].人事檔案管理，2014.12（10）：1563-1602.

[2].李春月，任永勝.人事檔案信息化管理面臨的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代營(yíng)銷，2015.03（12）：1108-1221.