以信息化為手段，提高醫(yī)院人事檔案管理水平

葉世蘭

摘 要：醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院重要的人事資料，在檢核醫(yī)護人員信息以及考察醫(yī)護人員工作狀態(tài)和工作能力中發(fā)揮著不容小覷的重要作用。醫(yī)院人事檔案信息化建設即是依靠信息網(wǎng)絡技術(shù)，在醫(yī)院人事檔案管理過程中借助于現(xiàn)代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現(xiàn)代化檔案管理手段。本文筆者通過結(jié)合自身人事檔案管理經(jīng)驗，就如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理發(fā)表幾點自己的看法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化管理

2012年7月，云南省昭通市中醫(yī)醫(yī)院參加全國三級甲等中醫(yī)醫(yī)院等級評審，成功通過，而這一成功少不了醫(yī)院人事檔案提供的大量人事個人資料，人事檔案在醫(yī)院等級評審中發(fā)揮著重大作用。而隨著醫(yī)院人事檔案數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足信息技術(shù)發(fā)展的需求，因此積極探索出醫(yī)院人事檔案信息化管理具有重大作用。

1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義分析

（一）有助于提高醫(yī)院人事檔案的利用率

醫(yī)院人事檔案的信息化管理需要借助計算機對人事檔案進行查閱，極大地提高人事檔案的利用率，主要體現(xiàn)在四個方面：第一能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工查閱檔案的方式，從而為檔案的調(diào)閱和查詢提供便利；第二能夠迅速完成檔案的接受、轉(zhuǎn)遞以及借查閱工作；第三，信息化管理能夠自動生成各類人力資源和勞資變動報表；第四，人事檔案信息化管理還能夠完成檔案、花名冊以及報表等資料的輸出，全面提高人事檔案管理的效率。

（二）有助于降低人事檔案管理的成本

醫(yī)院人事檔案借助計算機進行管理后，從原則上講未經(jīng)允許是不能隨意查閱的，只有經(jīng)過允許的人才能查閱原件，如此便極大地減少了人事檔案原件的使用頻率，保證了檔案信息的完整。另外傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法需要設立專職的檔案管理人員，但是實現(xiàn)信息化管理之后，該職位可以由管理人員兼任，除了人事信息的錄入和升級以外，不再需要單獨設立管理機構(gòu)和人力人員，從而極大的降低了人事檔案管理的成本。

（三）有助于提高醫(yī)院人事檔案的質(zhì)量

醫(yī)院人事檔案信息化后，將檔案信息的載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)為光盤或計算機，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案時，可選擇先用紙質(zhì)檔案進行掃描，在文件重點內(nèi)容上進行著重彩色掃描，提高人事檔案信息準確度，明確人事檔案中的重點內(nèi)容。從而，在檔案信息質(zhì)量上建設電子人事檔案比由大量復印件組成的紙質(zhì)竣工檔案有著較大的優(yōu)勢，并且可解決紙質(zhì)檔案的缺陷問題，使得人事檔案信息質(zhì)量大幅提升[1]。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題分析

（一）缺乏對人事檔案信息化管理的高度重視

當前，就我院來看，對人事檔案信息化管理的重視程度還不夠，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，醫(yī)院領導的重視程度不夠，很長時間以來，個別醫(yī)院領導對人事檔案管理工作的認識還不夠深入，片面地認為人事檔案管理不外乎對檔案進行保管，只需能夠滿足日常的檔案查閱、轉(zhuǎn)檔等需要即可，甚至認為人事檔案信息化管理僅僅是增設或者改善計算機設備，缺乏對人事檔案信息化管理的要求、規(guī)范、流程的高度認識，以至于阻礙了醫(yī)院人事檔案的信息化管理進程。第二，從事人事檔案管理的人員對信息化管理的重視程度不夠。絕大部分從事人事檔案管理的人員不具備檔案管理方面的專業(yè)知識，在日常工作中，主要精力用于其他事務中，被動對待人事檔案管理工作，缺乏對檔案信息化管理的認識，以至于無法掌握人事檔案信息化管理的技能，從而阻礙了醫(yī)院人事檔案信息化管理的發(fā)展。

（二）人事檔案信息化管理水平有待提高

當前，我院的人事檔案的基礎設施還有待提高，對人事檔案的收集、整理、歸類以及編目等工作均由傳統(tǒng)的人工完成，即便我院配備了專門的計算機設備，并開發(fā)出了對應的人事檔案管理系統(tǒng)，但是這類管理系統(tǒng)屬于單機版，無法實現(xiàn)對人事信息的及時更新和維護，人事的信息也局限于基本信息，只能滿足人事日常工作的需求。加之相對分散的人事檔案管理模式所導致，這些問題都阻礙了人事檔案信息化建設的發(fā)展步伐。同時因為人事檔案資源利用運行機制不完善，造成人事檔案信息的共享程度不高

（三）人事檔案管理隊伍專業(yè)水平有待提高

在推進醫(yī)院人事檔案信息化建設中，人才是最重要的資源。人事檔案管理工作者除了應該具備扎實的專業(yè)素質(zhì)和技能，還應該具備愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。但是目前我院還有很多人事檔案管理工作者不具備有熟練的掌握計算機技術(shù)、軟件應用技術(shù)和數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不了解如何應用和維護計算機服務器等，專業(yè)水平較低影響了人事檔案信息化建設的推進，需要組織其進一步地學習和培訓。

3 以信息化為手段，提高醫(yī)院人事檔案管理水平的策略

（一）提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的重視程度

近年來，隨著醫(yī)院的飛速發(fā)展和日益擴張，醫(yī)院和醫(yī)院的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，因此優(yōu)秀的人才就顯得尤為重要，醫(yī)院要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必然離不開人才的支持，因此醫(yī)院對綜合人才的需求量增加直接導致人事檔案工作量增加。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式耗時耗力，因此醫(yī)院要想改變這一現(xiàn)狀，必須從思想上重視人事檔案信息化管理工作，特別對于醫(yī)院的領導層，要進一步加大對人事檔案信息化管理的認識，提高對人事檔案信息化管理的重視程度，將人事檔案信息化管理納入人事檔案管理改革的重中之重。作為領導層，要主動學習信息化管理相關(guān)知識，鼓勵并號召醫(yī)院所有人員學習信息化建設，爭取為人事檔案信息化管理工作的開展營造良好氛圍。在提高了對人事檔案信息化管理認識的基礎上，建立健全人事檔案管理相關(guān)制度，明確指派人事檔案信息化管理的總負責人，確保將各項制度落實到人事檔案管理中。除此之外，還應該在醫(yī)院中成立專門的人事檔案管理委員會，該委員會主要職責是研討檔案信息化管理的標準，以促進醫(yī)院信息化建設有序、規(guī)范開展[2]。

（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化管理水平

一方面，加強硬件設施建設，在人事檔案信息化建設逐漸推進的過程中，人事檔案管理部門必須要將相關(guān)的硬件設施準備充分，同時采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式，按照醫(yī)院實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構(gòu)建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進一步推動人事檔案信息化建設，更好地開發(fā)和利用人事檔案資源。另一方面，搭建信息網(wǎng)絡數(shù)字平臺。要堅持從醫(yī)院實際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標的推進數(shù)字平臺以及網(wǎng)絡管理軟件的開發(fā)建設。建立全面系統(tǒng)的信息化人事檔案管理平臺還要求醫(yī)院要建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于人事檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統(tǒng)，進而確保人事檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能的更好實現(xiàn)。與此同時，在人事檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和醫(yī)院其他部門的資源系統(tǒng)可以有效銜接。

（三）提高人事檔案信息化管理隊伍整體素質(zhì)

首先嚴把人事檔案管理隊伍的入門標準，確保每一位從事人事檔案信息化管理的人員具備相關(guān)知識和工作經(jīng)驗。然后要加強人事檔案管理人員工作作風、政治素質(zhì)的建設，要通過組織其參與教育培訓、業(yè)務學習等方式全面提高管理人員的工作技能和水平，努力打造一支業(yè)務精、政治過硬、作風好的人事檔案管理隊伍。最后鼓勵廣大人事檔案管理工作者開拓創(chuàng)新，積極尋求人事檔案管理的新方法和新途徑，全面提高人事檔案管理水平[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院培養(yǎng)人才，制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作的重要參考資料，也是人力資源中重要的構(gòu)成部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院人事檔案勢必要加快檔案信息化建設，從而更好的滿足時代發(fā)展要求，才能提高醫(yī)院檔案管理水平。

參考文獻

[1]劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢[J].人力資源管理，2014，04：206-207.

[2]謝婷.淺析醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設問題[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2014，12：91-92.

[3]關(guān)力.醫(yī)院人事檔案信息化管理的思路[J].中國病案，2013，04：37-39.