加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理

摘 要：我國檔案工作的基本原則就是實(shí)現(xiàn)檔案的集中同一管理。而自從改革開放之后，我國各個(gè)機(jī)關(guān)的檔案室也收集了大量的檔案資料。但是就目前的情況來看，我國在實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的過程中遇到了非常大的困難。這些問題都直接影響了機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理。而機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理也能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)的工作帶來非常大的便利。因此，本文主要分析了集中統(tǒng)一管理檔案的作用以及方法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；集中統(tǒng)一管理；作用；方法

1 機(jī)關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理的作用

1.提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度

在檔案室沒有成立之前，機(jī)關(guān)檔案主要由各個(gè)部門進(jìn)行管理。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的管理并沒有足夠的重視。而檔案在進(jìn)行集中統(tǒng)一管理之后，檔案工作也可以被領(lǐng)導(dǎo)列入到日常的工作當(dāng)中，得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，從而也能夠提高檔案的管理水平和管理質(zhì)量。

2.體現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則

檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的主要目的是為了保證檔案的安全性和完整性，從而使各項(xiàng)工作在今后對(duì)于檔案的應(yīng)用更加的方便。檔案的集中統(tǒng)一管理能夠避免檔案由各個(gè)部門來管理的分散局面的出現(xiàn)。這樣，檔案的集中統(tǒng)一管理不僅能夠體現(xiàn)出檔案管理的基本原則，還能夠保證檔案的完整和安全，從而使機(jī)關(guān)的歷史面貌能夠真實(shí)的被反應(yīng)出來。

3.有助于檔案信息的開發(fā)利用

檔案的集中統(tǒng)一管理能夠使各部門在今后工作借閱檔案更加的方便，提高了機(jī)關(guān)工作的水平。例如：如果機(jī)關(guān)工作人員在辦理離退休時(shí)，管理人員可以從工資冊(cè)中來查找工作的時(shí)間。這樣能夠使工作的內(nèi)容更加的簡潔和方便。同時(shí)，管理人員可以通過資料來查找上級(jí)的文件。另外，在編史修志時(shí)，工作人員不僅要用到文書檔案，還要用到業(yè)務(wù)檔案，而檔案的集中統(tǒng)一管理就能夠滿足他們的要求。這在一定程度上能夠提高工作人員的工作效率。

4.提高了檔案管理的科學(xué)性

檔案的集中統(tǒng)一管理能夠提高管理的科學(xué)性，提高檔案的使用率。檔案如果得不到集中統(tǒng)一管理，那么往往得不到工作人員的重視，出現(xiàn)霉變、蟲蛀、被毀等現(xiàn)象。而檔案的集中管理可以保證檔案的安全性和完整性，從而方便了工作人員對(duì)于檔案的借閱和查看。因此，檔案的集中統(tǒng)一管理能夠及時(shí)搶救即將退化變質(zhì)的檔案，并且能夠在管理過程中加強(qiáng)查找工作的應(yīng)用，使檔案的查找更加的方便，提高了機(jī)關(guān)工作人員的效率。

2 集中統(tǒng)一管理檔案的方法

1.強(qiáng)化管理人員的觀念

強(qiáng)化管理人員的觀念才能夠?qū)⒓薪y(tǒng)一管理的基本原則深入到管理人員的心目當(dāng)中。這樣才能夠使管理人員按照基本原則來實(shí)施管理。而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要足夠重視檔案管理的重要性以及作用，能夠規(guī)劃檔案管理的具體工作內(nèi)容，并且要制定出相關(guān)的管理制度來加強(qiáng)對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)。各個(gè)單位只有有效提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠保證檔案的集中統(tǒng)一管理。第一，一些素質(zhì)和學(xué)歷較高的人認(rèn)為在機(jī)關(guān)從事檔案管理工作會(huì)埋沒自己的才能，只有到重要的機(jī)關(guān)部門才能夠被得到重用。因此，在選拔管理人員的過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)使機(jī)關(guān)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而為檔案部門選拔一些高素質(zhì)的人才。第二，由于機(jī)關(guān)本身對(duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致管理人員的學(xué)歷和綜合素質(zhì)都較低，而年齡卻偏大，從而無法從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。因此，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，從而能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案部門選拔到綜合素質(zhì)較強(qiáng)且學(xué)歷較高的管理人員。

2.提高管理人員的素質(zhì)

綜合素質(zhì)較高的管理人員能夠在工作中引入具有一定創(chuàng)新性和科學(xué)性的管理方法。因此，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過一定的措施來提高管理人員的綜合素質(zhì)。

第一，管理人員在工作中要能夠加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從而提高自身的工作水平。而機(jī)關(guān)檔案管理不僅具有一定的基本作用，還具有一定的服務(wù)作用。因此，檔案管理工作要求管理人員一方面要具有較高的能力，另一方面也要具有較高的管理意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。在日常的工作過程中，管理人員必須具有一定的協(xié)調(diào)能力，從而使機(jī)關(guān)其他部門能夠更加理解檔案部門的工作。另外，管理人員也要提高自己的寫作能力。這樣才能夠?qū)n案的資料和信息進(jìn)行有效的整理。

第二，定期培訓(xùn)管理人員。檔案管理要求管理人員必須有較高的業(yè)務(wù)能力。因此，機(jī)關(guān)要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，之后要使管理人員能夠繼續(xù)學(xué)習(xí)并對(duì)其進(jìn)行考核。這樣管理人員不僅具備相關(guān)的理論知識(shí)，還具有一定的業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，管理人員也能夠時(shí)刻學(xué)習(xí)到新的管理方法，從而提高檔案管理的水平和質(zhì)量。

第三，建立一定的獎(jiǎng)懲制度，加大對(duì)于管理人員的績效管理。一方面，該制度能夠有效監(jiān)督管理人員的日常工作，從而避免管理人員出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。另一方面，獎(jiǎng)懲制度可以提高管理人員工作的積極性，使管理人員能夠具有認(rèn)真的工作態(tài)度。

3.實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性不僅能夠提高管理的質(zhì)量，還能夠使檔案信息得到有效利用。檔案集中統(tǒng)一管理需要管理人員的職責(zé)和操作步驟都必須具有一定的規(guī)范性。第一，機(jī)關(guān)檔案主要包含有常用文書和公務(wù)文書。檔案管理人員需要將檔案進(jìn)行分類，從而便于后期的查找和管理。如果檔案包含了兩個(gè)以上部門的業(yè)務(wù)，那么可以根據(jù)具體情況設(shè)置單獨(dú)的檔案門類。第二，各個(gè)部門在工作中需要查看檔案，那么管理部門可以制定嚴(yán)格的檔案借閱制度并要在借閱之前進(jìn)行登記。第三，檔案管理要保證檔案的安全性。其他部門在借閱檔案時(shí)要進(jìn)行登記并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來借閱。另外，其他部門在借閱期間要保證檔案的安全性。

4.引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

機(jī)關(guān)檔案管理具有一定的復(fù)雜性。因此，管理人員需要使用比較先進(jìn)且合理的管理手段才能夠減輕管理人員的工作壓力。另外，機(jī)關(guān)所涉及的檔案比較多，檔案管理部門需要使用現(xiàn)代化的管理手段來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)一管理。所以，管理人員要通過對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來提高檔案管理的數(shù)字化和電子化，從而能夠更好的保護(hù)檔案和提高檔案管理。

5.加強(qiáng)監(jiān)督功能

由于檔案管理的工作量較大，因此，管理人員在工作中可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。為了使管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并加以改正，機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門的監(jiān)督。第一，監(jiān)督人員要每天檢查新增的檔案。監(jiān)督人員在日常的檢查中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，從而能夠及時(shí)將責(zé)任落實(shí)到位，避免在今后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤無法找到責(zé)任人。并且機(jī)關(guān)要定期對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和法制教育的培訓(xùn)。第二，機(jī)關(guān)可以利用年終考核制度來對(duì)管理人員每年的工作進(jìn)行統(tǒng)一考核。第三，加強(qiáng)執(zhí)法力度。檔案行政管理部門要定期檢查管理人員的工作，提高檔案管理的質(zhì)量。如果在檢查過程匯總發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，那能夠及時(shí)對(duì)其做出處理。

3 結(jié)語

綜上所述，集中統(tǒng)一管理能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。目前，雖然我國機(jī)關(guān)檔案管理受到了一些影響，但是這并不能夠影響集中統(tǒng)一管理所帶來的作用。因此，在日常工作中，各個(gè)機(jī)關(guān)要強(qiáng)化管理人員的觀念、提高管理人員的素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范性、引進(jìn)先進(jìn)的管理手段、加強(qiáng)監(jiān)督功能，從而提高機(jī)關(guān)檔案的管理水平。

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作者簡介

肖海娃（1976-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局。