淺議如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理

譚雪麗

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在為單位經(jīng)濟(jì)和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮著積極的作用。財(cái)務(wù)檔案是在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的、反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄，是反映各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始憑證和依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表和其他財(cái)務(wù)專業(yè)材料。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和檔案管理工作的加強(qiáng)，財(cái)務(wù)檔案管理工作正在逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。文章通過對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的分析，提出合理化建議，以期促使財(cái)務(wù)檔案更好的為改革發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；對(duì)策

一、財(cái)務(wù)檔案管理的概述和內(nèi)容

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中會(huì)計(jì)檔案主要是記錄和反應(yīng)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展中最重要的史料及證據(jù)依據(jù)。其中具體的檔案管理內(nèi)容包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)告等。其中會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證、日記賬及固定資產(chǎn)賬等等；財(cái)務(wù)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及固定資產(chǎn)賬和其他會(huì)計(jì)賬簿等等；另外，關(guān)于財(cái)務(wù)報(bào)告類，通常包括月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)表、附表及附注等等。另外，電算化的會(huì)計(jì)檔案中包括存儲(chǔ)會(huì)計(jì)的憑證、賬簿移動(dòng)硬盤及紙質(zhì)等等。除此之外，數(shù)據(jù)按照一定的時(shí)間都有相應(yīng)地備份，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前還應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份。打印輸出經(jīng)過蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料中每年一次的系統(tǒng)管理員簽字能夠委會(huì)相應(yīng)地記錄，并且對(duì)于所有的版本而言，系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及軟件應(yīng)當(dāng)對(duì)資料或者數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地存檔。

二、目前財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低

一是學(xué)歷方面，具有大專以上學(xué)歷的為少數(shù)。檔案人員學(xué)歷低，也在一定程度上制約著隊(duì)伍的發(fā)展。另外，取得會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格的人數(shù)少之又少。二就業(yè)務(wù)方面來說，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員，嚴(yán)格的講，不僅要具備財(cái)務(wù)人員從業(yè)資格，還要具備檔案人員從業(yè)資格。有些單位沒有配備專職的財(cái)務(wù)檔案人員，只是由會(huì)計(jì)人員兼職，他們對(duì)于檔案知識(shí)缺乏，沒有受過正規(guī)培新，墨守陳規(guī)，不懂業(yè)務(wù)，更就談不上科學(xué)管理財(cái)務(wù)檔案了。但是隨著我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，檔案數(shù)量也逐年增加。所以，配備專人管理財(cái)務(wù)檔案，并且提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)尤其顯得至關(guān)重要了。

2.檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范

應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實(shí)據(jù)。

3.財(cái)務(wù)檔案開發(fā)利用不充分，檔案編研水平有待提高

當(dāng)前，由于檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，也造成了財(cái)務(wù)檔案編研成果少的現(xiàn)象。普遍認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案僅僅需要收集整理歸檔，服務(wù)意識(shí)差，只是單純的為了保管而保管。而對(duì)于檔案的開發(fā)利用來說，它是檔案價(jià)值集中體現(xiàn)，其成果可謂微乎其微。由于編研產(chǎn)品少，檔案開發(fā)利用不充分，直接影響人們對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，檔案的價(jià)值也不能充分體現(xiàn)出來，從長遠(yuǎn)來看，也不利于財(cái)務(wù)檔案的有效管理。

4.管理制度有待健全

一般來說，多數(shù)單位都比較重視內(nèi)部管理制度的建設(shè)，建立了較為完備的管理制度體系，但涉及財(cái)務(wù)檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。由于缺乏系統(tǒng)、完備的財(cái)務(wù)檔案管理制度，使得財(cái)務(wù)檔案管理松散無序，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

三、如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理

1.提高相應(yīng)的管理人員綜合素質(zhì)

對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員而言，其必須具備一定的素質(zhì)涵養(yǎng)以及工作能力，同時(shí)還必須具備一定程度的法律意識(shí)以及法律認(rèn)識(shí)。在對(duì)于相關(guān)工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質(zhì)突出、個(gè)人工作能力極強(qiáng)的人員來進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。對(duì)已有工作人員，進(jìn)行一定的財(cái)務(wù)檔案管理方面的教育培訓(xùn)，提升工作水平，增強(qiáng)他們的檔案管理保密意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。

2.做好財(cái)務(wù)檔案的編研究工作，加大開發(fā)力度

財(cái)務(wù)檔案是檔案重要的組成部分，也是財(cái)務(wù)檔案工作人員首先要根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的需要，大力開發(fā)和利用本單位財(cái)務(wù)檔案信息資源，為單位的經(jīng)濟(jì)增長方式的根本轉(zhuǎn)變服務(wù)。首先要轉(zhuǎn)變思想。我們要全面樹立起財(cái)務(wù)檔案工作為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的觀念，變被動(dòng)變主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)范圍、對(duì)象逐步向經(jīng)濟(jì)、技術(shù)方面轉(zhuǎn)變。比如：通過對(duì)近年來本所財(cái)務(wù)檔案資源進(jìn)行的對(duì)比，特別是對(duì)收入來源、固定資產(chǎn)增減變動(dòng)以及成本費(fèi)用情況進(jìn)行對(duì)比分析，可以一目了然地為領(lǐng)導(dǎo)改革方案的實(shí)施提供了詳實(shí)有力地依據(jù)，同時(shí)增加了財(cái)務(wù)檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。

3.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。

4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。

5.建立專門的資料保管庫房

對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)，必須按照國家有關(guān)規(guī)定建立專門的庫房進(jìn)行儲(chǔ)存工作，如果不具備單獨(dú)興建庫房的能力，那么也必須將庫房與辦公室、閱覽室有效的區(qū)分開來。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施，進(jìn)行庫房建設(shè)的同時(shí)，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內(nèi)容。并且制定出相關(guān)的庫房管理政策，禁止與相關(guān)管理工作無關(guān)的人進(jìn)入其中，有效的保證庫房內(nèi)檔案的安全，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)檔案可能受到的自然損害進(jìn)行防范，以保證資料的完整性。

四、結(jié)束語

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步為企業(yè)的發(fā)展帶來了更多的機(jī)遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識(shí)豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財(cái)務(wù)檔案管理水平，有助于提高企業(yè)的自身有效發(fā)展。盡快實(shí)行財(cái)務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使用的便捷化，以及服務(wù)的更加現(xiàn)代化。

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