機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理

劉暢

【摘要】對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，文秘人員作為部門領(lǐng)導(dǎo)的直接協(xié)助人員，在工作中起到了紐帶的作用。在實(shí)際的工作中，文秘人員所從事的工作大部分都與文書檔案有關(guān)系，一般都是對(duì)文書檔案進(jìn)行編寫和匯總工作。而為了更好地完成文書檔案的工作內(nèi)容，就要求我們的機(jī)關(guān)文秘人員要具備最基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能夠應(yīng)對(duì)文書檔案工作的具體要求。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；文秘；檔案；素質(zhì)；要求

在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展中，文秘工作人員在其中的作用是非常重要的，主要是協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)來開展相關(guān)的工作，從某種程度上來說，文書材料編寫的好壞會(huì)直接影響到檔案材料的最終質(zhì)量，由此可見，提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是非常重要的，本文主要是針對(duì)機(jī)關(guān)文秘人員的素質(zhì)問題進(jìn)行了分析，然后對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行了相應(yīng)的探討。

一、文秘人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理的基礎(chǔ)

文書檔案管理主要管理的是文書材料，而文書材料的撰寫基本上是由文秘工作人員完成的，也就是說文秘工作人員掌握著大部分的文書檔案材料，而只有不斷增強(qiáng)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能夠提升文書檔案的管理工作，才能夠促進(jìn)文書材料質(zhì)量的提升。由于各級(jí)機(jī)關(guān)單位的文秘工作人員與檔案管理人員之間的工作是有很多交叉的，機(jī)關(guān)單位的檔案人員負(fù)責(zé)檔案材料的保管，而檔案材料的收集和整理歸納等工作都是由我們的文秘工作人員完成的，也就是說，機(jī)關(guān)單位文秘人員所要承擔(dān)的檔案任務(wù)是非常重的，文秘人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理的基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)文秘工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的有效對(duì)策

不管是從機(jī)關(guān)單位還是從文秘人員的自身角度來說，都要加強(qiáng)文秘人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，只有提升了文秘人員的素質(zhì)水平，才能夠更好地促進(jìn)機(jī)關(guān)的發(fā)展。

（一）提升文秘人員的思想意識(shí)。當(dāng)前我國(guó)的機(jī)關(guān)單位有一些文秘人員存在著很嚴(yán)重的思想問題，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，個(gè)別人員對(duì)檔案管理的基本常識(shí)都不了解，基于上述狀況，我們從機(jī)關(guān)單位的角度入手，要不斷加強(qiáng)文秘人員的思想意識(shí)，增強(qiáng)從事檔案管理工作人員的歸檔意識(shí)。全面促進(jìn)檔案管理工作人員的素質(zhì)提升。

（二）開展與文秘工作相關(guān)的理論知識(shí)學(xué)習(xí)。高效的管理方法對(duì)于提升機(jī)關(guān)單位工作效率是非常有幫助的，也正是因?yàn)檫@一原因，現(xiàn)代化的管理手段和管理方法在機(jī)關(guān)單位中實(shí)行成為了必然。與此同時(shí)，只有將先進(jìn)的管理方法進(jìn)行應(yīng)用，才能夠更好地促進(jìn)機(jī)關(guān)單位文檔工作的有序進(jìn)行。在這里需要注意的是，在改變傳統(tǒng)管理方法的同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)文秘人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。這就要求我們的文秘人員不僅要在生活中加強(qiáng)自身理論知識(shí)的鞏固，而且還要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方法。

（三）注重鉆研文書檔案管理知識(shí)。機(jī)關(guān)的文秘工作人員在日常的工作當(dāng)中，除了要撰寫基本的文書材料以外，還要承擔(dān)著文書檔案的管理工作，文書材料就是文書檔案管理的基礎(chǔ)，這也就要求機(jī)關(guān)文秘人員在實(shí)際的撰寫文書材料素質(zhì)能力的基礎(chǔ)上，還要不斷學(xué)習(xí)鉆研文書檔案管理中的相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化文秘工作人員的檔案意識(shí)。樹立文秘工作人員的自信心，提升文秘工作人員的整體業(yè)務(wù)水平，達(dá)到機(jī)關(guān)單位對(duì)文秘工作人員的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求。我們的機(jī)關(guān)單位可以定期開展以文秘人員為主的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，進(jìn)而全面提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，更好地為單位貢獻(xiàn)力量。

（四）不斷完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)及相關(guān)考核機(jī)制。我們的機(jī)關(guān)單位要不斷更新文秘人員的文書檔案管理考核機(jī)制，對(duì)文秘人員管理的文書檔案材料定期進(jìn)行檢查，然后按照更新的考核機(jī)制來進(jìn)行考核。如果在實(shí)際的工作中出現(xiàn)專業(yè)業(yè)務(wù)能力較差的文秘人員，那么我們的機(jī)關(guān)單位就一定要做出有效的調(diào)整。除此之外，機(jī)關(guān)單位還可以引進(jìn)檔案專業(yè)的人才到文書檔案管理工作當(dāng)中，這樣也能夠進(jìn)一步提升文秘團(tuán)隊(duì)的文書檔案管理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

文秘人員是一個(gè)機(jī)關(guān)單位的重要協(xié)助者，在整個(gè)機(jī)關(guān)單位中的協(xié)調(diào)作用是非常明顯的，文秘人員不僅是文書材料撰寫的負(fù)責(zé)人，而且還是文書檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，由此可見，文秘人員身上的責(zé)任是非常重的，這也就要求我們的文秘人員要不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平。這里所說的業(yè)務(wù)水平包含的范圍比較寬泛，不僅要提高文秘人員的思想意識(shí)，而且還要提高文秘人員的基本業(yè)務(wù)能力，基本業(yè)務(wù)能力提升了，撰寫文書材料以及整理文書檔案的能力也會(huì)相應(yīng)得到提升。在實(shí)際的文秘工作中，還要求我們的文秘人員注重工作的方式，最好是在工作的時(shí)候能夠體現(xiàn)出藝術(shù)性，只有增強(qiáng)了文秘人員的素質(zhì)能力，才能夠真正的完成相關(guān)的文書檔案管理工作。我們的文秘人員在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作的時(shí)候，還要具備較強(qiáng)的存檔意識(shí)，充分利用這些歸檔資料，做一名優(yōu)秀的文秘人員，更好地協(xié)助機(jī)關(guān)工作。

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