淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理模式及其特點(diǎn)

龐洪波

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作不僅是單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，還是為人民服務(wù)的重要管理手段。伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作面臨著新的形勢(shì)及需求，檔案的形式多樣、數(shù)量劇增、需求眾多，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更多的挑戰(zhàn)。本文試圖通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作面臨的新形勢(shì)進(jìn)行分析，聯(lián)系檔案管理工作模式及特點(diǎn)，為當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善，從而更好的為人民服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；模式

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新需求，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅需要滿足單位的業(yè)務(wù)需求，還要面臨著不同的社會(huì)需求。對(duì)當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作面臨的新形勢(shì)進(jìn)行分析，有益于總結(jié)當(dāng)下檔案管理工作的模式及特點(diǎn)，也能更好的促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理面臨的新形勢(shì)

1.檔案形式多樣，需提高技術(shù)保障

科技的進(jìn)步導(dǎo)致目前檔案形式非常多樣，較之原有的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在又出現(xiàn)了許多新的形式，例如：聲音、視頻、數(shù)據(jù)、流程圖、項(xiàng)目演示等等，這些新形式的檔案對(duì)于檔案管理都提出了新的挑戰(zhàn)。第一，要保證各種檔案能夠以最合理的方式進(jìn)行保管，例如音頻、數(shù)據(jù)錄入等，要轉(zhuǎn)化成數(shù)字模式，并進(jìn)行備份，才能保證保管的安全性；第二，對(duì)于不同種類形式的檔案，要進(jìn)行數(shù)字化輸入，轉(zhuǎn)變成電子信息；第三，對(duì)于數(shù)量龐大的數(shù)字信息，在設(shè)備、信息存儲(chǔ)、備份等方面都需要眾多的技術(shù)支持。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作中，要加大技術(shù)投入及專業(yè)人員培訓(xùn)，從而保障數(shù)字化信息的收集與管理。

2.管理體系滯后，需完善制度建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作，由于事業(yè)單位的人員架構(gòu)、專業(yè)程度有著不同的管理問(wèn)題。“傳統(tǒng)檔案管理模式是獨(dú)立的，不成體系。比如，紙質(zhì)檔案僅有一份正本，這一份正本檔案也許涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上的事件脈絡(luò)、體系架構(gòu)，因此在歸檔時(shí)難免有顧此失彼的弊端，也給查閱帶來(lái)困擾?！睓n案的制度建設(shè)、體系建設(shè)在新形勢(shì)下顯得尤為重要，有些事業(yè)單位由于沒(méi)有專業(yè)檔案管理人員，往往由其他部門人員兼職擔(dān)任，在程序流程、制度執(zhí)行及體系建設(shè)方面都顯得力不從心。因此給檔案管理工作帶來(lái)了加大的隱患，導(dǎo)致從檔案錄入開(kāi)始到后期檔案需求者對(duì)檔案的查詢、利用，出現(xiàn)較多的管理漏洞。

3.數(shù)量信息繁雜，需建立數(shù)字管理

面對(duì)當(dāng)下形勢(shì)需求，事業(yè)單位檔案數(shù)字化是檔案管理工作趨勢(shì)之一?！笆聵I(yè)單位檔案數(shù)字化的過(guò)程就是利用現(xiàn)代的掃面技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)等將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字資料存儲(chǔ)到統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái)，并在這一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的整理、補(bǔ)充、更新及相關(guān)功能實(shí)現(xiàn)的過(guò)程?！痹谕瓿蓹n案數(shù)字化后，檔案的信息量較之傳統(tǒng)檔案數(shù)量將成幾何式增加，對(duì)于這樣數(shù)量巨大的信息處理，必須建立數(shù)字化管理模式，這樣才能將這筆檔案信息轉(zhuǎn)化成無(wú)形資產(chǎn)，進(jìn)而通過(guò)對(duì)這筆無(wú)形資產(chǎn)的發(fā)掘、整合，轉(zhuǎn)化為本單位的有形資產(chǎn)。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理模式及特點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理工作既面臨著新形勢(shì)下的客觀需求，又面臨著管理內(nèi)部的主觀需求，有如下特點(diǎn)：

1.管理模式專業(yè)化

我國(guó)在檔案管理的歷史上，雖有大量文獻(xiàn)的流傳，但在管理模式上卻較為松散，沒(méi)有形成專業(yè)化的管理模式。而對(duì)于新形勢(shì)下的社會(huì)發(fā)展，檔案管理的專業(yè)要求也愈加嚴(yán)格。因此越來(lái)越多的事業(yè)單位在人員設(shè)置、體制建設(shè)、先進(jìn)管理模式上都呈現(xiàn)專業(yè)化特點(diǎn)。

在人員設(shè)置方面，不再有以往由其他部門人員兼職的現(xiàn)象，而是委派專業(yè)檔案學(xué)的管理人員從事該項(xiàng)活動(dòng)，如沒(méi)有檔案學(xué)專業(yè)人才，事業(yè)單位也責(zé)成專職人員進(jìn)行檔案學(xué)學(xué)習(xí)，從而更有效的進(jìn)行檔案管理。在體制建設(shè)方面，檔案管理的制度化更為清晰，職責(zé)分工、管理流程更為明確，能夠確保檔案制度的執(zhí)行。在先進(jìn)管理模式的學(xué)習(xí)方面，由于各單位已認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及迫切性，因此能夠積極主動(dòng)學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)管理模式，配合檔案發(fā)生的要求，實(shí)施管理細(xì)則。

2.管理特點(diǎn)數(shù)字化

在信息爆炸的時(shí)代，檔案管理如何能夠?qū)τ行畔⑦M(jìn)行收集、整理、使用，對(duì)于新形勢(shì)下的檔案管理工作是巨大的挑戰(zhàn)。因此各事業(yè)單位的檔案管理工作都呈現(xiàn)數(shù)字化特點(diǎn)，以應(yīng)對(duì)當(dāng)前復(fù)雜、多樣的檔案管理信息。

在檔案收集過(guò)程中，采集數(shù)據(jù)是一項(xiàng)龐大的收集工作，對(duì)于類似的數(shù)據(jù)收集，很多相關(guān)單位已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，這項(xiàng)技術(shù)包括OCR識(shí)別、數(shù)碼掃描識(shí)別、圖像識(shí)別等自動(dòng)化處理模式。在檔案整合過(guò)程中，檔案的整合是一個(gè)體系化的建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案往往是一個(gè)孤立的存在，與其他檔案之間沒(méi)有形成聯(lián)系，但數(shù)字化管理后就能對(duì)這些檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)整合及處理，能為單位提供相應(yīng)的信息反饋，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化價(jià)值。在后期檔案利用過(guò)程中，檔案的查詢不僅是一個(gè)信息追蹤的過(guò)程，還是涉及到檔案綜合利用的問(wèn)題。數(shù)字化的管理則能完成這一任務(wù)，并優(yōu)化信心管理的服務(wù)功能。

3.管理流程體系化

檔案管理中如何實(shí)施完成的流程體系，從而保證檔案的收集、使用、查閱等方面的程序化，加強(qiáng)檔案管理工作的嚴(yán)密性，提高檔案管理工作的可操作性。

體系的建設(shè)不僅要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，還是完善檔案流程、確保檔案完成度的根本途徑。在體系建設(shè)過(guò)程中，要注意實(shí)施的可操作性，要根據(jù)本單位檔案特點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍制定，不可好高騖遠(yuǎn)、也不可隨行就市。在平時(shí)的工作中，要注意工作中出現(xiàn)的漏洞，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)改正，“隨著新時(shí)期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內(nèi)容的改進(jìn)，否則員工無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)所有信息的規(guī)整，而且無(wú)法保證錯(cuò)誤率。”

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位的檔案管理工作在新形勢(shì)下，較之傳統(tǒng)檔案管理有著突出的特點(diǎn)及模式，這不僅是面對(duì)客觀的檔案管理需求，也是服務(wù)于單位業(yè)務(wù)、服務(wù)于人民需求的必要轉(zhuǎn)變。因此今后還需不斷完善，不斷創(chuàng)新，逐步提升事業(yè)單位檔案管理水平，為不斷發(fā)展的社會(huì)事業(yè)貢獻(xiàn)出一份力量。

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