新形勢下社保業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)研究

徐濱清

【摘要】本文主要是結(jié)合新形勢對(duì)社保業(yè)務(wù)的檔案工作進(jìn)行分析，提出其問題所在，并且對(duì)其規(guī)范化的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)提出幾點(diǎn)建議，使我國社保業(yè)務(wù)檔案工作能夠更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。

【關(guān)鍵詞】新形勢；社保業(yè)務(wù)；檔案工作；規(guī)范化建設(shè)

對(duì)于社會(huì)保障的檔案管理工作來說，社保業(yè)務(wù)的檔案工作是其中十分重要的組成部分之一，它作為社會(huì)保障相關(guān)事業(yè)的基礎(chǔ)與前提，能夠有效地確保其發(fā)展的健康性與順利性。因此，我們要對(duì)社保業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行有效的管理，這同時(shí)也是做好我國社保業(yè)務(wù)及其檔案管理規(guī)范化工作的切入點(diǎn)，我們必須給予高度的重視。

一、目前社保業(yè)務(wù)的檔案工作存在與新形勢不符的問題

（一）社保業(yè)務(wù)的檔案工作，互相之間的融合性不強(qiáng)。社保業(yè)務(wù)檔案所涉及的方面是比較廣泛的，而且長期以來關(guān)于這類檔案的管理規(guī)范和方法是缺失的，一般都是有經(jīng)驗(yàn)的工作人員憑借以往的工作經(jīng)驗(yàn)和需要，同時(shí)參考和學(xué)習(xí)類似的綜合性類型檔案的管理，對(duì)自己所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行管理。社保業(yè)務(wù)檔案的每個(gè)工作人員都依照自己的方法來管理，長久以往，導(dǎo)致社保檔案的管理方法五花八門，系統(tǒng)內(nèi)橫向和縱向溝通困難，互相之間的檔案資料難以共享 。

（二）社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作不夠規(guī)范化。社保業(yè)務(wù)的檔案管理部門對(duì)建立全面、系統(tǒng)的管理制度的重視意識(shí)不高，有的部門對(duì)檔案管理設(shè)施建設(shè)的投資力度不夠，沒有成立專門的檔案管理室、沒有及時(shí)引入專用檔案柜、專用空調(diào)、掃描儀、除濕機(jī)、微機(jī)、復(fù)印打印等設(shè)備，檔案的管理中也沒有進(jìn)行防火、防水、防塵、防潮、防有害氣體等全方位的預(yù)防措施，社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作不夠規(guī)范化、管理制度不健全。

（三）負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作人員整體素質(zhì)較低。對(duì)從事社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作的人員素質(zhì)沒有一個(gè)具體的要求和規(guī)定，導(dǎo)致在崗人員工作技能不達(dá)標(biāo)，或者崗位無人的問題。在一些基層地區(qū)甚至出現(xiàn)一人兼顧多個(gè)崗位的現(xiàn)象，使工作人員無法全身心地投入到檔案管理的工作中。目前許多在崗人員的素質(zhì)已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作，急需相關(guān)部門進(jìn)行培訓(xùn)。

二、對(duì)社保業(yè)務(wù)的檔案工作進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的建議

首先，做好其制度保障工作。這要從相關(guān)制度與條例的建立與完善這一角度出發(fā)，我們要確保社保業(yè)務(wù)的檔案工作能夠有章可循，在對(duì)檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行建立與完善的同時(shí)，結(jié)合相關(guān)的規(guī)定做好檔案管理人員的職責(zé)制度、保密制度、借閱制度以及檔案的庫房管理制度等的建立與完善工作，確保社保業(yè)務(wù)檔案工作能夠在制度化與專業(yè)化的管理下進(jìn)行，同時(shí)，對(duì)于已有的管理制度，我們必須嚴(yán)格執(zhí)行，責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞等，還要將其作為相關(guān)人員的考核內(nèi)容，給予相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲，使之與評(píng)優(yōu)相關(guān)，激發(fā)相關(guān)人員的主動(dòng)性與積極性。

其次，要對(duì)檔案工作的相關(guān)人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)。因?yàn)樯绫I(yè)務(wù)的檔案管理具有很強(qiáng)的政策性與業(yè)務(wù)性，其主體就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，他們的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)對(duì)這些工作質(zhì)量具有最為直接的影響，所以，我們要對(duì)檔案工作的相關(guān)人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，例如進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)法規(guī)法律知識(shí)培訓(xùn)等，提高他們對(duì)檔案進(jìn)行依法管理的意識(shí)，樹立其責(zé)任感，培養(yǎng)其自覺性。同時(shí)，還要引進(jìn)優(yōu)秀的管理方法，組織相關(guān)人員外出學(xué)習(xí)交流等，確保其與兄弟單位或者上級(jí)部門的溝通得以順利進(jìn)行。還要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展需求，組織他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，提高他們的專業(yè)知識(shí)與管理能力，進(jìn)而提高其工作質(zhì)量與效率。

第三，確保其建設(shè)的規(guī)范化。要想維護(hù)社保業(yè)務(wù)各檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性與安全性，我們就必須對(duì)其實(shí)施規(guī)范化的管理，使各參保單位和個(gè)人的切身利益與合法權(quán)益能夠得到有效的保障。對(duì)整理與歸檔工作必須科學(xué)化而且規(guī)范化，我們要結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展需要與如今的工作現(xiàn)狀來進(jìn)行制定與完善，對(duì)于歸檔的范圍等，我們要進(jìn)行細(xì)化，確保檔案整理工作的及時(shí)性與規(guī)范性。社保業(yè)務(wù)檔案是不可再生的，我們做好其安全保障工作，采取有效的管理措施，將檔案管理的相關(guān)措施落實(shí)到位，并且安排專人對(duì)其進(jìn)行管理與維護(hù)。根據(jù)工作的實(shí)際情況，對(duì)社保業(yè)務(wù)的各種信息與資料進(jìn)行分類、收集與整理等，確保其完整性與真實(shí)性。

第四，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。要想確保檔案管理工作的綜合性，我們必須使用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)等，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化與信息化建設(shè)。對(duì)此，我們要對(duì)其信息化的管理系統(tǒng)進(jìn)行建立與完善，確保其規(guī)范化與科學(xué)化水平的提高，積極地對(duì)信息收集平臺(tái)、編輯處理平臺(tái)、查閱檢索平臺(tái)以及分析使用平臺(tái)進(jìn)行綜合化的構(gòu)建，使其信息資源能夠得到有效的共享。對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，相關(guān)工作人員要盡量通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與專門的軟件來對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行錄入，并且做好其維護(hù)工作與管理工作，促進(jìn)檔案工作服務(wù)水平的提高。

三、結(jié)語

現(xiàn)如今，社保業(yè)務(wù)的檔案工作日益重要，要想使社會(huì)保障的相關(guān)事業(yè)能夠適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，我們必須堅(jiān)持服務(wù)至上的工作理念，做好社保業(yè)務(wù)的檔案工作，確保其具有規(guī)范化與制度化。

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