淺談文書檔案的收集、整理和利用

許明程

【摘要】社會經(jīng)濟的發(fā)展以及科技的進步讓企業(yè)與其他組織在經(jīng)營和管理上發(fā)生了很大的變化，但無論經(jīng)濟建設(shè)取得的成就再大有一點是不會變的，那就是文書檔案的管理始終是穿插于各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，從實際管理工作來看，文書檔案管理涉及到的范圍非常廣泛，而現(xiàn)代科技也讓文書檔案的管理迎來了新的發(fā)展機遇，現(xiàn)代信息化管理是目前主要的發(fā)展方向，對我國文書檔案管理水準(zhǔn)的提升有著非同尋常的意義。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；收集；整理和利用

文書檔案管理工作的重要性決定了其必須要與時俱進，而且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷突破對于管理工作起到非常顯著的影響，只有綜合各方面的優(yōu)勢、合理利用先進的科技才能滿足目前社會發(fā)展對文書檔案管理的需求，同時提升管理水準(zhǔn)，在社會建設(shè)的過程中文書檔案管理是不可缺少的一項環(huán)節(jié)，也是保障社會生產(chǎn)與發(fā)展的基礎(chǔ)，本文將對此展開詳細的分析。

一、文書檔案管理的重要性

單位穩(wěn)步發(fā)展的一大要素就是文書檔案的管理，首先就是工作效率與工作質(zhì)量，要依靠文件檔案才能有所保障，文書檔案可以為單位的科學(xué)發(fā)展以及管理模式提供基礎(chǔ)依據(jù)，并記錄著單位的發(fā)展歷程，同時讓管理者隨時掌握著單位的發(fā)展資料，為下一步的決策提供參照，準(zhǔn)確判斷出單位的發(fā)展現(xiàn)狀，因此對于一些單位在市場上的競爭力有著至關(guān)重要的影響，整體來說文件檔案就是將單位的各部分運轉(zhuǎn)聯(lián)系在一起的橋梁，也是管理者的重要參考資料。

二、文書檔案在管理中的問題

（一）管理方式不規(guī)范。很多單位尤其是規(guī)模較小的一些組織，例如一些中小型企業(yè)，其決策者在文書檔案方面沒有任何概念，因此在單位的制度中對于文書檔案方面的規(guī)定并不科學(xué)，缺少相關(guān)的詳細規(guī)定，例如文書檔案管理中的責(zé)任制度以及獎懲制度，甚至這類單位大多數(shù)連這方面的規(guī)定都沒有，導(dǎo)致各類文件混亂，號碼編制不正確，對單位的經(jīng)營產(chǎn)生了非常不利的影響，同時也嚴重影響著單位管理者的決策，文書檔案的整理、收集等步驟直接被忽略。使得在獲取資料時往往要浪費大量的時間和精力。

（二）人員素質(zhì)不夠高。就目前的文書檔案管理來說，要求管理人員要具備一定的計算機基礎(chǔ)，對于文書檔案的管理方面也要有一定的專業(yè)水準(zhǔn)，而有些單位在管理工作人員的任用上并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，這也是上文中所說的單位的管理者對此重視程度不夠的現(xiàn)狀，而人員的工作水準(zhǔn)影響著工作的效率和效果，這就是目前一些單位遭遇的問題。尤其是如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，讓文書檔案管理變得相對便利，但對于人員的專業(yè)性卻要求更高。職業(yè)素質(zhì)是決定工作效果的直接因素。

（三）管理效率比較低。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得社會生產(chǎn)以及市場擴展的速度快速提升，但是文書檔案的管理目前普遍沒有利用時代的優(yōu)勢，在文書檔案的管理中依舊使用手工檢索的方式，對于目前計算機技術(shù)的潛力并沒有發(fā)掘完全，文書檔案管理的工作效率遠遠滿足不了社會發(fā)展的需要。

三、完善文書檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度

（一）健全文件收集整理制度。檔案的收集是整個文書檔案管理的前提，也是單位運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件。以各單位運轉(zhuǎn)中各個環(huán)節(jié)的實際情況制定符合本單位的檔案收集制度，形成完善的收集體系。完善系統(tǒng)的檔案收集工作是檔案整理、鑒定、保管、編研等工作的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度。信息技術(shù)是目前時代的一大特征，也是文書檔案管理工作改進的一項重點，要想提高管理效率，從而使得文書檔案管理能夠更好地滿足單位的發(fā)展需求，就要將以往已經(jīng)落后無用的制度進行廢除，加入新的技術(shù)理念以及管理技巧，調(diào)整管理結(jié)構(gòu)以及管理方法，使得管理工作符合如今網(wǎng)絡(luò)時代的特征，更加高效靈活，文書檔案的編修將直接決定著利用，因此在編修這一環(huán)節(jié)要有更加詳細的規(guī)定。加強檔案的審核工作。

（三）提升管理人員素質(zhì)。專業(yè)性的管理人才是目前正需要的，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用方面，因此調(diào)整人員招聘的體制，以素質(zhì)和技能為選拔核心。結(jié)合檔案管理工作的實際需求，建立有針對性的培訓(xùn)機制，對人員的檔案專業(yè)技能以及信息技術(shù)的應(yīng)用進行培養(yǎng)，同時加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的培養(yǎng)，使文書檔案的管理更好地融合互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢與特色，在人員的培訓(xùn)中建立相應(yīng)的獎懲機制，從而提升人員在技能上的水準(zhǔn)。

四、結(jié)語

總而言之，文書檔案作為各類單位以及組織管理運轉(zhuǎn)中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，只有不斷順應(yīng)時代發(fā)展，結(jié)合先進技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)時代的便利，才能讓文書檔案的管理工作更加科學(xué)規(guī)范，才能保障單位內(nèi)各類重要文件的完整和齊全，才能更好地為社會生產(chǎn)與發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，為單位各部門的管理工作提供更好的服務(wù)，現(xiàn)代化的管理才能滿足不斷前進的經(jīng)濟建設(shè)，同時提高我國在文書檔案管理方面的綜合水準(zhǔn)。

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