做好基層人事檔案完整性管理之我見

馮群蓉

【摘要】在新的社會形勢下，我們應(yīng)當(dāng)從以人為本的角度出發(fā)，不斷地提高對人事檔案工作之重要性的認(rèn)識，不斷地在工作中銳意創(chuàng)新，改善人事檔案工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】基層；人事檔案；完整性

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各項(xiàng)管理制度的規(guī)范和完善，各單位都在以全新的方式進(jìn)行人事檔案管理。而基層單位的檔案管理工作主要是收集、整理基層單位員工的信息資料，確?；鶎庸ぷ魅藛T在工作中形成的個(gè)人資料完整，并通過提高服務(wù)水平，從而為員工檔案的利用提供幫助。但是在實(shí)際檔案管理過程中，還存在著許多的問題，嚴(yán)重影響了基層單位檔案管理的質(zhì)量，因此，必須要不斷改進(jìn)、完善基層單位檔案管理模式，提高基層單位人事檔案的完整性和信息資源的利用率。

一、重要性

在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實(shí)性、動態(tài)性和機(jī)密性的檔案材料，是一個(gè)單位人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)，檔案材料的完整也關(guān)系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據(jù)。在進(jìn)行人才選拔時(shí)，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當(dāng)事人當(dāng)前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關(guān)于人才的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治立場、能力評價(jià)、獎懲情況等相關(guān)信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關(guān)系到每一個(gè)員工的前途和切身利益，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，關(guān)系到對于人才的公正評判。

（二）實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個(gè)員工的特質(zhì)都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實(shí)現(xiàn)了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個(gè)員工安排到最適合他的崗位上。要想實(shí)現(xiàn)對人力資源的最佳配置，就必須對每一個(gè)員工的人事檔案材料認(rèn)真收集，細(xì)致整理、全面分析、準(zhǔn)確評價(jià)。隨著時(shí)間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時(shí)人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機(jī)制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟(jì)不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進(jìn)人才，對于一個(gè)單位的發(fā)展來說是至關(guān)重要的。然而，由于當(dāng)今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復(fù)雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復(fù)雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學(xué)起乃至今后工作中伴隨學(xué)習(xí)、升遷等成長過程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對個(gè)人工作能力、個(gè)性特點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，隨著市場經(jīng)濟(jì)提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個(gè)人影響的重要性缺乏認(rèn)識，基層單位也沒有專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，缺乏必要的保管設(shè)施及專業(yè)的管理技能，而導(dǎo)致人事檔案材料歸檔不及時(shí)、缺項(xiàng)、缺失，影響了檔案的完整性以及時(shí)效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。

（二）管理者綜合素質(zhì)偏低。開展信息化的檔案資源管理是時(shí)代發(fā)展的趨勢，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案管理的軟件，學(xué)會發(fā)掘更多檔案信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質(zhì)偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進(jìn)行有效整合，各個(gè)部門分別按各自的方式方法管理對應(yīng)的材料，很少進(jìn)行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個(gè)員工的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進(jìn)行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實(shí)到實(shí)處還有很多工作要做。

三、檔案管理對策

（一）全面檔案內(nèi)容。人事檔案的不全面性主要是因?yàn)榕f的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時(shí)效性差的原因?；鶎訂挝粦?yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓(xùn)。要及時(shí)收集、追蹤個(gè)人檔案資料。檔案內(nèi)容的收集應(yīng)該加強(qiáng)員工的個(gè)人能力包括組織能力、協(xié)調(diào)溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質(zhì)等方面資料，這些能反映一個(gè)人的綜合素質(zhì)，而不是僅限于學(xué)歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內(nèi)容的收集，還需要將當(dāng)事人平時(shí)的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時(shí)歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個(gè)人檔案內(nèi)容，還要將他們在學(xué)術(shù)與技術(shù)上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開展數(shù)字檔案的建設(shè)。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進(jìn)行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。單位在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術(shù)強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設(shè)的意識，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。

（三）進(jìn)行人事檔案代理方面的業(yè)務(wù)建設(shè)。如今，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟(jì)體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制服務(wù)。人事檔案代理就是在市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機(jī)構(gòu)，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負(fù)擔(dān)，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。

除了以上三點(diǎn)之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)人事檔案的保密性方面的建設(shè)，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度。在目前基層人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，缺乏熟悉業(yè)務(wù)知識、同時(shí)又能夠精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。所以人事管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案部門的管理人員加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)的日常操作以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、圖像的處理等等，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)行相關(guān)考核后發(fā)放管理證。建議在未來開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，基層所有檔案管理工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識，全面提高人事管理部門檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語

人事檔案管理工作對單位的發(fā)展有著重要作用。就目前來看，我國單位人事檔案管理過程中還存在著檔案管理機(jī)制不合理、檔案管理人員專業(yè)管理水平低等問題。對此，必須要采取適當(dāng)?shù)母母锎胧?，完善檔案管理機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，提高其專業(yè)管理水平，保證單位檔案管理的質(zhì)量與效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]杜猛.淺議如何做好基層單位人事檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新，2014（15）：96-97.

[2]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].甘肅科技縱橫，2012（04）：73-74.

[3]郭寶珍.新時(shí)期提升現(xiàn)代干部人事檔案管理的思考[J].企業(yè)研究，2012（10）：136-137.

[4]杜鵬.做好企業(yè)人事檔案管理之我見[J].黑龍江史志，2011（18）：45+47.

[5]李惠芳.如何做好人事檔案管理工作之我見[J].經(jīng)營管理者，2011（06）：138.