論人力資源管理中人事檔案管理的作用

張燕清

摘 要：在人力資源管理過程中人事檔案起著特別主要的作用，它是識別、選拔、使用人才的關(guān)鍵依據(jù)。隨著社會的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，我們已步入信息時代，在這種大背景下，人事檔案中的資料信息越來越成為寶貴的企業(yè)信息資源，在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮著越來越大的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；企業(yè)發(fā)展

引言：國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中產(chǎn)生的人事檔案，對個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)進(jìn)行記錄與反映，以個人為單位集中儲存起來以備查考的文字、表格和別的各種形式的歷史記錄。在人力資源管理中人事檔案管理起到信息載體作用，在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，同時人事檔案中的信息也是人力資源管理過程中可以有效識別、選拔人才的重要根據(jù)。兩者是嚴(yán)密聯(lián)系在一起的，就是相互影響，又互相促進(jìn)。

1、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系

在新社會形勢下，人事檔案怎樣與時俱進(jìn)，為事業(yè)單位科學(xué)配置人才資源，更好地發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、供應(yīng)可靠的信息參考，使干部人事檔案的作用得到最大限度地發(fā)揮，社會發(fā)展的重要程序是人才和人力資源的充分開發(fā)和運(yùn)用。隨著中國經(jīng)濟(jì)機(jī)制的改革與人事制度改革，科學(xué)準(zhǔn)確地選用人才與配置人才已變成現(xiàn)在企事業(yè)單位急需優(yōu)先思考的問題。中國對人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中產(chǎn)生的具備一定保存價值與有機(jī)聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。人力資源管理就是對和一定物力相結(jié)合的人力應(yīng)用合理的方法實(shí)施科學(xué)的組織、培訓(xùn)和調(diào)配，讓人力、物力可以保持最好的比例，愛才若渴，歷史地全面地考察認(rèn)識與準(zhǔn)確選拔應(yīng)用干部服務(wù)的。人事檔案提供的信息是人力資源管理的基礎(chǔ)，人事檔案管理的好壞將會直接影響人力資源管理工作的有效性。充分開發(fā)和運(yùn)用人才和人力資源是社會發(fā)展的重要程序，人力資源管理和人事檔案提供的信息分不開，人事檔案管理依據(jù)人力資源工作的要求增強(qiáng)信息建設(shè)。

2、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用

2.1人事檔案它的詳細(xì)內(nèi)容是對員工一生的個人經(jīng)歷和其日后發(fā)展過程進(jìn)行記錄，企事業(yè)單位經(jīng)過人事檔案才可以真正認(rèn)識一位員工的過去，從而一名員工真正的發(fā)展?jié)摿νㄟ^檔案來衡量，從而有效防止人才被埋沒，企事業(yè)單位還能夠經(jīng)過人事檔案中的有效信息，最大限度的認(rèn)識人才可不可以為自己的企業(yè)效力。

2.2運(yùn)用人事檔案中的信息能夠更加深刻的認(rèn)識員工的信息與歷史，從而在人力資源管理中合理的管理企業(yè)人才，讓員工的潛力得到發(fā)揮。在企業(yè)實(shí)施人事變動前，能夠依靠人事檔案實(shí)施科學(xué)的配置，依據(jù)員工的專業(yè)技術(shù)與自身能力的不一樣，找到合適的崗位安排合適的人才去實(shí)施工作。企業(yè)依照人事檔案能夠讓人才的優(yōu)點(diǎn)得到充分的發(fā)揮，從而在企業(yè)的正常運(yùn)作中把員工的潛能發(fā)揮出來，推動企業(yè)的迅速發(fā)展。

2.3人力資源需求關(guān)鍵源于組織內(nèi)部，真實(shí)有效的人事檔案可以分析組織內(nèi)部人力資源情況可不可以適應(yīng)迅速發(fā)展的社會，從而擬定科學(xué)的人力資源管理機(jī)制。

3、人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)的負(fù)面作用

3.1人事檔案材料的不真實(shí)嚴(yán)重阻礙了人力資源管理的合理配置

人事檔案管理的最基本的原則是真實(shí)性，沒有真實(shí)的數(shù)據(jù)與信息，就失去了人事檔案管理的意義。在現(xiàn)在的年代，在人力資源市場充斥著各類造假的學(xué)歷、證明與簡歷，這給人事資源管理工作帶來了極大的干擾，嚴(yán)重影響企業(yè)對將來人力資源的預(yù)測與分析，造成企業(yè)失去人才，給企業(yè)帶來非常大的損失。

3.2人事檔案內(nèi)容雷同、分散，造成人力資源效力的下降

企業(yè)人事檔案必須要對員工真實(shí)面貌實(shí)施歷史、全面和客觀反映，但是，現(xiàn)在許多人事檔案內(nèi)容抽象、簡單的資料，不可以展現(xiàn)個性化，這情況造成企業(yè)在對人才的選用上缺少必然的參考價值，直接影響到企業(yè)員工正常晉升和選拔，不但會把員工工作積極性挫傷，并且還會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

3.3落后的檔案材料管理，缺少時效性，妨礙人力資源管理效率

屬于記錄當(dāng)事人歷史的關(guān)鍵根據(jù)的是傳統(tǒng)的人事檔案材料，由于不會對已置于人事檔案的有關(guān)員工材料實(shí)施二次審核，并且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又非常少，因此人力資源管理部門不能從中得到有價值的企業(yè)信息。并且隨著持續(xù)流動的企業(yè)人員，對企業(yè)實(shí)施查閱個人檔案帶來不便，導(dǎo)致時間和人力的浪費(fèi)，從而使企業(yè)工作效率降低。

4、改進(jìn)人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

4.1提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平

企業(yè)要重視人事檔案管理人員的專業(yè)水平，聘請專業(yè)的人事檔案管理人員，讓企業(yè)人事檔案管理的水平提高，同樣需要人事檔案管理人員持續(xù)汲取專業(yè)知識，持續(xù)發(fā)展，適應(yīng)新的現(xiàn)代化人事檔案管理制度。并要主動增強(qiáng)和企業(yè)各部門的聯(lián)系，隨時認(rèn)識員工動態(tài)。這樣就能夠?yàn)槿肆Y源管理帶來及時有效的數(shù)據(jù)，還能夠滿足現(xiàn)代化企業(yè)需求，適應(yīng)現(xiàn)代員工變化頻繁的要求，更好地服務(wù)人力資源管理。

4.2建設(shè)健全合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新狀況的規(guī)章制度，一定要實(shí)施改革，及時建設(shè)新的、更為合理科學(xué)的人事檔案管理制度，讓人事檔案工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。在收集材料的上要做到及時、完整；在鑒別材料上一定要做到去偽存真，保證材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到正確分類，整齊裝訂；在檔案遞轉(zhuǎn)中要做到按章辦事，保證檔案材料安全可靠；在別人傳閱、查閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，關(guān)注檔案的保密與安全。檔案管理人員還要主動積極地跟相關(guān)部門聯(lián)系，進(jìn)行及時的更新、補(bǔ)充檔案新材料。這所有都離不開嚴(yán)格科學(xué)的規(guī)章制度。

4.3創(chuàng)新服務(wù)形式，構(gòu)建信息化平臺

盡管許多單位都應(yīng)用了組織人事信息管理體系，人事檔案完成了信息化管理，但因?yàn)槿耸聶n案信息管理體系是不準(zhǔn)許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門內(nèi)部實(shí)施數(shù)據(jù)共享，別的人員與部門不能登錄也禁止訪問，讓人事檔案信息管理體系變成信息孤島，提供人事檔案信息運(yùn)用的形式幾乎還是“你查我找，你需要我提供”簡單的服務(wù)形式。為促進(jìn)人事檔案工作向“資源建設(shè)型”、“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型”、“開發(fā)運(yùn)用型”轉(zhuǎn)變，一定要把人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐加快，以完成網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫與管理體系，建設(shè)由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等構(gòu)成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，完成海量存儲、長期積累與有效更新信息，并保持檔案的動態(tài)性。同時創(chuàng)新服務(wù)形式，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)統(tǒng)一的信息交換和共享平臺，使每個部門定期上傳檔案信息，由系統(tǒng)的管理員對每一個部門分散的檔案資源體系實(shí)施優(yōu)化組合，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺讓使用者可以足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，完成人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理供應(yīng)真正所需的全面服務(wù)。

結(jié)語

人事檔案是一個組織或者企業(yè)對人才實(shí)施認(rèn)識、考察和科學(xué)使用的關(guān)鍵根據(jù)，企業(yè)基本的人事檔案特點(diǎn)對企業(yè)人力資源管理具備決定性作用。在提倡服務(wù)型社會建設(shè)的今天，我們要讓人事檔案管理的積極作用得到充分發(fā)揮，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，主動拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)供應(yīng)強(qiáng)有力的保證，推動人力資源健康、和諧的發(fā)展。

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