淺析信息化背景下人事檔案管理的新思路

周玉敏

【摘要】人事檔案的有效管理，能夠?yàn)槲覀兊纳睢⒐ぷ魈峁└咝У幕A(chǔ)管理，增強(qiáng)我國人力資源的利用率。在人事檔案管理工作中，我們要加快人事檔案管理信息化的進(jìn)程，加強(qiáng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】人事檔案； 檔案管理 ；發(fā)展趨勢

隨著我國社會(huì)各個(gè)層面的不斷轉(zhuǎn)型、改革，人事檔案管理存在的問題也逐漸地凸顯出來。而對人事檔案管理的發(fā)展趨勢進(jìn)行展望，有效地避免和解決存在的問題，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，促進(jìn)人力資源管理的高效性，讓社會(huì)公共信息管理跟上時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏。

一、信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

新世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟(jì)水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升。而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學(xué)合理地分配任務(wù)和崗位成為推動(dòng)發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸走到了臺(tái)前，被越來越多的學(xué)者和專家重視、研究。在學(xué)術(shù)界已有不少的研究員對人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)行了研究，對其在發(fā)展中出現(xiàn)的問題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進(jìn)行了相關(guān)的研究。從流通到市面上的相關(guān)資料來看，現(xiàn)有的人事檔案管理制度有著不少的漏洞需要完善。

（一）缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督。有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的作用沒有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關(guān)系沒有劃清，在日常工作中往往會(huì)出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來監(jiān)督檔案管理工作，沒能很好地發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠過硬。檔案的管理需有專業(yè)的監(jiān)管人士進(jìn)行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關(guān)的資格證，有的甚至是臨時(shí)調(diào)用，自身專業(yè)素質(zhì)不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

（三）自身機(jī)制薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不重視。自身機(jī)制薄弱，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)人員不能到位、相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不下去，各部門對此工作相互推諉，不能很好地進(jìn)行溝通。這就導(dǎo)致了大家都不把檔案管理當(dāng)作一件重要的事，在進(jìn)行檔案處理時(shí)往往也就會(huì)臨時(shí)抽派一些人進(jìn)行整理，以致檔案信息管理不能很好地進(jìn)行。

二、加強(qiáng)和完善人事檔案信息管理的對策

在信息化時(shí)代背景下，為了使人事檔案管理工作更好地開展，不僅需要各機(jī)關(guān)部門加強(qiáng)對檔案信息化的重視，更需要強(qiáng)有力的監(jiān)督監(jiān)管部門和權(quán)威的法律法規(guī)來保障，同時(shí)也需要大力培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)人才來支撐人事檔案信息化的進(jìn)程。

（一）建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，讓每一個(gè)人第一時(shí)間了解到自己的最新檔案，解決信息報(bào)送不及時(shí)問題。同時(shí)對人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進(jìn)行不同的分組，方便企業(yè)在進(jìn)行招聘時(shí)查詢應(yīng)聘者資料，同時(shí)這些信息可以重復(fù)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的幫助。但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分類并不是一件簡單的工作，需要相關(guān)部門發(fā)揮最大的作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

（二）建立健全內(nèi)部管理模式，提高工作水平?？茖W(xué)、完善的自身管理機(jī)制，是檔案工作能夠安全、高效進(jìn)行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對檔案的檢閱與存儲(chǔ)，實(shí)行互相牽制、分級授權(quán)簽署的模式進(jìn)行管理，對部分珍貴檔案的存放或過期檔案的銷毀，要盡可能實(shí)施集體決策。同時(shí)要對重要部門的人員定期調(diào)整以保證個(gè)人檔案的私密性。

（三）實(shí)施嚴(yán)格的考評制度并進(jìn)行獎(jiǎng)懲。按照工作的需要和工作性質(zhì)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對檔案管理工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對那些在工作中表現(xiàn)突出，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對那些工作成績不高，或者在工作中犯了錯(cuò)誤，比如將個(gè)人隱私透漏、使信息失真的工作人員進(jìn)行懲罰、批評，對于情節(jié)比較嚴(yán)重的工作人員則追究其法律責(zé)任。

三、人事檔案管理發(fā)展趨勢的展望

為有效提高我國人事檔案管理水平，進(jìn)一步增強(qiáng)我國人力資源的利用率。有必要對目前的人事檔案管理進(jìn)行改革，解決現(xiàn)有制度中存在的問題，并設(shè)計(jì)出符合時(shí)代發(fā)展需求的新興目標(biāo)，才能更好地做好我國人事檔案管理工作，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

（一）完善人事檔案管理體系。在現(xiàn)有的人事檔案管理制度下，深入分析現(xiàn)有人事檔案管理體系所存在的問題，找出影響人事檔案管理效率的根源，建立不斷完善的人事檔案管理機(jī)制，才能為人事檔案管理提供切實(shí)的制度保證。

（二）完善人事檔案管理相關(guān)法規(guī)。法治社會(huì)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，只有全力完善人事檔案管理的相關(guān)法規(guī)，在人事檔案管理的工作中才能有效地保障人們權(quán)益的同時(shí)，也利于人事檔案管理的順利開展。為此，完善法律制定勢在必行。

（三）鼓勵(lì)人事檔案管理創(chuàng)新。創(chuàng)新是新世紀(jì)的發(fā)展主題，創(chuàng)新是保證工作順利發(fā)展的重要方法，在實(shí)踐工作中，應(yīng)要求人事檔案管理人員積極進(jìn)行創(chuàng)新，通過檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)我國人事檔案管理的再一次提升。制定創(chuàng)新鼓勵(lì)機(jī)制，對做出創(chuàng)新的人員進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以促進(jìn)人事檔案管理的不斷進(jìn)步。

人事檔案管理的發(fā)展需要在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合變化的實(shí)際情況，運(yùn)用核心的管理理念，抓住檔案信息保密的重點(diǎn)，對人事檔案管理工作進(jìn)行積極的創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷變化的社會(huì)形勢，最大限度地發(fā)揮出人事檔案管理的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)功用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王春丹.以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)人事檔案管理[J].企業(yè)改革與管理.2014（24）.