信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀思考

林秀娜　劉方林

摘 要：檔案管理對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展、資料留存都有十分重要的作用，是不能缺少的信息資源，隨著信息化、數(shù)字化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著信息化的方向前進(jìn)。本文旨在探討醫(yī)院檔案管理在信息化環(huán)境下的管理現(xiàn)狀，存在的問題以及提出如何在信息化環(huán)境下轉(zhuǎn)變管理模式以與時(shí)俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院檔案；檔案管理；管理現(xiàn)狀

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化環(huán)境逐步形成并保持著高速發(fā)展，信息化管理逐步滲透到各行各業(yè)的整體管理建設(shè)工作中來。檔案管理雖然為輔助部門，但對(duì)各行各業(yè)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)、資料留存、決策支持都有著不可取代的作用，是珍貴有用的信息資源，具有重大意義。醫(yī)院檔案更是對(duì)整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)正常運(yùn)行、醫(yī)療工作有序進(jìn)行起著重要的支持輔助作用，是整個(gè)醫(yī)院活動(dòng)和業(yè)務(wù)中最珍貴的歷史保存資料，還有很高的科研、查詢、決策指導(dǎo)意義。

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)資料為主，依賴于人工管理，人工檢索，人工更新，在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的浪潮沖擊下無法適應(yīng)告訴發(fā)展的節(jié)奏要求。因此，在國(guó)家管理部門的組織規(guī)劃之下，檔案管理向著信息化發(fā)展，在檔案管理中利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，處理檔案資料，管理現(xiàn)存、新增檔案，更加便捷、高效地發(fā)揮檔案資料的社會(huì)服務(wù)作用，提高檔案管理信息化及現(xiàn)代化水平是每個(gè)行業(yè)面臨的重要課題和長(zhǎng)期挑戰(zhàn)。

醫(yī)院檔案比一般的檔案更要求精確性、及時(shí)檢索，提供科研資料，隨著高科技產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院管理逐步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，如各地社保卡醫(yī)?？?lián)網(wǎng)、實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上、移動(dòng)端掛號(hào)、簡(jiǎn)單就診、網(wǎng)絡(luò)查閱體檢報(bào)告等等。而且醫(yī)院每天接待大量病人，需要處理大量的信息，科研也需要龐大的病理數(shù)據(jù)庫(kù)作為研究資料支持，新病例隨時(shí)需要檢索歷史檔案來進(jìn)行決策和方案指導(dǎo)，醫(yī)院檔案如果保持傳統(tǒng)的人工管理、查詢跟不上信息化時(shí)代的發(fā)展要求，無法滿足信息化環(huán)境下高效、準(zhǔn)確、快速獲取的需要，勢(shì)必影響醫(yī)院檔案管理想著信息化方向發(fā)展，影響醫(yī)院整體信息化建設(shè)，因此需要考慮到信息化大環(huán)境的要求，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)合理進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的改革，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，更好的發(fā)揮醫(yī)院社會(huì)服務(wù)的職能。

2 信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理及信息化意識(shí)薄弱

檔案管理在傳統(tǒng)意識(shí)中也屬于輔助和邊緣性的部門，重要性沒有被統(tǒng)一認(rèn)可，醫(yī)院作為社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其檔案承擔(dān)著科研交流、病例建檔查詢、病理研究等重要作用，管理上需要更加嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理信息化是新時(shí)期管理的主要方向，但有些單位和部門把其簡(jiǎn)單理解為計(jì)算機(jī)管理檔案，無法發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，雖然表面看起來實(shí)現(xiàn)了信息化，卻無法提高檔案的利用效率。

2.2 醫(yī)院檔案檢索困難，效率不高

醫(yī)院檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，需要嚴(yán)密的邏輯和謹(jǐn)慎的保管，有些醫(yī)院檔案開發(fā)管理制度不夠完善，帶來檔案目錄內(nèi)容缺乏建設(shè)性，不方便查找，或者錄入錯(cuò)誤，產(chǎn)生消極影響，甚至嚴(yán)重?fù)p失。即使在信息化環(huán)境下依然大部分以來人工檢索，沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)檢索，無法達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的要求，大大降低了檔案利用效率。

2.3 缺乏東信息技術(shù)的專業(yè)檔案管理人才

目前的檔案管理工作人員在檔案管理專業(yè)方面比較專業(yè)但在信息化技術(shù)領(lǐng)域未必專業(yè)甚至并不了解，或者相反，缺乏綜合素質(zhì)能夠既滿足專業(yè)檔案管理又滿足信息化發(fā)展的管理人才。

還有諸如保存、安全等問題，無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是電子化檔案都有相關(guān)問題，如氣候條件、空間利用，或者網(wǎng)絡(luò)安全、軟件開發(fā)等等，在信息化環(huán)境下全部涌現(xiàn)，兼并存在，更是亟待解決的問題。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

3.1 有利于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的完善，提高檔案的利用效率

醫(yī)院根據(jù)資深具體情況進(jìn)行分析指定的檔案管理制度，更符合本院信息化管理的實(shí)情，充分保證檔案資料對(duì)價(jià)值和完整性。信息化環(huán)境下利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠極大減少人工失誤對(duì)于檔案利用可能造成的影響，方便歸類、建檔，利于查詢檢索，突破時(shí)空限制，提高檔案利用的效率。

3.2 有利于醫(yī)院整體系統(tǒng)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)

醫(yī)院檔案信息化速度會(huì)影響醫(yī)院整體系統(tǒng)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，畢竟信息化是不能留死角的尤其在要求嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)密的醫(yī)學(xué)行業(yè)，檔案部門又是產(chǎn)生紙質(zhì)文檔、各種記錄單據(jù)最多的地方，一方面依賴于計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化管理，一方面還要對(duì)傳統(tǒng)的已有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化整理，才能實(shí)現(xiàn)整體的信息化。

3.3 長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，有利于醫(yī)院有序管理，降低管理成本

短期來看，醫(yī)院檔案不得不在信息化環(huán)境的形勢(shì)逼迫下進(jìn)行信息化探索和轉(zhuǎn)變，耗費(fèi)人力財(cái)力物力，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，系統(tǒng)建立成熟后，無論是運(yùn)營(yíng)維護(hù)還是日常管理，都是降低管理成本的有效道路。

4 信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)變方向

4.1 管理意識(shí)向著綜合化模式轉(zhuǎn)變

每個(gè)機(jī)構(gòu)都有其核心部門和邊緣部門，但在信息化環(huán)境大背景下，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院系統(tǒng)整體的信息化建設(shè)，必須有全局管理意識(shí)，不遺漏任何部門。而醫(yī)院的檔案是具有非常高的研究、參考、決策支持價(jià)值的，醫(yī)院信息化進(jìn)程中必須把檔案管理重點(diǎn)考慮在其中，檔案信息化管理模式不僅能極大提高檔案利用效率，更對(duì)醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平、研究水平更進(jìn)一步有著積極促進(jìn)作用，進(jìn)而促使醫(yī)院檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，并將管理意識(shí)擴(kuò)大到整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)。

4.2 管理手段向著信息化方向轉(zhuǎn)變

信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案的載體發(fā)生了很大變化，管理手段必然要發(fā)生變化，各種信息化技術(shù)、檔案管理軟件都會(huì)引入醫(yī)院檔案管理中來，管理也從傳統(tǒng)的人工管理為主變?yōu)橛?jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，雖然仍然各人司其職，但通過聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)管理，醫(yī)院檔案將會(huì)有統(tǒng)一、規(guī)范的后臺(tái)管理系統(tǒng)不間斷運(yùn)行，形成信息化的管理模式。

4.3 管理隊(duì)伍向著專業(yè)化方向轉(zhuǎn)變

信息化環(huán)境下要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，管理人員要有較高的知識(shí)層次，還要有先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅停留在一般的計(jì)算機(jī)操作，必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高管理人才的管理水平以適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院運(yùn)行、管理過程中必不可少的一項(xiàng)重要職能，但在目前的檔案管理中仍然存在不少問題，無法跟上信息化環(huán)境高速、高效、精確、便捷的要求，醫(yī)院檔案承擔(dān)的職能更有甚于保存，有必要結(jié)合信息化環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)思考，部門指定規(guī)范，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理，才能走出新時(shí)期醫(yī)院檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的信息化道路，才能在規(guī)范下發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體管理的信息化。

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