論檔案管理在職業(yè)教育中的作用

張聞

【摘要】伴隨著我國法律體系建設的逐漸完善和檔案管理技術的快速發(fā)展，對于中職學校的檔案管理已進入正軌。在本文中，筆者將對檔案管理在職業(yè)教育中的作用進行探討分析，并說明如何正常發(fā)揮檔案管理工作的效用。

【關鍵詞】檔案管理；職業(yè)教育；作用

目前，大多數(shù)中職學校進行檔案管理時仍采用簡要管理的舊形式，同時還存在對檔案建設重視程度不夠的現(xiàn)象。2012年，隨著海南省教育廳出臺《海南省中等學校檔案管理辦法》后，各中職學校加強檔案室的建設，檔案建設工作逐步完善，并接軌瓊蘭檔案的管理模式，實行信息化管理。今后，中職學校的檔案建設重點工作應放在信息化建設方面，從而保證檔案管理工作能夠真正發(fā)揮促進教學水平、激勵學生學習、便利校園管理、優(yōu)化校園氛圍等作用。

一、檔案管理在職業(yè)教育中的作用

（一）有利于提高教師業(yè)務能力和師資水平。中職學校主要是對職業(yè)人才的培養(yǎng)，而在教學過程中，師資力量與職業(yè)人才的培養(yǎng)緊密聯(lián)系。在職業(yè)學校中，教師都是來自各個領域的專業(yè)技術人員，其教學能力和教學經歷直接影響對職業(yè)人才的培養(yǎng)。為了保證每位老師都能發(fā)揮重要作用，對所有老師的學歷水平、繼續(xù)教育情況、開展公開課經歷、專業(yè)基本功等因素進行詳細整合，并做好記錄和歸檔存檔工作。讓學校了解每位教師的真實情況，適當安排其進行教學活動、講座活動、業(yè)務培訓等，從而保證教學人員的教學質量。對教學經驗有限的教師，還能及時安排其外出培訓、進修學習等，從而促進學校整體師資水平的提高。

（二）有利于幫助畢業(yè)生實習、就業(yè)。中職學校的學生是否能夠真正適應于社會，并被工作單位所認可，這需要學生進行一定的實際操作來進行檢驗。對畢業(yè)生的檔案進行管理時，可以為學生編制一份實習鑒定表，將學生在校實踐經驗以及實習期間的表現(xiàn)進行記錄保存，為將來就業(yè)和用工單位擇優(yōu)錄用打下了良好的基礎，并讓畢業(yè)生擁有能夠證明自己技術能力的書面材料。同時，學校檔案在實習單位和畢業(yè)生中起到了紐帶和橋梁的作用，從而既能體現(xiàn)出學校對畢業(yè)學生的關心和愛護，更能讓家長放心；最為重要的是這既能為實習打下基礎，又能為就業(yè)拓寬門路。

（三）有利于招生就業(yè)工作，擴大社會影響力。對學校往年就業(yè)率的真實數(shù)據進行統(tǒng)計，通過規(guī)整記錄、存檔立卷后，可在校園內進行檔案信息公布。一方面，讓學生通過精確的數(shù)據信息，相應選擇對口專業(yè)學習，同時，激勵學生在校期間努力學習，為未來的職業(yè)生涯而奮斗。另一方面，學校往年就業(yè)率的信息，增強了家長對學校的信心，擴大了學校在社會上的影響力，從而促進學校招生就業(yè)工作的開展。

二、促進檔案管理在職教中產生作用的途徑

（一）實施檔案管理信息化，提高檔案信息質量。目前，在中職學校的檔案管理工作中，管理重點應向信息化轉移，將檔案信息的載體由紙質轉為光盤或計算機，要實行信息化管理，必須將紙質檔案轉化為信息檔案，并且對檔案文件中的重點數(shù)據內容進行彩色掃描，從而更為精準地進行檔案管理，提高檔案信息準確度，明確檔案中的重點內容。電子檔案管理可實現(xiàn)較多紙質復印文件所不能進行的工作，例如隨時增添或更改，每個學期對學生或教師進行評語等等；電子化檔案具有較大的優(yōu)勢，可解決紙質檔案的缺陷問題，使得其檔案信息整體應用質量大幅提升。并且，還要在學校內規(guī)范電子化檔案技術，正確指導檔案管理人員，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，從而更為方便準確地篩選、整合各類信息，進一步保證檔案信息化管理工作行之有效。

（二）加強學校對畢業(yè)生檔案管理的重視程度?，F(xiàn)階段，學校畢業(yè)生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不負責檔案的準確性。認為只要不將學生的檔案丟失，在需要的時候，能夠及時進行外調和查檔工作就可以了。對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且在工作后辦理養(yǎng)老保險、考取公務員等都要查閱檔案。所以，想要檔案管理在職業(yè)教育中發(fā)揮最為有效的作用，就必須要重視畢業(yè)生檔案管理工作，讓學生檔案成為畢業(yè)生進入職場的一塊“敲門磚”，實現(xiàn)職業(yè)教育的根本目的。

（三）規(guī)范檔案材料的管理。首先需要對檔案進行分類管理，使用更加便利查找和存取的方式進行保管，同時，還要制定專門的工作崗位，把責任落實到人，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式可以依據檔案有關部門和海南省教育廳頒布的《海南省中等學校檔案管理辦法》有關規(guī)定執(zhí)行。同時，在對檔案文件進行整理時，特別是學校中存留的紙質檔案，工作人員必須要保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。如果是電子化檔案，就需要進行分年度、分類別的有序管理，從而保證學校各類信息更加系統(tǒng)化。

三、結束語

綜上所述，中職院校檔案管理工作對促進職業(yè)教育有著非常重要的意義，并在教學過程中影響著教師資源開發(fā)的整體程度和學生學習的積極性，所以，做好檔案管理工作無論是對學校還是對學生都具有非常重要的作用。

【參考文獻】

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